Файл: Коммуникации в организациях (Понятие коммуникации и ее роль в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Существует мнение, что коммуникации играют главную роль для достижения успеха любой организации, а также представляют собой одну из основных проблем менеджмента. Вполне очевидно, что самыми лучшими руководителями считаются те, кто эффективен в коммуникациях. Умение грамотно выстроить коммуникацию, тем самым заинтересовав клиента – один из самых важных навыков для менеджера, т.к. зачастую он выполняет функцию главного лица компании.

Коммуникации имеют большое значение как в небольших фирмах, так и в крупных компаниях. Эффективность коммуникаций влияет не только на положение компании на рынке и на ее финансовые показатели, но и на благополучие всей страны в целом.

На практике видно, что эффективность коммуникаций зависит в первую очередь от психологического настроя коллектива. В тех компаниях, где руководитель жесткий, не хочет идти на уступки и методы его работы можно назвать авторитарными, наблюдется нервозность и разрозненность коллектива, что напрямую влияет на производительность труда, появляется высокая текучесть персонала, пропадает желание работать и добиваться хороших результатов, появляются склоки и разногласия внутри сотрудников. Все эти факты обычно приводят к потере высоких позиций на рынке, а иногда даже банкротству.

Если же руководство напротив организовывает собрания в коллективе, обсуждает текущие вопросы, старается предоставить возможность развития каждому из сотрудников отдела, всячески поощряет, способно выслушать точку зрения каждого, то люди начинают осознавать свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации.

Безусловно, данные вопросы уже не раз обсуждались многими менеджерами как российскими, так и зарубежными. Но следующие вопросы до сих пор носят актуальный характер: что такое эффективная коммуникация? Какими же все-таки навыками нужно обладать, чтобы правильно управлять коммуникативными процессами?

Актуальность данной курсовой работы не вызывает сомнений, она обусловлена широким распространением организаций в современном мире, которые отличаются между собой наличием разных видов коммуникаций, напрямую влияющих на своевременное и качественное исполнение процессов внутри этих организаций. 

Целью данной работы является выяснение степени зависимости эффективности работы предприятия от выбора правильного типа коммуникации.

Исходя из цели, поставлены следующие задачи:

- определить цели коммуникации в системе управления;

- выявить типы коммуникации;

- дать определение коммуникационному процессу и обозначить его этапы;

- предоставить краткую характеристику об организации ООО ТПК «Веренд»;

- провести анализ деятельности ООО ТПК «Веренд»;

- проанализировать коммуникационную составляющую в ООО ТПК «Веренд»;

- внести предложения по совершенствованию коммуникации в  ООО ТПК «Веренд».

Объектом исследования является ООО ТПК «Веренд».

Предмет исследования: коммуникация, связи между ее элементами и влияние на работу организации.

В ходе работы применялись сравнительный и сопоставительный методы исследования.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

Во введении обозначены основные цели и задачи исследования, определены предмет и объект, названы методы анализа и актуальность курсовой работы.

Первая глава «Теоретические основы коммуникаций в системе управления» посвящена рассмотрению типов коммуникации, определению ее роли в системе управления, а также обозначению коммуникационного процесса. Во второй главе «Анализ коммуникаций в организации ООО ТПК «Веренд» предоставлена краткая характеристика организации, проводится анализ ее деятельности и определяется вид коммуникации.

В третьей главе «Предложения по совершенствованию коммуникации в ООО ТПК «Веренд» проводится анализ коммуникаций в организации, рассматриваются сильные и слабые стороны предприятия исходя из типа коммуникации, приводятся рекомендации. 

После каждой главы следует вывод, в заключении подводится итог данного исследования. 

Список использованной литературы состоит из 15 источников.

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций в системе управления

1.1. Понятие коммуникации и ее роль в организации

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов [4].

Другими словами, коммуникация - передача сообщения, целью которого является оказание влияния на собеседника, при этом учитывая его восприятие, взгляды и ценности. К коммуникациям можно отнести деловую переписку, переговоры, межличностную, межгрупповую, публичную, массовую и политическую коммуникацию.

