Файл: Офис управления проектами: функции, структура , особенности формирования.pdf

Глава 1.Офис управления проектами. Теоретические аспекты

1.1 Функции и задачи офиса управления проектами

Для реализации крупных инвестиционных проектов зачастую используют специальную форму управления производимыми мероприятиями – проектный офис^[1].

Понятие проектного офиса к нам пришло, как обычно, из международных стандартов и опыта. Руководство PMBOK (5-ая редакция) рассматривает под таким органом организационную структуру, решающую задачи структуризации процессов управления проектами, обмена ресурсами, инструментами, методологией и методами^[2].

Стандарт допускает множественность вариантов ответственности проектных офисов и типов их структур. В практике и в литературе рассматриваемое нами подразделение может называться по-разному, вот несколько вариантов:

-служба управления проектами;

-офис управления проектами;

-офис проекта;

-проектный офис;

Project Management Office (PMO) – в англоязычной интерпретации термина.

Речь идет об обособленном структурном подразделении организации, основное назначение которого – оказывать поддержку руководителю инвестиционного проекта по управлению командой проекта, собирать необходимую информацию, разрабатывать и внедрять стандарты бизнес-процессов^[3].

В нем ведутся архивы проектов, разрабатываются методические рекомендации и руководящие материалы по управлению проектами, проводится обучение и консультации руководителей проектов (РП) и членов проектных команд, разрабатываются и ведутся компьютерные модели проектов.

В организациях, где внедрено мультипроектное управление (общее управление ресурсами организации, задействованными в различных проектах), проектный офис служит как раз штабом такого управления^[4].

Организация проектного офиса позволяет:

-во-первых, унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами;

-во-вторых, своевременно информировать руководство о ходе выполнения проектов, тем самым обеспечив контроль реализуемых проектов;

-и, в-третьих, снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями^[5].

К числу основных функций проектного офиса относят следующие^[6]:

-обеспечение соответствия процесса управления проектами установленным стандартам;

-подготовка специализированных кадров, принимающих участие в управлении проектами, их обучение;

-совершенствование инфраструктуры управления проектами;

-постоянный контроль за процессами управления проектами;

-подготовка рекомендаций по принятию решений в рамках инвестиционных проектов для руководства компании;

-подготовка периодической (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.п.) отчетности по ключевым направлениям подготовки и реализации инвестиционного проекта;

-управление процессом документооборота в рамках создания инвестиционного проекта.

В зависимости от специфики инвестиционного проекта, на проектный офис могут возлагаться самые разнообразные задачи, начиная от проведения тренингов и консультаций менеджеров руководящего звена, разработки специализированного программного обеспечения, заканчивая возложением и несением ответственности за достижение конечных результатов.

Обеспечивая управление портфелем инвестиционных проектов, проектный офис учитывает их взаимное влияние друг на друга, готовит решения на основе специфики подходов к планированию ресурсов и «перетасовок» в портфеле проектов^[7].

Надлежащая организация проектного офиса (офиса управления проектами) должна соответствовать специальным стандартам в данной сфере (к примеру, РМВОК и (или) PRINCE2)^[8].

Необходимо отметить, что проектный офис должен постоянно решать задачу управления ресурсами -так называемый ресурс-менеджмент!

Тайм или ресурс-менеджмент -это управление распределением рабочего времени между сотрудниками (проектными группами). Как показывает наша практика, это самая "конфликтоопасная" зона^[9].

Практические задачи которые должен решать ресурс-менеджмент:

Анализ первоначальных (Base) планов реализации проектов компании,

Декомпозиция целей проектов до задач конкретным исполнителям,

Оценка временных затрат на выполнение заданий,

Распределение заданий среди сотрудников,

Создание временных резервов, которые будут задействованы при поступлении новых проектов или затягивании работ над старыми,

Проведение регулярного мониторинга загрузки персонала.

Контроль над соблюдением сроков сдач работ,

Предотвращение конфликта ресурсов - при увеличении загрузки персонала до критической - разнесение проектов во времени.

Эти задачи у нас, например, решает Группа координаторов, состоящая из ресурс-менеджеров по каждому проектному подразделению. Принятие решений по управлению ресурсами лежит на Руководителях проектных подразделений, а информацию по управлению ресурсами для них предоставляет именно группа координаторов^[10].

Без этого на практике у Вас постоянно будут возникать конфликты (недостаток) ресурсов. У компании могут неожиданно появиться новые проекты, которые нужно будет срочно реализовывать. Кроме того, всегда есть риск, что работа над уже имеющимися проектами затянется^[11].

Так, по результатам исследований специалистов, около 18% дел, запланированных на день, переносится на более позднее время. В результате конфликта ресурсов сроки сдачи проектов будут постоянно сдвигаться.

В целом, можно говорить о том, что полноценный офис управления проектами выполняет два больших блока задач^[12]: поддержку и развитие методологии управления проектами и администрирование и управление проектами. В зависимости от специфики деятельности организации состав и объем таких задач может быть разным.

