Файл: Коммуникации в организациях (Понятие коммуникации и ее роль в организации).pdf

Главным управляющим в компании ООО ТПК «Веренд» является генеральный директор. Он организует работу и эффективное взаимодействие производственных единиц, других структурных подразделений данного предприятия направлений их деятельности на достижение высоких темпов развития и совершенствование производства.

Генеральному директору подчиняется все линейные руководители.

В подчинении у директора находится его заместитель. Он осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью компании, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств. При отсутствии генерального директора или по его поручению ведет переговоры с заказчиками, подрядчиками, субподрячиками, потенциальными партнерами и другими организациями.

Учет поступающих финансовых средств, основных ресурсов, своевременное и правильное отражение на сетях бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения расходов, выполнение результатов финансового - хозяйственной деятельности организует главный бухгалтер. Так же он осуществляет расчет по заработной плате с работниками ООО ТПК «Веренд». В подчинении у главного бухгалтера состоит два специалиста бухгалтера.

Руководитель отдела продаж соблюдает режим работы офиса в соответствии с правилами внутреннего распорядка и контролирует их исполнение своими подчиненными. Обеспечивает выполнение планов продаж, поставленных руководителем. Ежемесячно подготавливает данные по динамике, объемам продаж и своевременно предоставляет перспективные плановые показатели директору и подчиненным.

Руководитель отдела закупок занимается снабжением предприятия материалами, комплектующими изделиями, заключает договоры на поставку материалов для продукции, комплектующих и расходных материалов.

Кладовщик производит прием оборудования, комплектующих по накладным, учет движения оборудования и комплектующих, хранение и размещение на складе, отпуск оборудования на реализацию по накладным, обеспечение охраны.

Линейно-функциональная структура управления – структура органов управления, состоящая из линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу, и обслуживающих функциональных подразделений.

В структуре управления ООО ТПК «Веренд» ярко прослеживаются вертикальные коммуникационные потоки, которые идут от генерального директора к руководителям подразделений, от руководителей подразделений – их подчиненным.

Коммуникации проходят сверху вниз, т.е. аппарат управления издает поручения или иную форму сообщения и спускает её ниже на отделения.

Стоит подчеркнуть, что внешняя коммуникация фирмы осуществляется с помощью размещения рекламы на разных сайтах по продвижению услуг ООО ТПК «Веренд», и ее вполне можно считать положительной, поскольку такой тип коммуникации помогает фирме «раскрутиться», обратить на себя внимание крупных заказчиков, что впоследствии благоприятно повлияет на имидж фирмы. Но стоит добавить, что если бы компания проводила больше маркетинговых активностей и участвовала в различных семинарах и ярмарках по совей тематике, у нее появилась бы возможность еще больше расширить круг заказчиков.

На основании данных, показанных в таблице 2.2.1, можно выявить ряд коммуникационных проблем:

- недостаточно точно сформулированные сообщения отправителем, в которых присутствует искажение фактов как вверх так и вниз;

- непонимание со стороны руководства, его нежелание вникать в проблемы персонала;

- психологический настрой сотрудников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации;

- низкая эффективность коммуникаций ООО ТПК «Веренд», во внешней среде.

- отсутствие программы корпоративной культуры.

Выводы по главе 2

Объектом исследования была выбрана организация с ограниченной ответственностью ТПК «Веренд». В ходе исследования была предоставлена краткая характеристика компании и рассмотрена сфера ее деятельности. Как и у любой компании, ее основными целями является привлечение новых клиентов и укрепление позиций на рынке.

Более того, в виде таблицы были представлены и финансово-экономические показатели, отражающие стремительный рост прибыли компании, что еще раз подтверждает ее эффективность, а также определена организационная структура компании с описанием обязанностей сотрудников.

Одной из основных задач курсовой работы являлось проведение анализа коммуникационной политики ООО ТПК «Веренд». На основании анализа текучести кадров за последние 2 года, можно сделать вывод о том, что коммуникационный процесс внутри фирмы нарушен, и для улучшения ситуации, компании надо решить ряд вопросов: отправителю нужно научиться точно формулировать сообщения, руководство должно погружаться в проблемы персонала, не игнорировать просьбы и предложения сотрудников, что положительно повлияет на психологический настрой работников, повысить эффективность коммуникаций ООО ТПК «Веренд» во внешней среде и т.д.

Глава 3. Предложения по совершенствованию коммуникации в ООО ТПК «Веренд»

3.1 Рекомендации по улучшению коммуникации внутри организации ООО ТПК «Веренд»

Что касается внешней коммуникации, то для привлечения новых заказчиков нужно проводить больше выставок и семинаров, на которых будет наглядно продемонстрирована продукция. Согласно статистике, большое количество контрактов заключается после такого рода активностей.

Для того, чтобы улучшить атмосферу внутри коллектива, а также сократить число уволенных сотрудников, что является самой важно задачей (согласно данным таблицы 2.2.1), в ООО ТПК «Веренд» необходимо использование более действенных способов коммуникации.

Ниже приведены основные способы совершенствования внутренней коммуникации, которые также можно применить в ООО ТПК «Веренд»:

1) Контроль за потоками информации. Руководителю любого уровня в организации следует определять потребности в информации своих начальников, коллег и подчиненных. Чтобы достичь данной цели, он должен уметь оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей в организации. Исходя из задач и решений руководителя, формируются информационные потребности сотрудников его отдела.

2) Управленческие действия. На любом предприятии рекомендуется проводить еженедельные встречи, где руководитель и его подчиненные будут подводить итоги прошлой недели и ставить задачи на текущую неделю, а также обсуждать какие-то спорные вопросы и продумывать стратегии по оптимизации своей деятельности.

