Файл: Метод освоенного объема.pdf

Распределение респондентов по шкале оценки значимости
Недостаток метода освоенного объема	Сильно значимый	Значимый	Средне значимый	Низко значимый	Не значимый
Некорректный расчет показателей продолжительности	13	28	31	19	9
Избыточность и несогласованность показателей метода	15	23	34	15	13
Отсутствие инструментов адаптации метода к специфике проекта	3	7	17	29	44
Негибкое изменение состава работ и их стоимостных показателей	18	14	44	17	7
Слабые инструменты анализа причин отклонений	33	37	14	11	5
Отсутствие связи с показателями качества	7	8	19	27	39

Рис. 7. Распределение респондентов по оценкам значимости недостатков метода освоенного объема, %

Как видно из рисунка 7, самым значимым недостатком метода освоенного объема практикующими менеджерами были признаны «Слабые инструменты анализа причин отклонений». 33% опрошенных считают, что данный недостаток является сильно значимым, еще 37% полагают, что это просто значимый недостаток. Данный недостаток серьезно выделяется своей значимостью на фоне остальных. В качестве обоснования высоких оценок значимости респонденты приводили следующие аргументы:

- методы контроля должны позволять не только производить учет, но и проводить анализ;

- функция контроля без анализа становится очень ограниченной;

- метод освоенного объема выглядит только как метод «сигнализирования» о случившемся, но слабо помогает выяснить проблемы;

- инструменты контроля должны быть нацелены на принятие корректирующих и предупреждающих решений, а решения должны приниматься на основе анализа и выяснения причин;

- в методе освоенного объема есть много разных показателей, но все они, так или иначе, «крутятся» вокруг отклонений от плана, без выяснения причин;

- прогнозные показатели метода освоенного объема достаточно упрощенные и не базируются на выяснении причин отклонений.

К средне значимым недостаткам можно отнести «Некорректный расчет показателей продолжительности», «Избыточность и несогласованность показателей» и «Негибкое изменение состава работ и их стоимости».

---

Большинство опрошенных представляют оценки «значимый» и «средне значимый». Так, по недостатку «Некорректный расчет показателей продолжительности» 28% привели оценки «значимый», 31% - «средне значимый», 19% - «низко значимый». В качество объяснения данных оценок менеджеры говори о том, что, если знать о некорректностях в расчете показателей продолжительности, то к ним можно подстроиться, тем более, что есть решения, позволяющие данный недостаток преодолеть. 44% оценили недостаток «Негибкое изменение состава работ и их стоимостных показателей» как средне значимый, 14% - как значимый, и 18% - как очень значимый. Для объяснения данной позиции менеджеры говорили о том, что изменения, конечно, доставляют определенные проблемы, но если у руководителей проектов имеются помощники или в компании есть отдел планирования, которым можно поручить изменение планов, то проблема облегчается.

Недостаток «Избыточность и несогласованность показателей метода» был оценен 34% менеджеров как средне значимый, 23% - как значимый, 18% - как очень значимый, 17% - как низко значимый. Менеджеры объясняли свою позицию тем, что из всех показателей метода освоенного объема можно отобрать порядка 7-9, так чтобы снять избыточность и несогласованность, хотя в целом это мешает работе и периодически приводит к принятию субоптимальных решений.

Наконец, к незначимым недостаткам метода освоенного объема можно отнести «Отсутствие инструментов адаптации ...» и «Отсутствие связи с показателям качества». Так, 44% респондентов оценили недостаток «Отсутствие инструментов адаптации .» как незначимый, 29% - как низко значимый, 17% - как средне значимый. Менеджеры отмечали при этом, что специализированные инструменты адаптации были бы желательны, но адаптацию можно производить и без таких инструментов, исходя из понимания метода освоенного объема и специфики проекта. По недостатку «Отсутствие связи с показателями качества» 39% высказались, что данный недостаток незначимый, 27% - низко значимый и 19% - средне значимый. Респонденты поясняли, что при наличии существующих методов контроля качества интеграция всех показателей в единую связанную систему во многом избыточна.