Наиболее распространенные функции — контроль соблюдения методологии, отчетность, администрирование проектов и координация ресурсов, а наибольший объем функций имеет проектный офис в матричных организациях^[13].

1.2 Структура офиса управления проектами

Чем выше значимость инвестиционного проекта, тем выше место, которое проектный офис может занимать в структуре компании, и тем больше полномочий у руководителя проекта.

Наиболее крупным организационным образованием по управлению проектами является корпоративный проектный офис (сокращенно – КПО), обладающий максимально широкими полномочиями в процессе разработки и создания инвестиционных проектов^[14].

Проектные офисы, как правило, возглавляются руководителями инвестиционных проектов, которые по своему должностному положению подчиняются руководителю компании.

При этом может иметь место как непосредственное подчинение (прямое подчинение руководителю компании), так и опосредованное (в случаях, когда проектный офис создается на уровне одного из структурных подразделений – отдела, управления компании)^[15].

Руководитель проектного офиса (должность может именоваться по-разному: администратор проектного офиса, директор проектного офиса) осуществляет управление проектным офисом в строгом соответствии со своими служебными обязанностями и несет персональную ответственность за результаты его работы.

Проектный офис или департамент по управлению проектами может быть не единственной структурной единицей, имеющей непосредственное отношение к управлению проектами.

На крупном предприятии может потребоваться и комитет по инновациям, дающий добро на запуск проекта, и координационный совет по управлению проектами, который разрешает вопросы, лежащие вне компетенции руководителя проектного офиса.

Для непроектных компаний, быстро расширяющих свой бизнес, характерно выделение отдельного института проектных менеджеров, подчиненных одному из топ-менеджеров или непосредственно генеральному директору. Основными задачами менеджеров проектов становятся планирование и контроль работ каждого участника проекта и управление

взаимодействием между ними^[16].

При этом наблюдается общемировая тенденция, которая еще пару лет назад считалась неосуществимой в нашей стране. А именно - то, что менеджеры проекта не обязательно должны быть техническими специалистами, они должны быть управленцами^[17].

Вырастает большинство из них с инженерных должностей, но обязанности, закрепленные за ними, только управленческие. Можно привести немало примеров менеджеров проектов, работавших и успешно управлявших проектами в разных отраслях и сферах бизнеса^[18].

Проектный офис по иерархии может находиться в составе структуры высшего руководства, на позициях департаментов управления, единиц бизнеса или на уровне локальных мероприятий. В этой связи рассмотрим некий универсальный пример организационной структуры управления развитой компанией, включающей несколько типов проектных офисов. Пример интеграции проектных офисов в организационную структуру управления представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 - Пример интеграции проектных офисов в организационную структуру управления

Методология управления проектами в компаниях обычно отстает от практики. Проекты уже давно идут, а отделы, отвечающие за методики, или отсутствуют, или не успевают за жизнью, что вызывает законное раздражение людей, занятых делом, а не бумажками^[19].

Специализированные программные средства для управления программой или портфелем проектов, несмотря на их доступность, используются редко. Не многие могут похвастаться работающей информационной системой, которой охвачено большинство участников проектов^[20].

Неустоявшаяся терминология и практика, опережающая теорию, приводят к тому, что слова "проектный офис" или "руководитель проектного офиса" могут иметь достаточно широкое толкование^[21]. Что они означают в реальности, зависит от типа компании и характера ведущихся в ней проектов.

1.3 Особенности формирования офиса управления проектами

Создание проектного офиса может начинаться вполне эволюционно, не только в рамках проекта внедрения КСУП. Например, проект-менеджеры могут в интересах дела попросить куратора о снятии с них части оформительской и координационной нагрузки.

Бывают такие ситуации, когда в одних компаниях среднего уровня, на совещания проектных команд отправляют офис-менеджеров.

Затем из числа сотрудников секретариата на полставки стали выделять администраторов проектов, которые не только собирали рабочие совещания, но и оказывали помощь PM в подготовке отчетности.

Эффект не замедлил сказаться, качество коммуникаций возросло, ориентация руководства и других заинтересованных лиц улучшилась.

Эволюционная фаза формирования офиса управления проектами, конечно, имеет свое положительное значение. И руководители компании, и персонал привыкают к появлению новых функций администрирования, планирования, ресурсного распределения^[22].

Но данная фаза ограничена только первым этапом внедрения новой структуры, и то – только на первых шагах. В целом же создание нового структурного подразделения и интеграция его в организационную «ткань» внутренних отношений – задача непростая^[23].

Выделяют следующие этапы работ по организации проектного офиса^[24].

1.Проектная диагностика В результате диагностики определяется, нужен ли компании полноценный проектный офис, каким образом он позволит компании достичь лучших результатов. По окончанию проведения диагностики, готовится отчет с описанием основных компонентов бизнес-модели компании.