Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникаций в АО «АВТОАГРЕГАТ»).pdf

Глава 2. Анализ коммуникаций В АО «АВТОАГРЕГАТ»

2.1. Особенности системы внешних коммуникаций на предприятии

АО «Автоагрегат» относится к автомобильной промышленности, которая занимает важное место в экономике России и осуществляет следующие виды деятельности:

• производство фильтров и фильтрующих элементов для грузовых легковых автомобилей, тракторов, сельскохозяйственных машин, газокомпрессорных станции и других устройств, где необходима очистка используемых средств от механических и иных загрязнении;
• строительные, монтажные, пуско-наладочные, отделочные работы.
• осуществляет производство товаров народного потребления; производство продукции производственного назначения;
• организует торговлю и предпродажные подготовки авто- и мототехники и номерных узлов, агрегатов.

Коммуникационная структура компании представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Коммуникационная структура представлена на рис. 2. Внешние коммуникации распространяются за рамки компании, то есть коммуникатор или получатель сообщения находится за пределами структуры. Внешние объекты коммуникаций представлены на рис. 3. Коммуникационная политика компании строится на следующих принципах:

• достоверность - каждый, кто выступает от имени компании, должен распространять достоверную информацию, которая может быть подтверждена;
• открытость. Поддерживая коммуникации, компания демонстрирует свою общественную значимость и ответственность. Отказ вступать в коммуникацию может быть продиктован только требованиями конфиденциальности;
• динамичность. Коммуникации способствует развитию компании (темпам деловой и экономической активности, потребительскому спросу).

Факторы внешней среды

Демографические, экономические, природные, научно-технические, политические, культурные

Входная информация

Информация

производственной сферы

Потребители

Товары

Каналы сбыта

Конкуренты

Реклама

Менеджер по логистике

Менеджер по маркетингу

Менеджер по продажам

Финансовый менеджер

Менеджер по новым разработкам

Потребители

Товары

Каналы сбыта

Конкуренты

Реклама

Исходящая информация

Снабжение

Разработка новой продукции

Продажи

Производство продукции

Рисунок 2. Коммуникационная структура организации

Виды коммуникационных каналов, способы передачи информации и ее содержание по объектам внешних коммуникаций представлены в Приложении 1. Представленная в Приложении 1 информация, позволяет сделать вывод, что компания представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации. АО «Автоагрегат» в своей стратегии ориентировано на достижение результата за счет прямых контактов с представителями власти, широкой общественностью.

СМИ, рекламные издания

Профессиональное сообщество

Органы власти

Общественность

АО «Автоагрегат»

Покупатели (оптовые торговые компании)

Поставщики

Фискальные

органы

Финансовые посредники (коммерческие банки, страховые организации, лизинговые компании)

Конечные потребители

Конкуренты

Рисунок 3. Внешние объекты коммуникаций компании

Коммуникационная стратегия направлена не только на обеспечение производственно-финансовой деятельности, но и формирование определенной мифологии относительно АО «Автоагрегат» и его социальной миссии. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию имиджа.

Основные принципы в этом отношении отражены в миссии и цели компании: «Мы помогаем нашему клиенту обеспечить надежную эксплуатацию и сохранить идеальное состояние автомобиля, даря клиенту чувство безопасности и комфорта». Четкость позиционирования в информационном поле позволяет выстроить цельную систему взаимоотношений и взаимодействия по линии: Компания – Власть – СМИ – Общественность.

Коммуникационную политику АО «Автоагрегат» в сфере внешних коммуникаций можно определить как проактивную, то есть предусматривающую организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию стабильной финансово-экономической деятельности АО «Автоагрегат».

Потоки информации из внешней среды разнородны по структуре и разнонаправлены, то есть, предназначены в основном руководством компании. Потоки информации из внутренней среды компании во внешнюю среду однородны по структуре и разнонаправлены, то есть, предназначены конкретным субъектам внешней среды.

Схема движения информационных потоков в АО «Автоагрегат» представлена на рис. 4.

Информационные потоки организуются в АО «Автоагрегат» с учетом следующих требований: во-первых, минимизируются маршруты информационных потоков; во-вторых, исключается дублирование потоков; в-третьих, информационные потоки организованы исходя из существующих информационных потребностей компании, и характеризуются адресностью (указанием получателя информации, ответственного за ее сбор, обработку, передачу, хранение, то есть всех участвующих в продвижении информации, и их задач), регламентом передачи информации, содержанием и объемом передаваемой информации.

Рассмотрим более подробно коммуникации с покупателями. Основными потребителями продукции предприятия являются такие предприятия, как АО «КАМАЗ», АО «АвтоВАЗ», АО «Автомобильный завод «Урал» – город Миасс, АО ПО «Алтайский моторный завод»г. Барнаул, ООО «Комбайновый завод «Ростсельмаш» г.Ростов-на-Дону, АО «Красноярский комбайновый завод» г.Красноярск, Волгоградский тракторный завод, АО «Промтрактор» г.Чебоксары, АМО ЗИЛ г.Москва, АО ГАЗ г. Нижний Новгород, Волгоградский моторный завод, ОА «БелавтоМАЗ» г. Минск, Владимирский тракторный завод, Челябинский завод им. Колющенко, «Барнаултрансмаш» и другие автомобильные и тракторные заводы, технические центры сервиса перечисленных предприятий.