3) Еще одним немаловажным фактором в коммуникационной политике любой фирмы является проведение неформальных совместных активностей. В кафе, в боулинге или на выездном мероприятии сотрудники будут чувствовать себя намного увереннее, а обсуждение нерабочих вопросов позволит наладить коммуникацию между всеми уровнями компании и привить командный дух.

4) Обратная связь – неотъемлемая часть контрольно-управленческой информационной базы организации. Как правило, опросом работников занимается отдел кадров, который пытается получить комментарии, пожелания, замечания от руководителей департаментов и их подчиненных. Среди таких вопросов можно выделить: доступно ли доведены до сотрудников их цели деятельности; какие проблемы уже существуют, какие могут возникнуть и как их можно предотвратить; вовремя ли сотрудники получают корректную и актуальную информацию, необходимую им для работы; готов ли руководитель выслушать предложения и идеи и т.д.

5) Главной целью сбора предложений является облегчение поступления информации высшему руководству компании. Любому сотруднику предоставляется возможность предлагать/продвигать свои идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Такой метод позволяет избегать «пропадания» этих предложений на пути снизу вверх.

6) Информационные технологии. Возможно, этот пункт слишком очевиден, но тем не менее, многие компании относятся к данному вопросу не слишком серьезно. Чтобы улучшить коммуникацию и сделать процесс передачи информации довольно быстрым, каждому сотруднику необходимо предоставить такую услугу как корпоративная связь, которая будет оплачиваться компанией. Кроме того, к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры (а не только директора), что позволит передавать информацию оперативно и точно. Обмен сообщениями по электронной почте также должен быть налажен, он способствует совершенствованию обмена информацией в организациях.

7) Чтобы решить такую проблему как информационные перегрузки, нужно пересмотреть список обязанностей работников и распределить нагрузку равномерно. Руководитель не должен решать задачи такого масштаба как: уточнение срока выполнения заказа, контроль за подписанием документов и т.д. Таким образом, руководитель будет освобожден от части контрольных функций.

8) Для избежания конфликтных ситуаций, можно предложить использовать руководством и сотрудниками компании такой метод преодоления конфликтов как внутриличностный, который помогает контролировать свое поведение, выражать свою точку зрения, не задевая чувств другого человека. С помощью такого метода, между руководителем и сотрудником не будет враждебных отношений. Этот способ можно применять не только в работе, но и в жизни.

Выводы по главе 3

Для того, чтобы предложить варианты по совершенствованию коммуникации в ООО ТПК «Веренд», был проведен  анализ и внешних, и внутренних коммуникаций  фирмы, с целью выявления сильных и слабых сторон компании. Для улучшения внешней коммуникации, компании нужно проводить больше выставок и семинаров, на которых будет наглядно продемонстрирована продукция, что, тем самым, обратит на нее внимание заказчиков и откроет новые перспективы. С внутренней коммуникацией все гораздо сложнее – за год резко выросло количество уволенных сотрудников. В связи с этим, руководству следует уделить больше внимания данному вопросу и обратиться к более действенным способам коммуникации: регулировать потоки информации, организовывать еженедельные встречи, проводить совместные неформальные активности, наладить обратную связь и проводить сборы предложений, облегчить процесс поступления информации до верхнего уровня, сделать процедуру передачи информации более доступной (Интернет, корп.связь), а также предотвратить возникновение конфликтов и информационных перегрузок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог, можно утверждать, что все поставленные задачи были выполнены, а именно:

 - были определены цели коммуникации в системе управления: налаживание системы обмена информацией между субъектами и объектами управления, улучшение процесса взаимодействия во время обмена информацией, создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

- были выявлены типы коммуникации, которые отличаются по форме коммуникация различается по форме (устная, письменная и т.д), виду (вертикальная-горизонтальная, формальная-неформальная) и средствам коммуникации (документы, речь и т.д). Именно от правильного выбора типа коммуникации зависит правильная передача смысла сообщения получателю.

- было дано определение коммуникационному процессу и обозначены его этапы. Выяснилось, что коммуникационный процесс происходит между двумя и более людьми и имеет большую значимость для компании, т.к. с его помочью осуществляется передача информации на всех уровнях предприятия. Также стоит выделить, что нарушение коммуникационных этапов (зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование) приводит к искажению информации, которая доходит до получателя.

- была предоставлена краткая характеристика об организации ООО ТПК «Веренд», рассмотрена сфера ее деятельности. Были также предоставлены и финансово-экономические показатели, отражающие стремительный рост прибыли компании, что еще раз подтверждает ее эффективность, а также определена организационная структура компании с описанием обязанностей;

- была проанализирована коммуникационная составляющая в ООО ТПК «Веренд», а также выявлен ряд проблем, с которыми стоит бороться управленческому звену компании;

- были внесены предложения по совершенствованию коммуникации в  ООО ТПК «Веренд», основные из которых: регулирование потоков информации, проведение еженедельных встреч и совместных неформальных активностей, обратная связь и предложения от персонала, а также предотвращение возникновения конфликтов и информационных перегрузок.

Поскольку были выполнены задачи исследования, то и цель данной курсовой работы достигнута: была выявлена степень зависимости эффективности работы предприятия от выбора правильного типа коммуникации.

В настоящее время на рынке превалирует огромное число торгово-производственных предприятий, которые способны предложить широкий ассортимент товаров и услуг потребителю, которые желают развиваться, не боятся идти на риск и ищут новые пути привлечения клиентов.