Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникации в организации).pdf
Добавлен: 30.06.2023
Просмотров: 85
Скачиваний: 3
ВВЕДЕНИЕ
Коммуникация – это неотъемлемая часть нашей жизни. Правильное использование коммуникационных процессов может кардинально изменить и облегчить многие аспекты нашей жизни. Все наши сферы напрямую зависят от взаимодействия с другими людьми, которое и складывается в процессе общения.
Коммуникация – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из них нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому человеку.
Сложно переоценить значение коммуникаций в управлении. Вся деятельность руководителей, направленная на достижение определенных целей, требует обмена информации. И от эффективности данного процесса зависит качество работы, сроки выполнения поставленных задач и воздействие на подчиненных, клиентов или партнеров.
Я выбрал данную тему курсовой работы не случайно. Мои главные задачи – изучить природу и сложности коммуникации, узнать потенциальные опасности на пути к пониманию информации, а также понять, какие действия необходимо предпринять для ее эффективного обмена, как среди менеджеров, так и за пределами их круга.
Цель моей курсовой работы – ознакомить с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными опасностями на пути к пониманию сути получаемых и передаваемых сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией, как среди менеджеров, так и за пределами их круга.
Глава 1. Коммуникации в организации
Коммуникацией принято считать передачу информации между людьми. Однако данный термин применяется в разных сферах в жизни, начиная от повседневной деятельности, и заканчивая употреблением среди специалистов узкого профиля. Так, существуют транспортные коммуникации, обеспечивающие грузовые и пассажирские перевозки; инженерные коммуникации, которые образуют подземную инфраструктуру городов. За счет них в наши дома подводят воду, электроэнергию и др. Информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и даже космическую связь пользователей. Общение людей – это тоже коммуникативный процесс.
Наряду с этим общение людей тоже является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни весомую роль.
Определение «коммуникация» произошло от латинского «communication», что значит обмен информацией.
Коммуникации – это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде разного рода сообщений.
Коммуникации бывают разных видов. Так, среди них можно выделить вербальные и невербальные коммуникации. Вербальные коммуникации осуществляются путем устных и письменных сообщений. Устная передача информации осуществляется в процессе совещания, презентации, речевого диалога, переговоров, телефонного разговора, информация в таких случаях передается посредством голоса. Письменные коммуникации реализуются через документы в форме писем, распоряжений, приказов, положений, инструкций. Кроме этого массив информации мы получаем из чтения книг и специальной литературы. Несмотря на то, что вербальные коммуникации занимают большую часть общения между людьми, ученые утверждают, что их удельный вес не превышает 9%.
Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений – главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека. Параметры речи – второй по значимости компонент невербальных коммуникаций, который составляет до 30% всех коммуникаций.
К параметрам речи мы относим интонацию, темп речи, частоту дыхания, выбор слов, присутствие жаргона, громкость голоса, произношение слов.
Считаю необходимым остановиться отдельно на таком термине, как деловые коммуникации, которые можно определить, как сознательное, адресное, целесообразное информационное воздействие на партнеров по коммуникации, в качестве которых может выступать как отдельно взятый человек, так и группа людей, участвующая в совместной деятельности. Деловые коммуникации влияют в первую очередь на эффективность совместных проектов, взаимопонимание в коллективе, а также на согласованность действий.
Нельзя преуменьшать значение коммуникации в деятельности в частности руководителя. Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой организации или предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.
В связи с этим, профессиональный менеджер должен понимать, как среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством делового устного и письменного общения.
Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые сотрудники вступают при выполнении своих функциональных обязанностей.
Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию он представляет как систему, образуемую определенными функциями: самой организацией, коммуникацией и мотивацией.
В узком понимании, организация – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением.
В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим, социальным и техническим объектам. В научных работах понятие«организация» определяется как:
- внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей одного целого;
- совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частямицелого;
- объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.
В этих определениях выделяются три уровня организации: структурный, процессуальный и социально-психологический.А. Файольотмечал, что организовывать – значит строить двойной материальный и социальный организм предприятия.
По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую группу как организацию, необходимо наличие, как минимум, двух человек, которые считают себя частью этой группы; одной цели, которую понимают как общую все члены данной группы; членов группы, работающих для достижения общей цели.
Соединив в одно целое эти существенные характеристики, можно дать следующее определение.Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно организовывается, для достижения общей цели или целей.
