Файл: Построение системы управления (Анализ системы управления в Отель «Шерстон»).pdf

Введение

Актуальность данной курсовой работы обусловлена тем, что нередко можно наблюдать, как в органи­зации утверждаются одни правила и проце­дуры, а действительными являются либо дру­гие, либо те же правила, но в состоянии, име­ющем серьезные отличия от тех, что приняты к действию. Некоторые руководители созда­ют вокруг себя подобие системы управления в виде множества специалистов и нижестоя­щих менеджеров; проводятся собрания, опе­ративки, пишутся протоколы. Но проблемы не анализируются, решения не обдумывают­ся, поскольку решающий голос имеет только одно лицо, которое прислушивается лишь к своему мнению. Такой подход неприемлем в процессе управления современными органи­зациями, но, к сожалению, наблюдается в ряде российских компаний.

Полноценное построение системы управ­ления в организации выступает в современ­ных условиях источником долговременного успеха. Поэтому в компании критически важ­но правильно выстроить реализацию всех функций системы управления на всех уров­нях организационной иерархии. И прежде всего нужно верно понимать, что представля­ет собой система управления

Целю данной курсовой работы выступает изучение преимуществ и недостатков различных систем управления и на примере действующих предприятий разработка предложений совершенствования выявленных недостатков.

Для реализации поставленной цели курсовой работы необходимо решить ряд следующих задач:

• рассмотреть определение понятия системы управления организацией;
• изучить источники и факторы эффективности системы управления;
• дать организационно-экономическую характеристику Отеля «Шерстон»;
• провести маркетинговый анализ деятельности предприятия;
• провести сравнительный анализ систем управления отеля «Шерстон» и гостиницы «Восток»;Error: Reference source not found
• выявить проблемы системы управления в отеле «Шерстон»;
• разработать рекомендации по совершенствованию системы управления в отеле «Шерстон».

Объектом исследования выступает система управления в отеле «Шерстон».

Предмет исследования - система управления, как организационная система.

Теоретическую основу исследования составляют труды ученых, таких как, А.Р. Алавердова, Т.Ю. Базарова, Р.А. Брайиера, М.И. Бухалкова, Л.П. Воронковой, А.А. Гвозденко, О.П. Ефимовой, Н.А. Ефимовой, И.В. Зорина, В.А. Квартальное, Н.И. Кабушкина, Г.А. Бондаренко, Г.А. Папирян, Е.Е. Филипповского, Л.В. Шмаровой.

Методами исследования обработки статистической информации в данной работе составили: экономико-статистический; системного и экономического анализа; научного наблюдения и обобщения, логический и сравнительный методы.

Данная курсовая работа состоит из введения, трех глав включающих в себя 7 параграфов, заключения и списка литературы.

1. Теоретические аспекты системы управления организацией

1.1 Определение понятия системы управления организацией

Система управления представляет собой свод действующих в организации, обязатель­ных для исполнения формальных правил и процедур, которые определяют[3, с. 152]:

• сущность, условия и порядок самоорганизованной деятельности индивидов и их групп, образующих организацию;
• порядок установления и изменения ключевой идеи деятельности организации в целом и для ее основных подразделений;
• процесс целеполагания для организа­ции в целом, ее подразделений, бизнес-про­цессов, проектов и отдельных индивидов (групп индивидов);
• сущность и порядок планирования для организации в целом, ее подразделений, от­дельных бизнес-процессов и проектов;
• процесс организации исполнения пла­нов и проектов;
• сущность, характер и порядок контро­ля над деятельностью организации, ее подраз­делений, бизнес-процессов, проектов и от­дельных индивидов[3, с. 154].

Нами сделаны дополнения и пояснения к приведенному выше определению системы управления. Во-первых, свод правил и проце­дур означает, что функции и задачи управле­ния распределены между внутренними и вне­шними участниками организации особым, уникальным образом[1, с. 74]. И такое распределение закрепляется в специальных законодатель­ных и внутрифирменных нормативных доку­ментах, определяющих порядок, форму и объем осуществления конкретным индиви­дом управленческих функций, а также его полномочия и ответственность. К таким до­кументам, в частности, относятся:

• положения законодательства страны, резидентом которой организация или ее фи­лиал является, о функциях, порядке работы и полномочиях собрания участников (акцио­неров), совета директоров, единоличного (коллегиального) исполнительного органа;
• требования надзорных и регулирующих органов о составе, функциях, полномочиях и ответственности органов управления в орга­низации;
• устав организации и другие внутренние акты, в которых описаны функции, порядок работы и полномочия органов управления и внутреннего контроля (совет директоров, коллегиальный исполнительный орган, служ­ба внутреннего контроля и т. п.);
• положения об управленческой и финан­совой структурах;
• организационно-функциональная струк­тура и штатное расписание;
• регламенты управленческих бизнес- процессов, например, процессов стратегичес­кого планирования, бюджетирования, управ­ления проектами;
• трудовые договоры с лицами, исполня­ющими функции единоличного и коллегиаль­ного исполнительных органов, а также с ли­цами, их замещающими по доверенности или служебному положению[10, с. 120].

