Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникации в организации).pdf
Добавлен: 30.06.2023
Просмотров: 92
Скачиваний: 3
- на коммуникацию оказывает влияние ситуация в целом; сообщение, которое может показаться сообразным в одной ситуации, в другой может представиться несообразным.
Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как правильно передавать информацию по нисходящим коммуникациям и как адекватно реагировать на нее.
Восходящие коммуникации практически лишены директивности. Необходимым условием эффективных восходящих коммуникаций является свободный подход, вовлекающий сотрудников в процесс управления и наделяющий их полномочиями.
Коммуникации, идущие снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях.
Таким путем руководство узнает о проблемах внутри организации и предлагает возможные варианты для исправления положения дел. В организации процесса восходящих коммуникаций в XX в. появилась управленческая инновация – использование потенциала групп рабочих, которые регулярно, собираются для обсуждения или решения проблем производства или обслуживания потребителей. Обмен информации снизу вверх происходит чаще всего в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
Для повышения эффективности восходящих коммуникаций используют следующие методы:
- Процедура обжалования;
- политика открытых дверей;
- консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работниками, увольняющимися из организации;
- партисипативные методы;
- использование приемов активного слушания.
В целом информация, которая передается по восходящим коммуникациям, может быть разделена на две группы:
1) информация, которая имеет технический характер и касается производственной деятельности
2) личная информация о мыслях, установках, деятельности; обычно она отражается в том, что говорят работники своему руководителю.
Современные инновационные организации стремятся использовать в своей политике и практике восходящие коммуникации.
Искажение информации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. По этому каналу связи информация передается существенно быстрее, чем по каналам формального сообщения. Слухам присуждается репутация неточной информации. Однако информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, по большей части оказывается точной, а ненеточной. Согласно исследованиям, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой организации. Но уровень точности существенноснижается, если речь идет о личной или эмоционально окрашенной информации.
По каналам распространения слухов обычно передается информация о предстоящем увольнениисотрудников; о новых мерах дисциплинарных наказаний за опоздания; о структурных изменениях в организации; о грядущих перемещениях и повышениях; подробно излагается спор руководителей на совещании.
Благодаря обратной связи, даже при имеющихся неточностях, коммуникация превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику.
Глава 4. Коммуникативные процессы
В этой главе я хочу описать коммуникативный процесс, а именно производство, мультипликацию, распространение, приём, распознавание, использование информации.
Известные специалисты ведущих научно-исследовательских центров США полагают, что ученые «в исследованиях не учитывают более адекватно изменяющиеся во времени аспекты процесса коммуникации» по следующим причинам:
1. Мы не располагаем концепциями и теоретическими положениями, которые действительно ориентировались бы на рассмотрение коммуникации как процесса.
2. Сбор данных для построения временных рядов требует весомых затрат за исключением того случая, когда исследователь полагается на воспоминания обследуемых лиц.
3. Повторный сбор данных во времени влечет за собой трудности и проблемы, связанные с повышением отрицательной реакции респондента к новому опросу, так как исследование является процессом коммуникации между респондентом и исследователем.
4. Исследователи коммуникации очень часто ограничены в сроках получения итогового результата в силу требований заказчиков, ограниченности фондов, стремления написать диссертации и других факторов, серьезно препятствующих проведению длительных исследований.
Коммуникативный процесс — это взаимодействие между различными субъектами коммуникации, при котором осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс подразумевает под собой динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии участников коммуникации. Процесс обмена информацией начинается с ее формирования. Например, чтобы подготовить рекламное сообщение о каком-либо товаре или услуге, адресованное целевой аудитории, необходимо сконструировать образ, значительно и выгодно отличающийся от аналогов. После рекламную концепцию нужно воплотить до включения обладателя в процесс потребления. Исходя из этого, информация, предназначенная для использования в коммуникативном процессе между продавцом и покупателем, должна включать в себя как очевидные сведения, так и символические, которые придают вещисоциальную ценность.
Способ передачи информации определяется целью коммуникации, слаженностью каналов и наличием общих сторон коммуникации знаковой системы. Язык общения характеризуется жанрами устной и письменной форм речи, которые должны быть сформированы для каждого канала коммуникации. Стандартизация коммуникации исполняется исходя из стандартов стиля и механизма передачи информации. Для передачи смысловой и оценочной информации отбираются нужные вербальные и невербальные средства.
Предаваемая информация должна адекватно восприниматься получателем. Для этого кодирование и декодирование замыкает единую цепь. В том случае, когда коммуникация осуществляется с помощью технических средств, обеспечивается кодирование и декодирование информации по разным каналам средств массовой коммуникации.
Коммуникативные факторы, как выбор языкового кода, так и нормы их использования, и способы актуализации частных коммуникативных функций образуют коммуникативную установку.
Языковый код выбирается, исходя из объема, частотности, существующих коммуникативных средств и каналов коммуникации. На выбор языкового кода ещё влияют тематика, жанр публикаций, тип радио или телепередач. Выбор кода устанавливается реально функционирующими в прессе, радио и телевидении видами языков. Свой языковый код подбирается для людей соответствующего образовательного и культурного уровня. В национальных регионах законом предписывается необходимость использования языка коренного населения в средствах массовой информации, в образовательных и научных государственных учреждениях.