Помимо оценок значимости недостатков, выявленных в ходе анализа литературы, менеджеров попросили перечислить дополнительные недостатки, которые являются значимыми для менеджеров, но которые не попали в перечень, представленный в таблице выше. В виде графика, как это показано на рисунке 8, можно увидеть, что два недостатка, указанные менеджерами, выделяются на фоне всех остальных.

---

Рис. 8. Количество опрошенных, указавших на наличие различных новых недостатков метода освоенного объема

Это недостатки, связанные с некорректным функционирование индекса необходимой эффективности и с отсутствием показателей эффективности ресурсов. На недостаток, связанный с индексом необходимой эффективности, указало 15 человек, что составило 42% всех опрошенных, а на недостаток, связанный с отсутствием показателей в разрезе ресурсов, указали 14 человек, или 39% всех опрошенных. Это свидетельствует о действительно высокой значимости данных недостатков. К числу менее заметных недостатков можно отнести то, что прогнозные показатели основаны только на линейных прогнозах (5 человек, 14% опрошенных), то, что для расчета прогнозной продолжительности отсутствуют различные варианты расчета, основанные на разных допущениях (также 5 человек и 14% опрошенных), а также различные менее значимые недостатки, указанные не более 3 опрошенными.

Недостаток индекса необходимой эффективности, по мнению менеджеров, был связан с тем, что в ситуации, когда полный бюджет проекта или работы нарушен, значения данного индекса уже не позволяют определить эффективность, которую необходимо соблюдать в будущем, чтобы не нарушить бюджетных ограничений в будущем. С одной стороны, это понятно, так как назначение индекса ориентировать руководителей проекта на такой уровень эффективности, который позволит завершить работу или проект в рамках бюджета. Если бюджет уже нарушен, никакая эффективность уже не поможет вернуться обратно в рамки бюджета. Но, с другой стороны, руководитель проекта, уже нарушившего бюджета, обычно устанавливает новые ориентиры и все же продолжает стремиться к минимизации нарушения бюджетов.

Например, руководитель проекта, нарушившего бюджет, может стремиться к тому, чтобы завершить проект с отклонениями от бюджета не более 15%. Для этого руководителю проекта желательно знать необходимый уровень эффективности использования ресурсов для того, чтобы организовывать их деятельность соответствующим образом. Для демонстрации обозначенного недостатка индекса необходимой эффективности лучше всего привести небольшой пример.

Допустим, что полный бюджет работы составляет BAC = 100 тыс. руб. Также допустим, что на определенную контрольную точку (момент времени, когда проверяется состояние работы или проекта) необходимо выполнить данной работы на 50 тыс. руб., т.е. PV = 50 тыс. руб. В ходе контроля на первой контрольной точке оказалось, что освоено было 50 тыс. руб., т.е. EV = 50 тыс. руб., а фактически потрачено оказалось 100 тыс. руб., т.е. AC = 100 тыс. руб. (таким образом, весь полный бюджет работы оказался израсходован еще до завершения работы). В данной ситуации индекс необходимой эффективности будет равен:

---

TCPI = (ВАС - EV) / (BAC - AC) = (100 - 50) / (100 - 100) = 50 / 0.

То есть значение TCPI не может быть определено, так как возникает операция деления на ноль. Руководитель проекта никак не может использовать данное значение для организации будущей деятельности.

Допустим теперь, что фактические затраты оказались не 100 тыс. руб., а больше, например, 150 тыс. рублей (иными словами, работа сделана на половину, а бюджет уже перерасходован на 50%). В такой ситуации индекс необходимой эффективности будет отрицательным:

TCPI = (ВАС - EV) / (BAC - AC) = (100 - 50) / (100 - 150) = 50 / (-50) = -1. Опять же, руководитель проекта никак не может интерпретировать данное значение, и индекс необходимой эффективности перестает справляться со своей функцией. Следует подчеркнуть, что руководителю проекта все равно необходимо контролировать бюджет, даже если он уже нарушен.

Данный недостаток несколько напоминает недостатки отклонения по расписанию и индекса исполнения расписания, которые в ситуации нарушения плановых сроков становятся некорректными. Но если для недостатков показателей контроля сроков на сегодня существуют дополнительные инструменты их преодоления, то для индекса необходимой эффективности таких дополнительных инструментов нет. Автором была разработана новая модель процесса использования показателя TCPI с учетом возможности его расчета по вновь предлагаемой методике (см. таблицу 4).

