Файл: Основные функции в системе менеджмента (На примере ресторанов быстрого питания «KFC»).pdf

Организация как функция менеджмента направлена на формирование управляющих и управляемых систем, а также связей и отношений между ними, обеспечивая упорядоченность технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности каждого субъекта хозяйствования. [4, с.122]

Организовать что-либо – значит создать какую-то структуру. Организация – процесс объединения людей и средств для достижения общих целей. Этот процесс формирует работу и рабочие группы и подразделения. В процессе выполнения функции организации руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегирует отдельным людям полномочия или права использовать ресурсы организации и координирует их деятельность.

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей, определенных в процессе планирования.

К основным задачам функции организация относят:

1. формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных;
2. установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;
3. обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными). [5, с. 72]

Для качественного исполнения функции организации необходимо выполнить следующие этапы:

1. Формирование организационной структуры управления.
2. Установление между подразделениями и сотрудниками соподчиненности и взаимосвязей.
3. Распорядительство. На этом этапе необходимо довести до исполнителей разработанные на предыдущем этапе распорядительные документы. [3, с.86]

При реализации функции организации необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Единство цели, т.е. цели и задачи различных подразделений и сотрудников организации не должны входить в противоречие с общими целями организации;
2. Подчинение целям предприятия, определенным в процессе планирования;
3. Разделение труда, т.е. поручение различных задач сотрудникам;
4. Координация различных видов деятельности, порученных каждой группе;
5. Соблюдение требований норм управляемости.

Важным организационным процессом является делегирование полномочий. Оно представляет собой передачу задач и полномочий сверху вниз другому лицу, которое берет на себя ответственность за выполнение этих задач.^[2] Делегирование предполагает передачу не только прав, но и ответственности. Полномочия бывают линейными и штабными. (Рис. 1)

---

Руководитель должен четко осознавать, что не подлежат делегированию такие функции, как:

1. установка целей, принятие решений по выработке политики предприятия, контроль за результатами;
2. руководство сотрудниками, их мотивация;
3. задачи особой важности;
4. задачи высокой степени риска;
5. нестандартные задачи;
6. срочные дела, не оставляющие времени для объяснений и проверки;
7. конфиденциальные дела.

Рис. 1 Виды полномочий

Делегирование – это очень важный процесс управления, способствующий достижению следующих целей:

1. создание условий для решения стратегических задач для руководителей высших уровней управления, освобождение их от решения текущих рутинных работ;
2. обеспечение повышения профессионально-квалификационного уровня сотрудников предприятия;
3. вовлечение сотрудников в процесс управления, повышение заинтересованности работников в улучшении результатов своего труда;
4. обеспечение роста взаимопонимания и сотрудничества. [2, с.73]

Другим важным организационным процессом является выбор и построение организационной структуры. Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Эффективность работы предприятия существенно зависит от организационной формы, выбранной для управления им. Поэтому организационная структура должна соответствовать конкретному объекту управления (предприятию), его целям и условиям, в которых осуществляется функционирование объекта и управление им.

Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда, расстановку и взаимосвязь персонала. Задача менеджеров при построении организации заключается в выборе структуры, которая более всего отвечает целям и задачам организации, а так же воздействующим на нее факторам. Наилучшая структура – это та, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей. [5, с.76]

1. Мотивация

Основная задача функции мотивации заключается в том, чтобы сотрудники организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Руководители во все времена осуществляли функцию мотивации своих работников. В древности мотивация осуществлялась в основном методом чередования «кнута» и «пряника». [5, с. 84-85]

---

Готовность и желание человека выполнять свою работу являются одними из ключевых факторов успеха функционирования организации. Человек не машина, его нельзя «включить», когда требуется его работа, и «выключить», когда необходимость в его труде отпадает. Человек осуществляет определенные действия в соответствии с давлением на него совокупности внутренних и внешних по отношению к нему сил. Совокупность этих сил, называется мотивацией. Только зная то, что движет человеком, что побуждает его к деятельности, какие мотивы лежат в основе его действий, можно разработать эффективную систему форм и методов управления человеком. Для этого необходимо знать, как возникают те или иные мотивы, как осуществляется мотивирование людей. [1, с.133]

