Файл: Коммуникации в организациях (Понятие коммуникации и ее роль в организации).pdf

Рис.1.1.2.2 Этапы коммуникационного процесса.

Для успешной коммуникации необходимо проанализировать вышеперечисленные этапы. Первый этап - это формирование идеи. Отправитель определяет, какая информация послужит предметом обмена. К сожалению, иногда весь процесс обмена информацией завершается на первом этапе, т.к. отправитель не уделяет должного внимания на обдумывание.

Второй этап - кодирование и выбор канала. Чтобы задуманная идея превратилась в сообщение¸ отправителю нужно ее зашифровать с помощью символов, используя слова, интонационную составляющую и язык тела. К некоторым общеизвестным каналам можно отнести электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Третьим этапом является передача сообщения, где необходимо донести до собеседника свою идею, сделать так, чтобы информация была ему доступна и понятна.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Зачастую по ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Поскольку в нашей курсовой работе речь идет об организационных коммуникациях, приведем классификацию основных препятствий при их реализации: искажение сообщений, информационная перегрузка руководителя; несовершенная структура управления и техника коммуникации. Все это мешает одному из участников обмена информацией в полной мере донести до другого, а другому - соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отразится на качестве управленческих решений.

Стоит отметить, что определенные помехи есть всегда, и некоторое искажение смысла происходит на каждом этапе процесса коммуникации. Обычно нам удается преодолеть помехи и передать сообщение. Но если помехи очень сильны, это непременно приведет к сильному искажению смысла и может полностью блокировать попытку информационного обмена. С точки зрения менеджмента, это может привести к снижению степени вероятности достижения целей, зависящих от этих коммуникаций [10].

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

Выводы по главе 1

Любая современная организация хочет добиться успехов на рынке, иметь внушительное количество клиентов, развиваться и совершенствоваться. Для достижения всех этих целей и успешного функционирования фирмы на протяжении долгого времени, организация должна быть как эффективной, так и результативной. 

Чтобы так произошло, нужно стараться избегать искажений и помех в коммуникационном процессе в цепочке из его 4 элементов: отправитель – сообщение – канал – получатель. Главная цель коммуникации - не просто передать сообщение/информацию, но и оказать влияние на собеседника, при этом учитывая его восприятие, взгляды и ценности.

Как выяснилось, коммуникация различается по форме (устная, письменная и т.д), виду (вертикальная-горизонтальная, формальная-неформальная) и средствам коммуникации (документы, речь и т.д). Перед ней стоят следующие задачи: добиться обмена информацией между субъектами и объектами управления, улучшить процесс взаимодействия во время обмена информацией и создать информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий. Коммуникации в организации осуществляют трансляцию информации всем уровням персонала, именно поэтому они имеют такую большую значимость.

Глава 2. Анализ коммуникаций в организации ООО ТПК «Веренд»

2.1 Краткая характеристика организации ООО ТПК «Веренд»

Объектом исследования было выбрано общество с ограниченной ответственностью торгово-производственная компания «Веренд». Предприятие находится по адресу: город Москва, 1-й дорожный проезд, домовладение 9 [15].

ООО ТПК «Веренд» - организованно несколькими лицами, уставной капитал которой разделен на доли, размер которых определен учредительными документами.

Торгово-производственная компания начала свою работу 20 лет назад.

В сферу ее деятельности компании входит:

 - Производство жалюзи, карнизов, ворот, защитных рольставней,

 - Производство прочей продукции, не включенной в другие группировки,

 - Розничная торговля мебелью и товарами для дома,
 - Производство прочей мебели,

 - Оптовая торговля прочими непродовольственными потребительскими товарами,

 - Розничная торговля по заказам.

Клиентами ООО ТПК «Веренд» являются многие юридические и физические лица.

Фирма «Веренд», как организация является обществом с ограниченной ответственностью (ООО), характерными признаками которой можно назвать  деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества.

Высшим органом управления общества является собрание Участников. Общество раз в год проводит годовое собрание Участников независимо от других собраний. Собрание созывается генеральным директором общества, ревизионной комиссией или по требованию не менее 2 участников. Собрание избирает из числа участников ревизионную комиссию для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества.  Собрание Участников может в случае необходимости простым большинством голосов увеличить или уменьшить уставный капитал.

Общество прекращается (ликвидируется):

- по решению Собрания Участников;

- по решению суда, в случае неплатежеспособности или нарушения обществом действующего законодательства.

Общество создавалось в целях:

 - занять новые рынки, привлечь новых клиентов,

 - укрепить конкурентную позицию на рынке,

 - расширить перечень реализуемых товаров,

 - удовлетворить общественные потребности в его продукции и услугах.

Цель ООО ТПК «Веренд» состоит в предоставлении качественных услуг по производству различных товаров для дома и технических помещений.

Таблица 2.1.1

Основные финансово-экономические показатели ООО ТПК «Веренд» за 12 месяцев 2016-2017 гг.

Результаты, показанные в таблице 2.2.1 свидетельствуют о том, что ООО ТПК «Веренд» является достаточно стабильным и развивающимся предприятием, поскольку наблюдается не только рост производительности, но и рост валового дохода и прибыли.

В целом, по показателям, надо сказать, что в 2017 г. все данные больше, чем в 2016 году, в результате была получена самая крупная прибыль за рассматриваемый период, таким образом мы получаем положительный результат деятельности за период 2016 – 2017 годов.

Все большее количество предприятий и организаций обслуживает сейчас «Веренд» – это частные, муниципальные и другие организации, а также частые лица. В соответствии с этим и определяется его цель - содействовать экономическому развитию и благосостоянию предприятий и организаций, обслуживаемых ООО «Веренд», путем предоставления им качественных и надежных услуг, в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным стандартам.

2.2 Коммуникационный процесс в управлении организацией ООО ТПК «Веренд»

Как мы уже говорили ранее, процесс коммуникации напрямую влияет на работу компании в целом, а также на слаженность коллектива и его желание работать на благо организации. Ниже приведена таблица, отражающая ситуацию с кадровыми перестановками за последние 2 года:

Таблица 2.2.1. Анализ текучести кадров в ООО ТПК «Веренд»

Из таблицы видно, что на предприятии в 2016 г. коэффициент текучести кадров составил 100, 02%, что является положительным для компании. В 2017 году, напротив, ситуация резко ухудшилась и много людей предпочли сменить место работы.

В работе с персоналом и регулировании деятельности работников сотрудникам кадровой службы помогают следующие документы:

1. Трудовой регламент, в котором отражена такая информация, как: часы работы, продолжительность рабочей недели, длительность отпусков, время перерывов и выходные дни; порядок приема и увольнения работников; систему поощрений и наказаний; основные права и обязанности работников.

2. Должностные инструкции специалистов, где прописаны основные права и обязанности сотрудников, а также ответственность, которую они несут в соответствии с занимаемой должностью, и условия работы.

3. Личные карточки сотрудников, которые включают в себя информации о сотрудниках: образование; опыт и стаж работы; наличие сертификатов; дату и сроки отпуска; социальные льготы, награды, поощрения.

Данные документы повышают продуктивность отдела по работе с персоналом, а также позволяют руководителю организации улучшать ситуацию в управлении кадрами.

Управление ООО ТПК «Веренд» осуществляется на базе линейной организационной структуры. Для дальнейшего исследования, обратимся к организационной структуре ООО ТПК «Веренд»:

Таблица 2.2.2  Функции и обязанности сотрудников ООО «Веренд»