Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникации в организации).pdf
Добавлен: 30.06.2023
Просмотров: 86
Скачиваний: 3
Люди готовы использовать те продукты и услуги, которые соответствуют их этническим, социальным и культурным ценностям и приоритетам.
От социокультурных факторов зависят и способы ведения дел организациями. Организации должны в состоянии предугадывать изменение ожиданий общества и обслуживать их значительно эффективнее, чем конкуренты. Это означает, что сама организация должна изменяться, сознательно трансформируясь в институт, приспособленный к социокультурной среде.
Политические факторы в определенной степени могут влиять на развитие организаций. Весомое значение для всех организаций имеет фактор политической стабильности. Политика страны может формировать благоприятную или неблагоприятную ситуацию в отношении инвесторов. Установление дипломатических отношений может открывать новые рынки.Макросреда, или международное окружение. Каждая организация представляет собой часть национальной и международной структуры. Одни компании в большей степени, а другие в меньшей. Но, так или иначе, они связаны с международными условиями рынка и все они вынуждены принимать во внимание определенные условия макросреды. К этим условиям относятся законы потребления, культура тех стран, куда или откуда вывозятся товары. Представленные выше факторы внешней среды как прямого, так и косвенного воздействия влияют на все организации, но средаорганизаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью.
Эффективность существования открытой организации зависит от того, на каком уровне находятся внутренние и внешние коммуникации между всеми ее элементами.
Глава 2.Внутренние коммуникации в организации
Внутренние коммуникации в организации – это любые коммуникации внутри организации, осуществляемые между различными уровнями и подразделениями.
Необходимым условием деятельности организации является координация совместной деятельности сотрудников для достижения поставленных целей. Это требует грамотно отлаженной системы приема, передачи и переработки информации. Для того, чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям, нужна развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого.
Если рассматривать вопросы постановки целей и эффективности работы, нельзя переоценить в этом процессе роль коммуникаций. Целостность организации, ее принадлежность к какому-то конкретному типу определяются тем, как именно коммуникации объединяют элементы внешней и внутренней среды и направляют деятельность на достижение поставленных целей. Главные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках.
Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективности. Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.
Выделяют три параметра, характеризующих особенности организационных структур: степень формализации, сложность, степень централизации.
Выделяются следующие способы координации деятельности организаций:
- взаимное согласование;
- прямой контроль;
-стандартизация рабочих процессов;
- стандартизация выпуска;
- стандартизация навыков и знаний.
На практике комбинируются все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации – актуальная тема для менеджмента.
Организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями сотрудников. Она связывает людей внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты это не только формальные потоки информации, но и неформальные способы взаимодействия.
Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом сотрудников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур. Эта характеристика существенно влияет как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффективность, социально-психологический характер взаимоотношений.
Гомогенность организации является предпосылкой формирования общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения.
Гетерогенные организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок, и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.
Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:
1) административный персонал;
2) производственный персонал;
3) обслуживающий;
4) инженерно-технический персонал.
Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к различным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым сотрудником, и представляет собой сеть сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации. Иногда неофициальные отношения устанавливаются из эгоистических побуждений.Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальной принадлежности.
Если в организационных структурах присутствует формальные и неформальные взаимодействия, томожно говорить о формальной и неформальной организациях. Формальная организация представляет собой систему официальных ролей, в то время как неформальная организация, наоборот, система ролей неофициальных. Эти системы очень сильно влияют друг на друга. Результатом такого влияния можно считать создание коммуникативных сетей, обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков.
Внутрикоммуникативные сети бывают централизованные и децентрализованные. Централизованные – все потоки замыкаются на руководителе. Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию. Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная» и «полная» сети обеспечивают общение участников коммуникативного процесса непосредственно друг с другом. Они эффективны в случае, если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов решения.
Психологическая структура внутренних коммуникаций. Среди неформальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного процесса. Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является очень важным фактором, обеспечивающим необходимые потоки информации.
