Файл: Документирование и инвентаризация (Основные правила составления и оформления документов).pdf

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий не имеют и перечисленные в описи ценности принимают на ответственное хранение.

2.3 Выявление результатов инвентаризации и их учет

По окончании инвентаризации описи, подписанные председателем и членами комиссии, передаются в бухгалтерию в следующем порядке: первый экземпляр с контрольной ведомостью и другими документами - главному бухгалтеру предприятия; второй экземпляр - материально ответственному лицу под расписку на первом экземпляре.

Окончательные результаты инвентаризации выявляет бухгалтерия предприятия, сопоставляя фактические остатки товарно-материальных ценностей, денежных средств, указанные в описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.

При проведении инвентаризации возможны три ситуации:

• фактическое наличие равно данным, числящимся в бухгалтерском учете;
• фактическое наличие больше данных, числящихся в бухгалтерском учете;
• фактическое наличие меньше данных, числящихся в бухгалтерском учете. [7, с.189]

Для определения окончательного результата инвентаризации составляют сличительную ведомость. Перед этим и до определения результатов инвентаризации необходимо проверить правильность цен, таксировки и подсчета итогов в описях и сделать об этом отметку на каждой странице. Обнаруженные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью всех членов комиссии и материально ответственных лиц.

В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между данными бухгалтерского учета и данными описи. Расхождения выявляют по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, сорту, цене материалов и товаров, таре. Стоимость излишков и недостач материальных ценностей в сличительных ведомостях приводятся в соответствие с их оценкой в текущем учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием материальных ценностей и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" в следующем порядке:

• излишки материальных ценностей и денежных средств приходуются и относятся на увеличение доходов;
• недостачи материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли относят на затраты производства, расходы периода;
• недостачи материальных ценностей сверх установленных норм естественной убыли, а также потери, связанные с порчей материальных ценностей, относятся за счет виновных лиц в оценке по рыночным ценам на момент выявления недостачи;
• в случае, когда виновные лица не установлены или оправданы судом, потери, связанные с порчей материальных ценностей или недостачей таковых сверх установленных норм, относятся на расходы периода. [1, с.68]

К документам, представляемым для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, прилагаются решения судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба.

В межинвентаризационный период предприятия могут использовать материалы, продавать товары в одинаковой упаковке, но по различным ценам. Сходство упаковки может привести к пересортице материальных ценностей, то есть к продаже одного товара по цене другого. В результате при инвентаризации одни товары оказываются в излишке, а по другим, имеющим сходство по внешнему виду, выявляется недостача. В таких случаях может быть допущен взаимный зачет.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же лица в отношении материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы материальных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске без распаковки тары).

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения.

В случае, когда стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница стоимости относится на виновных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены и утверждены руководителем предприятия. Они отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом финансовом отчете за отчетный период.

2.4 Инвентаризация долгосрочных материальных активов

До начала проведения инвентаризации необходимо проверить:

• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• наличие документов по основным средствам, сданным или принятым в аренду, на хранение и временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в документы вносятся соответствующие исправления и уточнения. При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия обязательно должна осмотреть объекты и занести в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарный номер, заводской номер (номер, указанный в техническом паспорте) и основные технические или эксплуатационные показатели. [5, с.211]

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым отсутствуют или неправильно указаны данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационную опись недостающие или правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности); по мостам - местонахождение, вид материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе и др.), протяженность, материалы покрытия; по оборудованию - тип, модель, назначение, заводской и инвентарный номера и т. п. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных долгосрочных материальных активов должна быть произведена в соответствии с требованиями НСБУ.

Если объекты основных средств подверглись восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось их назначение, то они вносятся в опись под наиме­нованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установила, что произведенные работы капитального характера (постройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (снос отдельных элементов строек) не отражены в бухгалтерском учете, она должна по существующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и внести в инвентаризационную опись произведенные изменения.

Одновременно комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учетных регистрах.