Очевидно, что многие люди утверждают, что понятия "коммуникация" и "общение" – обозначают одно и то же, хотя между ними есть существенная разница. Если речь идет о каких-то обыденных и бытовых темах – это общение, если о профессиональных - коммуникация. Стоит отметить, что если общение не преследует за собой никаких целей, то с помощью коммуникации человек хочет оказать влияние на собеседника.

Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не смогут работать вместе [5]. Рассмотрим цели коммуникаций в организации:

- обеспечение обмена информацией между субъектами и объектами управления;

- улучшение процесса взаимодействия во время обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

Как видно, информация занимает главную роль в коммуникационном процессе.

Информация— это совокупность каких-либо сведений, данных, передаваемых устно (в форме речи), письменно (в виде текста, таблиц, рисунков, чертежей, схем, условных обозначений) либо другим способом (например, с помощью звуковых или световых сигналов, электрических и нервных импульсов, перепадов давления или температуры и т. д.). Информацию, которая используется в рамках коммуникационного процесса в организации, можно разделить на:

• базовую, существует независимо от управленческих задач;

- текущую, специально собираемую для управленческой задачи.

Безусловно, рабочий процесс состоит в основном из текущей информации.

Межличностные коммуникации в системе управления делятся на:

- официальные (формальные), которые определены регламентами и инструкциями каждого предприятия;

- неформальные, которые осуществляются исходя из личных отношений между сотрудниками. Например, информация о повышениях и сокращениях, нововведениях и изменениях в структуре компании, о разговорах и планах руководителей на будущее.

Формальные коммуникации бывают:

- вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

- горизонтальные, между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Межличностные коммуникации делят на следующие типы:

- вербальные (словесные);

- невербальные, осуществляют обмен информацией без применения слов (жесты, интонация голоса, мимика и т.д.).

Все типы коммуникаций представлены в таблице 1.1.1.1:

Ключевую роль в организации может сыграть межличностная коммуникация – трансляция информации от одного лица к другому. В этом типе коммуникации важное значение имеет обратная связь, что позволяет коммуникации называться двусторонней.

Согласно исследованиям, можно выделить 8 основных характеристик обратной связи:

1. Намерение. Обратная связь не должна принимать сторону личных оскорблений.

2. Конкретность. Получателю должна предоставляться конкретная информация, чтобы у человека сложилось четкое понимание того или иного вопроса.

3. Описательность. Информация должна носить описательный характер и включать в себя сведения о деятельности человека.

4. Полезность. Информация должна использоваться для улучшения своей деятельности.

5. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться оперативно, так у работника появляется возможность лучше понять, что он должен сделать.

6. Готовность. Работники должны быть готовы поддерживать обратную связь, иначе она не будет эффективной.

7. Ясность. Не только подчиненный должен понимать руководителя, но и руководитель должен сделать все для этого возможное.

8. Достоверность. Если руководитель предоставляет неверную информацию, то подчиненный вынужден полагать, что к его суждениям и к нему самому относятся несправедливо.

Подводя итог, можно утверждать, что коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация. В связи с этим, одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием [14].

1.2. Элементы и задачи коммуникационного процесса

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми, целью которого является передача и донесение информации до получателя.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

2. Сообщение – собственно информация, закодированная в символы.

3. Канал – средство передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует [13].

Рис.1.1.2.1 Процесс передачи информации.

Приведем пример:

Генеральный директор решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на встрече. В данном случае, получается что:

- генеральный директор - отправитель, инициатор данной коммуникации;

сообщение – улучшение качества обслуживания;

- канал – деловая встреча;

- получатели - менеджеры магазинов.

Основная проблема заключается в том, что часто сообщение отправителя неверно понимается получателем, иногда это связано с неправильным выбором канала передачи данных, вследствие чего обмен информацией становится неэффективным. Согласно исследованиям в области управления, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся.

При обмене информацией обе стороны играют важную роль. Обмен информацией можно назвать состоявшимся и эффективным только тогда, когда отправитель корректно ее излагает, а получатель способен ее воспринять. Чтобы так произошло, необходимо уделять пристальное внимание всем элементам и этапам коммуникационного процесса.

Этапы коммуникационного процесса таковы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.