Глава 3. Разновидности коммуникаций в организации
Выделяют вертикальные и интерактивные коммуникации. Вертикальный вид обмена информацией составляет важную часть коммуникационного процесса у руководителя. Составляющие вертикальных коммуникаций следующие:
-прояснение задач и приоритетов;
-обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач;
-обсуждение проблем эффективности работы;
-достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;
-совершенствование и развитие способностей у подчиненных;
-сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;
-оповещение подчиненных о грядущих изменениях;
-получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Интерактивные коммуникации в организациях возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению. Они обеспечивают человеку нужную социальную поддержку.
Как и другие типы организационных коммуникаций, интерактивный процесс имеет множество поведенческих следствий. Скорей всего, психологически человеку удобнее обратиться за поддержкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а не выше или нижестоящим. Если поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач, то интерактивные коммуникации оказывают положительное влияние. Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия, содержание происходящих между ними коммуникаций может принять отрицательные формы. Кроме того, интерактивные коммуникации между работниками одного уровня могут осуществляться в ущерб вертикальным коммуникациям. Работники, которые успешно общаются между собой на одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, могут оказаться абсолютно несостоятельными в ситуации с нисходящими или восходящими коммуникациями.
Исследователями обобщены и выделены четыре наиболее важные цели интерактивных коммуникаций:
- координация заданий;
- решение проблем;
- обмен информацией;
- разрешение конфликта.
На развитие интерактивных коммуникаций оказывают существенное влияние новейшие технологии – использование компьютеров, телефонов и телевидения. Конечно, члены организации могут общаться между собой через компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом.
Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер.
Достижение современных информационных технологий – управленческие информационные системы; их задача – это оптимизация процессов генерации, обработки и передачи информации. Данные системы включают в себя компьютеры, их программное обеспечение, обрабатываемые данные, основной персонал и пользователей.
Многие организации используют новые информационные технологии для совершенствования процесса внутренних коммуникаций. Примером может служить практика применения внутриорганизационных видеоконференций, создание страниц Интернета, доступных всем сотрудникам, формирование адресной сети электронной почты.
Современная система персональных телекоммуникационных услуг использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать данные, графические изображения и видеоматериалы.
Современные телекоммуникационные технологии доступны многим современным организациям: определители номера телефонного абонента, электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные доски объявлений.
Самым главным в межличностных коммуникациях является передача информации от одного лица к другому. В процессе межличностной коммуникации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи:
- намерение;
- конкретность;
- описательность;
- полезность;
- своевременность;
- готовность;
- ясность;
- достоверность.
Процесс межличностного общения можно охарактеризовать множеством составляющих, например доверие, ожидания, статус, совместимость. Межличностные коммуникации можно рассматривать как нисходящие, восходящие и интерактивные процессы.
Нисходящие коммуникации следует представлять скорее как установление межличностных связей.
В литературе встречается описание пяти основных целей коммуникаций в организации, направленных сверху вниз: постановка конкретных задач по выполнению работы; обеспечение информацией о принятых в данной организации процедурах и практике; обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работы; информирование подчиненных о качестве их работы; предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.
Нисходящие коммуникации осуществляются с помощью разнообразных письменных и устных средств.
Подобные нисходящие коммуникации способствуют созданию авторитарной системы в организации, вследствие чего сотрудники не до конца понимают смысл выполняемого задания, его идейной связи с общими целями организации.
Самая большая проблема заключается в том, что при передаче информации не уделяется должного внимания ее получателю. Существуют следующие закономерности воздействия нисходящего потока информации на получателя:
- интерпретируя информацию, человек следует по пути наименьшего сопротивления;
- человек более открыт для сообщений, которые сходятся с имеющимся у него представлениям, идеалам и ценностям;
- сообщения, которые противоречат ценностным установкам человека, вызывают у него больше негативного восприятия, чем сообщения, противоречащие рациональной логике;
- поскольку человек испытывает постоянное желание удовлетворить свои потребности, сообщения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые этому противоречат;
- когда человек видит изменения в окружающей среде, он более открыт по отношению к поступающим сообщениям;