Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Характеристика комплекса задач).pdf

Рассматривая деятельность предприятия, делаем вывод, что все процессы отдела продаж, за исключением учета продаж, автоматизированы. Учет продаж до сих пор выполняется вручную, без применения персональных компьютеров.
На фоне остальной автоматизированной деятельности фирмы данное положение дел выглядит анахронизмом, кроме того, в силу затрудненности и трудоемкости получения ежедневных отчетов про продажам, что может приводить к неправильной интерпретации деятельности предприятия и , в конечном итоге, вести к неправильному определению развития предприятия.
Поэтому в качестве автоматизируемого рассмотрим именно этот процесс.
Характеристика существующих бизнес-процессов
Рассмотрим подробнее процесс учета продаж так, как он происходит на ООО «Макситрэйд» в настоящее время (Рис. 1.4).
Рис. 1.4 Характеристика процесса учета продаж
Таким образом, учет продаж заключается в анализе сведений по продажам, поступающих от магазинов, классификации и обобщению их, и составлению итоговых отчетов с указанием экономических показателей продаж. Основными показателями является размер прибыли от реализации продукции, а также количество проданной продукции по товарным позициям.
При­ учете продаж товаров следующие два момента могут считаться ­продажей:
факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;
факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.
Этот фактор определяет момент перехода права владения, пользования и распоряжения реализуемых товаров от поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены и покупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственности переходят на этот товар к покупателю; во втором – до момента оплаты товар является собственностью поставщика.
Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).
Метод определения выручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателю повсеместно используется в международной практике.
Фактически в ООО «Макситрэйд» при продаже автомобильных запчастей применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".
Под учетом продаж подразумевается организация ведения учета продаваемых объектов, оперативный ввод информации по заключаемым договорам, ведение графиков платежей, учет платежей и взаиморасчетов по договорам и получение соответствующих отчетов.
Учёт продажи продукции – это один из составляющих элементов бухгалтерского учёта предприятия. Продажа, как и любой другой бизнес-процесс, нуждается в управлении.

Рис.1.4 Характеристика процесса учета продаж

Таким образом, учет продаж заключается в анализе сведений по продажам, поступающих от магазинов, классификации и обобщению их, и составлению итоговых отчетов с указанием экономических показателей продаж. Основными показателями является размер прибыли от реализации продукции, а также количество проданной продукции по товарным позициям.

При учете продаж товаров следующие два момента могут считаться продажей:

• факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;
• факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.

Этот фактор определяет момент перехода права владения, пользования и распоряжения реализуемых товаров от поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены и покупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственности переходят на этот товар к покупателю; во втором – до момента оплаты товар является собственностью поставщика.

Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).

Метод определения выручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателю повсеместно используется в международной практике.

Фактически в ООО «Макситрэйд» при продаже автомобильных запчастей применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".

Под учетом продаж подразумевается организация ведения учета продаваемых объектов, оперативный ввод информации по заключаемым договорам, ведение графиков платежей, учет платежей и взаиморасчетов по договорам и получение соответствующих отчетов.

Учёт продажи продукции – это один из составляющих элементов бухгалтерского учёта предприятия. Продажа, как и любой другой бизнес-процесс, нуждается в управлении.

Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и планирования продаж, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о клиентах, а также создания и управления графиками продаж.

1. 3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные ниже:

• ведомость «активность покупателей"
• ведомость «продажи
• "книга продаж"
• ведомость "список должников"
• отчет "документы продаж"
• ведомость "продажи (по товарам)"
• перечень "товарные документы"

Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

- счет;

• накладная;
• счет-фактура.

Таким образом, большое количество документов, их значительный объем не способствует уменьшению ошибок, допускаемых в ходе процесса учета продаж.

Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы. Подобная постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для заинтересованных лиц в наглядном виде.

Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на рисунке 1.5.

Рис.1.5 Схема документооборота

Использование вычислительной техники для решения различных задач на предприятии позволяет снизить административные накладные расходы, повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить эффективность управления.

Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.

Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и усидчивости. Допущение даже малейших ошибок может повлиять на управленческие решения администрации ООО.

Обоснование проектных решений

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации и информационных массивов. [12]

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.[13]

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы.

В данном дипломном проекте должны быть спроектированы следующие классификаторы: клиентов, сотрудников, комнат, инвентаря, услуг. Решение задачи управления номерным фондом должно осуществляться на основе принятой единой системе классификации и кодирования. Поэтому используются общесистемные классификаторы единиц измерения.

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов. [13]

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает почти половину времени работников. При необходимости упростить систему документации, используют следующие подходы:

• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других задачах и выводятся программными средствами).

К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм.

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении экранных форм для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база.

Информационная база (ИБ) — определенным образом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. [3]

Существуют следующие способы организации информационной базы:

• совокупность локальных файлов — поддерживается функциональными пакетами прикладных программ;
• интегрированная база данных — основывается на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. СУБД.

Организация локальных файлов связана с большим дублированием данных в информационной системе, следовательно, с несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, поэтому может применяться только в специализированных приложениях.