Таблица 4

Модель использования индекса необходимой эффективности

Схема процесса	Содержание задачи	Исполнитель
	1. Определение допустимого превышения бюджета (а и к%), удовлетворяющего условиям	Руководитель проекта
	2. Расчет TCPI или TCPIпер.	Помощник руководите­ля проекта (специалист но анализу/ контролю/ планированию)
	3. Определение мер по обеспе­чению необходимой эффек­тивности.	Руководитель проекта
	4. Выполнение работ и предо­ставление фактических дан­ных.	Ответственные испол­нители работ и контро­леры
	5. Определение фактического индекса выполнения бюджета и отражение его в документа­ции.	Помощник руководите­ля проекта (специалист по анализу/ контролю/ планированию)

Предлагаемая модель поможет руководителю проекта рассчитать с какой эффективностью необходимо использовать бюджет в будущем, чтобы завершить работу с нарушением бюджета не более чем на а процентов.

---

В общем виде новая формула для индекса TCPI будет выглядеть следующим образом: ТСР1пер= (ВАС - EV) / ((BAC х k%) - AC), (1)

где:

ТСР1пер - индекс необходимой эффективности, который необходимо использовать в ситуации полного израсходования или перерасхода бюджета проекта (работы);

BAC - полный бюджет работы (проекта), в денежных единицах;

EV - освоенные объемы, в денежных единицах;

АС - фактические затраты, в денежных единицах;

k% - повышающий коэффициент бюджета, условно увеличивающий допустимый бюджет до новых пределов.

Повышающий коэффициент бюджета следует находить по формуле:

k% = 1 + а / 100, (2)

где:

k% - повышающий коэффициент бюджета, условно увеличивающий допустимый бюджет до новых пределов;

а - допустимый уровень превышения бюджета, в %, определяется руководителем проекта в качестве нового ориентира для контроля за бюджетом в случае, когда полный бюджет уже превышен.

Покажем использование предложенных формул на примере.

Допустим, в рамках проекта по созданию новой модели датчика загрязненности воздуха необходимо создать определенные фильтры, позволяющие абсорбировать вещества, содержащиеся в воздухе, для их последующего анализа. На разработку фильтра было запланировано 35 тыс. долл. Работу предполагалось завершить за 64 дня. Представим, что на 68 день выполнения работы оказалось, что по работе освоенные объемы составили 25 тыс. долл., т.е. сделано около 71% всей работы, а фактические затраты составили 36 тыс. долл.

Индекс необходимой эффективности TCPI, рассчитанный по традиционной схеме, будет равен:

TCPI = (ВАС - EV) / (BAC - AC) = (35 - 25) / (35 - 36) = - 10.

Значение TCPI, равное - 10, никакой осмысленной трактовке не

подлежит. В ситуации, когда бюджет уже нарушен, лучше применять формулы (5) и (6) и рассчитывать ТСР1пер. Но прежде необходимо определить уровень допустимого превышения бюджета в качестве нового ориентира. Допустим,

руководитель проекта считает, что затраты по данной работе нужно удержать на уровне, превышающем первоначальный бюджет не более 25%.

Иными словами, а будет равно 25, а k% - 1,25. Отталкиваясь от этого, рассчитаем ТСР1пер: ТСР1пер = (ВАС - EV) / ((BAC х k%) - AC) = (35 - 25) / (35x1,25 - 36) = 10 / 7,75 = 1,29.

Это означает, что будущая эффективность использованию бюджета рассматриваемой работы будет 1,29, что говорит о том, что на каждый затрачиваемый доллар необходимо по работе создавать продукцию на 1,29 доллара, т.е. изыскивать по 29 центов из внутренних резервов экономии.

Предположим, что руководитель проекта полагает, что добиться такой экономии, может быть, и желательно, но не реалистично. Допустим, руководитель проекта считает, что можно установить допустимый уровень превышения в размере 40%. При этом а будет равно 40, а k% - 1,40, а ТСР1пер будет: ТСР1пер = (35 - 25) / (35x1,4 - 36) = 10 / 13 = 0,77.

---