Мотивация - это процесс побуждения работников к высокопроизводительной деятельности для удовлетворения своих потребностей и достижения целей организации. [2, с.120]

Мотивация оказывает воздействие на следующие характеристики деятельности:

1. усилие;
2. старание;
3. настойчивость;
4. добросовестность;
5. направленность.

Мотив — это то, что вызывает определенные действия человека. Мотив имеет «персональный» характер, зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов. Мотив не только побуждает человека к действию, но и определяет, что надо сделать и как будет осуществлено это действие. Поведение человека обычно определяется не одним мотивом, а их совокупностью, в которой мотивы могут находиться в определенном отношении друг к другу по степени их воздействия на поведение человека. Поэтому мотивационная структура человека может рассматриваться как основа осуществления им определенных действий.

Мотивирование — это процесс влияния на человека с целью устремления его к конкретным поступкам путем пробуждения у него конкретных мотивов. Мотивирование составляет основу управления человеком. Эффективность управления в большой степени зависит от успешного осуществления процесса мотивировании.[1, с.136]

К ключевой функции мотивации относят стимулирование. Эта функция используется для морального и материального поощрения людей в зависимости от количества и качества затраченного труда. Система стимулирования труда включает материально денежных стимулах. [3, с.262]

Стимулирование труда – материальная основа мотивации персонала (рис. 2), представляющая собой комплекс мер, применяемых со стороны субъекта управления для повышения производительности труда работников.^[3]

---

Рис. 2 Виды стимулирования персонала [6, с.269]

1. Контроль

Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития организации. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Контроль – это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды. [5, с. 90]

Контроль – это система наблюдения и проверки соответствия функционирования предприятия установленным стандартам и другим нормативам, выявление допущенных отклонений от принятых решений и определение причин их невыполнении. [4, с. 121]

Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна. Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.

В самом общем виде контроль означает процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативное влияние, либо усилить действие, если результаты позитивные.

Объектом контроля выступают предприятия организации.

Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации, или ее элементы. Контролируются производственный процесс, нормы расходования материальных и финансовых средств. Осуществляют технический и технологический контроль, контроль качества продукции и т.д.

Субъектами контроля могут выступать менеджеры фирмы, отделы технического контроля, государственные органы.

Главные инструменты выполнения функции контроля - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Цель предварительного контроля – обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы организации. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В процессе такого контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.
2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Его цель – совершенствование деятельности, координация для движения к цели. Обычно его объектом становятся сотрудники организации, а сам контроль выполняется их непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки.
3. Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Несмотря на то, что заключительный контроль осуществляется слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он дает руководству информацию для планирования в случае проведения в будущем аналогичных работ а также способствует мотивации сотрудников. (Рис. 3)

---

Рис. 3. Виды контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий.^[4]

Таким образом, функция контроля не является конечным пунктом всегопроцесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников. Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а менеджеры среднего и низового звена больше заняты подбором кадров, организацией труда персонала. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности – т.е., возможности достичь желаемого результата, и эффективности – т.е., возможности достичь результата с наименьшими затратами. [5, с. 93]

1. Координация

Для обеспечения взаимодействия различных структур организации в менеджменте используется координация. Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций. [6, с. 152]

Координация (от лат. со – совместно, ordinare – упорядочить) – обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, сохранение, поддержание и совершенствование режима работы предприятий (организаций) и обеспечения его бесперебойности и непрерывности. Координация, как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития разных сторон (производственной, технической, финансовой) объекта при оптимальных затратах. [4, с. 123]

Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация конкретно определяет кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в каком порядке передает собственные результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.

---