Если передача информации в прямой устной межличностной коммуникации происходит часто бессознательно и слабо поддается фиксации, то коммуникации с помощью технических средств, с точностью наоборот, гораздо проще регистрируются и осуществляются посредством любого источника информации.
Кодирование и декодирование в коммуникативных системах исполняется с целью исключения перехвата информации, доставки ее требуемому адресату. В технических системах эта процедура становится соединительной для приведения информации в форму, подходящей для дальнейшей обработки, а при ее приеме – для преобразования в понятный для получателя вид.
Получатель информации должен уметь:
- быстро выделить тематику информации по ключевым словам;
- грамотно интерпретировать начало сообщения и предвидеть его формирование;
- сохранять смысл сообщения, несмотря на неточности пропущенные элементы;
- правильно определить смысл высказывания.
Эти умения соотносятся с системой кодирования-декодирования, обеспечивающей коммуникацию.
Речевое сообщение имеет структуру, включающую в себя вводную, основную части и заключение. Внутренняя структура речи отображает соотношение частей речи между собой, части и целого, динамику сообщения.
При подготовке информации нужно обязательноучитывать требования, предъявляемые к радио и телепрограммам. Радиопередачи строго разделены на три части: вступление; основная часть; заключение. Лучше откладывается в памяти начало и конец информации, а трехкратный повтор даст максимальное усвоение.
Распространенной формой коммуникативного процесса является диалог. Речь человека для удобного восприятия должны быть в форме коротких высказываний, прямым порядком слов, не иметь сложную грамматическую структуру.
Также требования предъявляются и к произношению, если информация передается по радио или телеканалу: интонация, темп речи, соблюдение правил русского языка.
Было бы ошибкой употреблять в речи неблагозвучные и редко употребляемые слова, допускать тавтологию, длительные паузы, использовать так называемые слова-паразиты.
Часто в коммуникационном процессе можно заметить использование обращения к происходящим общественным событиям, к фактам социальной значимости. Здесь используется не только актуальная информация, но и ценностная ориентация на участника коммуникации.
Активизации коммуникативных процессов способствует реализация и другие функции коммуникации: апеллятивные, побудительные, регулирующие, волеизъявительные, ритуальные, перформативные, функции самопрезентации. На формирование коммуникативных норм и правил передачи информации влияет специфика выбранного канала коммуникации.
Таким образом, использование разных приемов поддержания коммуникативного процесса и факторов, способствующих воздействию средств массовой коммуникации на индивидов и социальные группы, позволяет участнику коммуникации направлять процесс обмена информации в нужное русло и добиваться поставленных им целей.
Директор Института коммуникативных исследований Лидского университета Филипп Тейлор рассматривает коммуникативный процесс передачи идеи или мнения с особыми целями как пропаганду. При этом коммуникация направлена на то, чтобы служить интересам коммуникатора.
Среди элементов цепи коммуникации – кодирование, передача сигнала,канал, приём и декодирование, обратная связь, помехи и барьеры.
Кодирование определяет задачу преобразования сигнала в форму, которая обеспечит оптимальную передачу сигнала по выбранному каналу коммуникации. Форма сигнала в виде набора символов определяется в зависимости от специфики коммуникативной системы, включающей все отмеченные элементы коммуникации.
Канал является промежуточным механизмом от коммуникатора к реципиенту. Это обращение, с помощью которого рекламодатель общается с потребителем рекламы.
Передача сигнала происходит через канал коммуникации. Вид сигнала зависит от типа осуществляемой коммуникации и используемого канала.
Прием и декодирование сигнала. Каждый реципиент может полноценно функционировать в системе коммуникации, если может понять то, что ему передают. Если каналом коммуникации является звук, то поняв систему звуковых символов, составляющих понятные слова и предложения, можно наладить речевую коммуникацию. При передаче сигналов в виде азбуки Морзе реципиент должен принимать радиосигнал, состоящий из комбинаций коротких и длинных сигналов и расшифровывать их путем распознавания набора символов, заключенных между паузами. Дешифровку и преобразование сигнала в первоначальную форму, которую они имели до шифрования, выполняют специальные устройства, которые называются декодерами. Наиболее важным фактором, нарушающим«общность» в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Более эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации единообразны. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Эту проблему называют энтропией, то есть тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция появляется в том случае, когда сотрудники организации имеют неодинаковый опыт, используемую лексику, знания, интересы, в результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций.
При передаче сигналов на его пути возникают помехи. При диалоге людей различной национальности возникает языковый барьер, а при прохождении радиосигнала – радиопомехи. В коммуникациях между руководителем и подчиненным в качестве помех и барьеров служат статусные различия или желание слышать только то, что хочется услышать. В беседе помехой могут быть и отвлечения, и неправильноетолкование полученной информации реципиентом.
Все помехи и барьеры портят передаваемый сигнал, поэтому коммуникатор должен убедиться в том, правильно ли понята реципиентом информация. Для этого в систему коммуникации включается канал обратной связи. В разговоре в качестве канала обратной связи может быть, например, вопрос реципиенту на тему услышанного. В коммуникациях радиотелеграфистов с помощью азбуки Морзе — это подтверждение получения всего объема сообщений. С помощью обратной связи коммуникатор может понять, насколько эффективно осуществляется коммуникация.