МАКРОСРЕДА

Государственная, институционная, правовая, законодательная, нормативная, экономическая информация, определяющая стратегию компании

МИКРОСРЕДА

Конкретизированная информация от участников рынка, технологическая, организационная (спрос-предложение, условия поставок, договоров)

ВНЕШНЯЯ СРЕДА

Отчетная информация

(информация – ответ на изменение среды)

Информационное поле АО «Автоагрегат»

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА

Подразделения и отделы организации

Информация о ресурсных возможностях компании: об имуществе, товаре, персонале, финансах

Организационно-управленческая информация (текущая и оперативная): планы, отчеты, приказы и пр.

Фильтрация информации о предприятии и отбор необходимой для воздействия на внешнюю среду

Отчеты, соглашения о намерениях, договоры

Рисунок 4. Схема движения информационных потоков

АО «Автоагрегат»

С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

Схема коммуникаций представлена на рис. 5.

Покупатели (оптовые фирмы)

Договоры

Картотека оптовых покупателей

Статистика о потерянных оптовых покупателях

Рейтинг оптовых покупателей по объемы выручки

База данных по отгрузке товара

Работники отдела продаж

Отчет о расчетах с оптовыми покупателями

Отчет о предоставленных скидках

Отчет об эффективности системы скидок

Отчет о расходах на скидки

Менеджер по продажам

Ведущий менеджер

Работники отдела маркетинга

Рисунок 5. Схема формирования информации о работе

с оптовыми покупателями

Потоки, формируемые в процессе коммуникаций с оптовыми покупателями, позволяют оперативно получать информацию о состоянии отгрузки продукции, расчетов за нее. Кроме того, она данная информация имеет важное значение в целях планирования производства, выручки и прибыли. Рейтинг оптовых покупателей необходим для планирования системы скидок. При этом планируемые и фактические суммы скидок, предоставляемых клиентам АО «Автоагрегат», могут существенно различаться, так как достоверно предсказать покупательную активность невозможно. Отчет о потерянных оптовых покупателях несет косвенную информацию о качестве работы сотрудников отдела сбыта, служит индикатором товарной, ценовой, сбытовой политики компании. В целях контроля объемов продаж, а также оперативного прогнозирования степени выполнения плана, формируется ежедневный отчет о расчетах с покупателями и предоставленных скидках.

После обработки и обобщения данных первичных документов, работники отдела продаж формируют отчеты на определенную дату. Ответственность за ведение картотеки и базы данных, а также составление отчетов возложена на менеджера по продажам, который, в свою очередь, передает отчеты ведущему менеджеру.

Рекомендации по проведению акций для покупателей исходят, главным образом, от работников отдела маркетинга. Данная информация оценивается работниками отдела продаж и сотрудниками экономического отдела. На основании информации о предоставленных скидках, исходящей от работников отдела продаж, работники отдела маркетинга проводят расчеты эффективности и результативность расходования средств АО «Автоагрегат» на предоставление скидок покупателям.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций АО «Автоагрегат» позволяет сделать вывод об их эффективности.

2.2. Исследование внутренних коммуникаций в организации

Рассмотрим внутренние коммуникации в АО «Автоагрегат». Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. В данном случае и коммуникатор, и получатель сообщения находятся внутри организационной структуры. Организационная структура компании представлена в Приложении 2. Система управления является линейно-функциональной. Генеральный менеджер передает часть своих полномочий менеджерам по направлениям. Такие полномочия могут передаваться и менеджерами по направлениям своим подчиненным. Функциональное управление позволяет рассредоточить административно-управленческую работу и поручить ее наиболее квалифицированным кадрам. Недостатком данной системы является необходимость сложных согласований между управленческими органами при подготовке почти каждого документа, которому придается большое значение. Это снижает оперативность работы, удлиняет сроки прохождения документации и сроки принятия решений. Нередко отмечаются противоречия в формулировках и неоднозначность подхода к выполнению отдельных заданий, несоответствие содержания одних распоряжений другим. Однако на крупных предприятиях отказаться от применения функциональной формы управления невозможно.

Для целей управления и стратегического планирования информация, используемая внутри компании однородна для уровней управления (руководители, специалисты, исполнители) и специализации рабочих мест (экономист, менеджер, бухгалтер). Внутренняя коммуникационная структура АО «Автоагрегат» является многоканальной. Так, финансовая служба связана со всеми другими подразделениями компании; отделы продаж связаны со службой логистики, финансовой службой, отделом маркетинга. Практически всегда запросы идут напрямую, минуя промежуточные звенья. Достоинством такой коммуникационной структуры является оперативность и низкий риск потери или искажения информации в процессе прохождения коммуникационного канала. Кроме того, прослеживается логическая цепочка передачи полученной и передаваемой информации; стадии производственного процесса взаимоувязаны и последовательны.