Машины, оборудование и силовые установки заносятся в инвентаризационные описи с указанием инвентарного номера, заводского номера, номера техпаспорта, завода-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации находятся вне предприятия (находящиеся в дальних рейсах: морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, самолеты, автомашины, в том числе отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование, электрические сооружения, рабочие установки, измерительные, контрольные и регулирующие приборы и установки, транспортные средства), должны инвентаризироваться до момента их выбытия с предприятия.

Основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, записываются в отдельную опись с указанием времени выбытия из эксплуатации и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). Земля инвентаризируется на основании документов, подтверж­дающих собственность на землю, и плана расположения.

Здания инвентаризируются путем идентификации прав собственности на них, их дел, посредством проверки, сопоставления и констатации с данными соответствующих документов.

Специальные сооружения и оборудование, например электроэнергетические, термические сети, сети газо- и водоснабжения, канализации, телекоммуникационные связи, железные дороги и другие аналогичные объекты, инвентаризируются по отраслевым правилам или правилам, установленным их владельцами в установленном порядке.

Одновременно с инвентаризацией собственных средств проверяются и арендованные основные средства или основные средства, находящиеся на хранении. Описи арендованных и находящихся на хранении основных средств составляются отдельно по каждому арендодателю и предприятию, отдавшему их на хранение. В них, кроме установленных сведений, указываются также наименование арендодателя или экономического агента и срок аренды или хранения.

Один экземпляр инвентаризационной описи арендованных или находящихся на хранении основных средств высылается арендодателю или экономическому агенту, при необходимости для подтверждения.

2.5 Инвентаризация товарно-материальных запасов

Инвентаризация товарно-материальных запасов производится в порядке расположения запасов в данном помещении. Не допускается во время инвентаризации беспорядочный переход от одного вида товарно-материальных запасов к другому.

При хранении товарно-материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного и того же материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После инвентаризации запасов вход в помещение опечатывается. и комиссия переходит для работы в следующее помещение. Товарно-материальные запасы заносятся в инвентаризационные описи отдельно по каждому наименованию с указанием номенклатурного (или инвентарного) номера, вида, группы, артикула, сорта, качества и количества.

Члены комиссии в присутствии заведующего склада (кладовой) и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товарно-материальных запасов путем обязательного их пересчета, взвешивания или измерения. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках товарно-материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товарно-материальные запасы заносятся в отдельную инвентаризационную опись. В описи указывается, когда и от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается письменная отметка «полученные во время инвентаризации».

На больших складах при длительном проведении инвентаризации товарно-материальные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в исключительных случаях по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера предприятия и только в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием «отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается такая же отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Товарно-материальные запасы, принадлежащие другим предприятиям (на хранении, в комиссионной продаже, на переработке и др.), подлежат инвентаризации одновременно с собственными товарно-материальными запасами. Для них составляют отдельные инвентаризационные описи, в которых делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих ценностей: номер и дата акта о принятии на хранение, контракт о принятии на комиссию, накладная о поставке ценностей, количество, стоимость и другие необходимые данные.

При установлении фактов неоприходования поступивших товарно-материальных запасов необходимо затребовать письменные объяснения у лиц, получивших их, а в случае установления фактов злоупотребления дело передается следственным органам.

Фактические товарно-материальные запасы инвентаризируются путем подсчета, взвешивания или кубического измерения. Упакованные запасы раскрываются выборочно. Они не открываются в случаях, когда это приводит к повреждению или потере их качества. [9, с.298]

По жидкости, реальная емкость которой не может быть установлена переливом или измерением, ее количество определяется в зависимости от объема, плотности, состава и пр. и проверяется путем снятия проб из емкостей, посредством измерений или лабораторных проб, когда установлены плотность, состав и другие характеристики жидкостей.

Объемные материалы (цемент, железобетон, карьерные и балластные материалы, сельскохозяйственные материалы и продукты и др.), инвентаризация которых посредством взвешивания и измерения потребовала бы значительных расходов или привела бы к их деформации, могут быть проинвентаризованы на основании технических и математических расчетов. В инвентаризационных описях таких материалов указывается форма проведении инвентаризации, а также технические данные, являющиеся основой для расчетов.