Представление об организации развивалось в направлении от жесткого структурно-функционального подхода М. Вебера, школы человеческих отношений к школе социальных систем, основоположником которой можно считать биолога Людвига фон Бёрталанфи. Началом в исследованиях организации стали принимать уровень социальной системы, объединяющий отдельные элементы.
Основными понятиями школы социальных систем являются представления об открытых и закрытых системах.
Система любого типа – части единого целого, которые функционируют сообща, с целью осуществления общих задач. Открытая система влияет на свое окружение и испытывает влияние с его стороны, взаимодействует с ним. Если рассматривать организацию в качестве открытой системы, то можно сделать акцент на взаимосвязи различных компонентов и функций организации.
Признают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой. С системной точки зрения организация сможет укрепиться и преуспеть, в случае если ее всевозможные функции и компоненты успешно работают в согласии друг с другом, и система поддерживает интенсивную связь со своим окружением.
М. Мескон выделяет такие свойства внешней среды, как сложность, подвижность и неопределенность.Под сложностью внешней среды понимается вариативность факторов, на которые организация обязана реагировать.Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. В современных условиях внешнее окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, также есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна.
Неопределенность внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в достоверности и надежности этой информации. Если информации мало или есть неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация, и есть причины считать ее обоснованной, высоконадежной.
Рассмотрим среду прямого воздействия. При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию нужно учитывать характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности, которые описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.
К внешней среде прямого воздействия на организацию относятся поставщики и потребители.
Для многих, единственной истинной целью бизнеса является создание группы потребителей. Под этим понимается следующее: выживание и существование организации зависят от ее способностей находить потребителей собственной продукции и удовлетворять их запросы. Некоммерческие, государственные, правительственные организации также имеют своих потребителей. Именно потребители определяют для организации результаты ее деятельности, а также торговые посредники, распространители продукции и т. д.
Далее рассмотрим конкурирующую среду. Очень редко организация является единственной на рынке, чаще всего у неё есть конкуренты. В их числе – общие конкуренты; конкуренты отрасли; конкуренты организации. Руководство любого предприятия четко осознаёт, что если не удовлетворять потребителей лучше конкурентов, то предприятию не выжить. В некоторых ситуациях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и по какой цене.
Важно понимать, что потребители – это не единственный объект соперничества организаций. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и взаимоотношения руководителей с подчиненными.
Отношения с конкурентами могут приобретать совершенно различный характер: от жесткого противостояния до финансовой и другого рода поддержки. Мескон приводит интересный пример из истории развития фирмы «Дженерал Моторс». В 1979 г. фирма согласилась одолжить несколько миллионов долларов корпорации«Крайслер», с кем они давно конкурировали. Причина заключалась в следующем: если бы фирма «Крайслер» разорилась, то какая-нибудь другая иностранная компания могла ускорить свое развитие, используя ее развитую дилерскую сеть, что не входило в планы«Дженерал Моторс».
Общественная среда является фактором большого значения. Уровень развития технологии, технологические нововведения влияют на эффективность, с которой можно производить продукцию и продавать ее, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию. Многие современные технологические нововведения глубоко затронули общество и организации, к ним относятся компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая технологии,робототехника, спутниковая связь, атомная энергетика, получение синтетического топлива и продуктов питания, генная инженерия. Исследователи отмечают, что скорость изменения технологий сохранится и в ближайшем будущем, так как в настоящее время в мире работает больше ученых, нежели прежде.
На организацию влияют законы и государственные органы. Законодательство может характеризоваться не только сложностью и подвижностью, но и неопределенностью.
Конституция РФ регулирует деятельность отечественных организаций. Российское законодательстворегулирует защиту окружающей среды, безопасность и охрану здоровья на рабочем месте, предоставление отпусков, защитуинтересов потребителей, практику найма на работу, принципы равной оплаты за равный труд, финансовую защиту и так далее.
Состояние экономики определяет стоимость всех ресурсов и способность потребителей покупать товары и услуги, а также возможности получения организацией капитала для своих нужд. При этом конкретное изменение состояния экономики может оказывать, как положительное воздействие на одни организации, так и отрицательное воздействие на другие.
Социокультурные факторы – это преобладающие жизненные ценности, установки, культурные традиции. Они в определенной степени влияют на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности организаций.