Во-вторых, важно понимать, что руково­дящий аппарат и система управления - не одно и то же. Руководители в совокупности не тож­дественны системе управления, и наоборот, система управления не состоит из одних руко­водителей. Почему так? Руководитель, конеч­но, выступает субъектом управления, но не только он один, и простой работник может уп­равлять, прежде всего качеством и сроком вы­полняемой работы[11, с. 139]. Система управления - это некий контур, механизм, который вырабаты­вает управляющее воздействие и прилагает его к объекту управления[2, с. 38]. Руководитель не будет звеном в системе управления организацией, если не станет надлежащим, предписанным способом осуществлять функции управления. Но главное в том, что каждый руководитель должен создавать систему управления для под­разделения, процесса или проекта, который он возглавляет. Система управления для руково­дителя - то же самое, что для токаря токарный станок. Именно с помощью системы управле­ния руководитель изменяет предмет управле­ния - состав участников деятельности, систе­му целей и систему планов. План (программа, проект) выражает сущность управляющего воздействия на структурные или функцио­нальные характеристики организации, поэто­му в плане так важно указывать сущность, даты начала и окончания мероприятия - управля­ющего воздействия, а также лицо, ответствен­ное за его реализацию в срок с надлежащим качеством[8, с. 174].

В-третьих, ключевыми компонентами системы управления выступают:

• подсистема целеполагания. В ее рамках систематически вырабатываются цели и зада­чи на всех уровнях организационной иерар­хии, для всех процессов и проектов. Проце­дуры определения целей и задач, краткосроч­ных и долгосрочных, стратегических и опера­тивных, для процессов и проектов, описыва­ются в регламентах бизнес-процессов[5, с. 171];
• подсистема планирования. В рамках данной подсистемы вырабатываются планы. Методология планирования, стратегическо­го и оперативного, инвестиционного проек­тирования и управления проектами являет­ся важной составляющей системы управле­ния. Руководители и специалисты должны уметь правильно планировать и обязаны уде­лять этому существенную часть своего рабо­чего времени[5, с. 175];
• подсистема мотивации персонала. Раз­нообразные формы оплаты труда, материаль­ного и нематериального стимулирования спо­собны повышать или понижать эффектив­ность управления. Руководитель должен ясно понимать, почему работники выполняют его решения, что заставляет их делать работу луч­ше и быстрее. Более того, руководителю сле­дует применять те методы стимулирования, которые подходят именно к тому индивиду, оказывающему решающее влияние на каче­ство товара или процесса. Важное место в де­ятельности компаний занимают программы социальной защиты занятых и участия в жиз­ни местного сообщества[5, с. 178];
• подсистема внутреннего контроля. В рамках данной подсистемы оценивается со­стояние управляемых объектов и процессов на предмет соответствия целевым и функцио­нальным нормативам. Уровень и предмет ди­агностики может быть разным, например, вла­дельческий контроль, внутренний аудит или стратегический контроль. Важно также пони­мать, какие риски имеют место, как они могут повлиять на деятельность организации. Тща­тельное выявление всех фактов хозяйственной деятельности, их правильная оценка и верное понимание обеспечивают обратную связь от объекта управления к субъекту управления. Подсистема внутреннего контроля для руко­водителя - то же самое, что для водителя при­борная панель[5, с. 180];
• информационно-аналитическая подсис­тема. В современных условиях нельзя быстро получить требуемую информацию о состоянии управляемого объекта или процесса, если ин­формационная система отсутствует или недо­статочно эффективна. Речь идет не об автома­тизированных системах управления производ­ственными процессами и аналогичных им си­стемах. Здесь важны информационно-анали­тические системы и системы поддержки при­нятия решений. Не надо, однако, думать, что это непременно должны быть сложные про­граммно-вычислительные комплексы, способ­ные обрабатывать огромный объем информа­ции от первичных источников до регистров управленческого учета. В небольшой компа­нии роль такой подсистемы может сыграть тол­ковый экономист или секретарь-референт; в проекте такую роль играет администратор[5, с. 183];
• подсистема организационного развития. Единожды осуществив организационное начи­нание, создав бизнес-модель, учредители, ру­ководители и персонал в дальнейшем занима­ются совершенствованием деятельности орга­низации. Для этого необходим особый контур управления, который позволяет решать слож­ные задачи реорганизации и реструктуриза­ции. Очень часто в этот контур включаются внешние консультанты, обладающие опытом и располагающие нужными методиками реше­ния подобных задач. Внедрение новых бизнес- процессов, приобретение дочерних компаний, продажа бизнеса, новые стандарты учета, от­крытие филиалов требуют наличия соответ­ствующих знаний и привлечения квалифици­рованных специалистов[5, с. 186].

Каждая компонента системы управления выражается в виде регламентов, положений, инструкций и других нормативно-методичес­ких документов, которые описывают распре­деление и реализацию функций управления. Некоторые компоненты системы управления реализуются в форме постоянно действую­щих подразделений, к примеру, отдел органи­зационного развития или служба внутренне­го контроля[13, с. 154].

В-четвертых, система управления созда­ется не только и не столько для руководства; ее роль не состоит в том, чтобы руководитель мог без затруднений выполнять функцио­нальные обязанности. Система управления «затачивается» а) на систематический поиск и анализ управленческих проблем, б) на под­готовку, принятие и организацию исполнения управленческого решения. Руководитель, по­лагающий, что поиск проблем и планирова­ние их решения является уделом одних толь­ко специалистов, - слабое звено в системе уп­равления. Управление не может осуществ­ляться без поиска и разрешения проблемных ситуаций, поэтому право принимать решения всегда сочетается с обязанностью выявления проблем. Система управления должна содер­жать процедуры, аналитические и эвристичес­кие, направленные на поиск управленческих проблем и разработку вариантов их решения[9, с. 149].

В-пятых, система управления, по суще­ству, представляет собой социальный договор между индивидами (группами индивидов), образующими организацию, о том, как, кем, в какой форме и в отношении кого будут вы­полнять функции управления на всех уров­нях организационной иерархии, во всех под­разделениях, процессах и проектах. При этом правила и процедуры управления обязатель­ны для исполнения всеми индивидами. Од­нако нет такого документа, который мог бы заставить индивида поступать так, как пред­писано, если только он сам захочет этого. По­этому построение системы управления дол­жно быть ясным и определенным для всех участников деятельности организации, что даст им уверенность и возможность поддер­живать и развивать управленческие бизнес- процессы. Но важно не только это. По-насто­ящему система управления станет результа­тивной лишь тогда, когда управленческие функции и задачи будут распределены меж­ду всеми индивидами, каждый из которых получит право и полномочия решать подот­четные задачи в соответствии с организаци­онными принципами и личными ценностями. Это означает, что каждый руководитель на любом уровне иерархии должен иметь уро­вень доверия, соответствующий сложности и ответственности выполняемых им функций и задач. В организации, где не принято дове­рять наемным руководителям, не может быть эффективной системы управления[2, с. 144].

1.2 Источники и факторы эффективности системы управления

Качество и эффективность системы управ­ления не определяется только лишь наличием опытного и квалифицированного управлен­ческого персонала вкупе с продвинутыми ин­женерно-техническими работниками. Опыт и знания персонала - критически важный ре­сурс, который, однако, может использоваться с малой степенью эффективности. В условиях плохо выстроенной системы управления навы­ки выдающихся руководителей и талантливых специалистов могут оказаться не полностью востребованными или даже ненужными. Не­смотря на то, что система управления создает­ся руководителями и ответственными работ­никами, впоследствии они сами в ней работа­ют и опираются на ее подсистемы[12, с. 167].

Эффективная система - та система, кото­рая дает наилучший результат при наименьшем уровне затрат на ее поддержание и развитие. Наилучший результат возможен при оптималь­ной организации системы, когда каждый эле­мент в полной мере выполняет свои функции и задачи, когда все процессы налажены и нор­мально функционируют. Результат деятельно­сти системы управления - управленческое ре­шение, которое понимается как подготовка со­вокупности оценок и выводов о текущем и бу­дущем состоянии объекта управления и приня­тие уполномоченным лицом окончательного и обязательного для исполнения постановления об управляющем воздействии на объект управ­ления[6, с. 191]. Поэтому эффективность системы управ­ления складывается из таких компонентов:

• своевременность, полнота и достовер­ность оценки текущего и прогнозируемого состояния управляемого объекта (качество обратной связи);
• функциональная полнота, организаци­онная слаженность и экономичность управ­ленческих бизнес-процессов (качество субъекта управления);
• своевременность, точность и выгод­ность управленческих решений (качество уп­равляющего воздействия);
• долговременное развитие управляемо­го объекта или процесса[14, с. 154].

Исходя из сказанного выше, источника­ми и ключевыми факторами эффективности системы управления выступают следующие[14, с. 158].

Высокое качество обратной связи:

• целостность, достоверность и актуаль­ность сведений о внешней и внутренней сре­де объекта управления;
• быстрота и своевременность поступле­ния информации об объекте управления;
• низкий уровень неопределенности в коммуникациях между субъектом и объектом управления;
• полная конфиденциальность и безо­пасность процессов информационного обес­печения;
• высокая степень обработки данных об объекте управления[10, с. 133].