Файл: Офис управления проектами: функции, структура , особенности формирования.pdf

2.Разработка концепции и структуры проектного офиса. Постановка целей. На основе полученных результатов диагностики разрабатывается концепция и структура проектного офиса, которая соответствует стратегии, целям и задачам компании.

3.Определение стандартов и методологии проектного офиса. В зависимости от стратегии и долгосрочных целей компании определяются необходимые методы и инструменты проектной деятельности. Существуют различные стандарты в области управления проектами. Основная задача — определить применимые стандарты и методологию по принципу необходимости и достаточности.

4.Планирование организации проектного офиса. Организация проектного офиса — это тоже проект и при планировании необходимо определить объем работ, рассчитать ресурсы, определить этапы и контрольные точки, учесть риски^[25].

5.Подбор проектного персонала. Проектная команда может состоять из специалистов компании, персонала, привлеченного на аутсорсинг, удаленных экспертов. Следует отметить, что состав проектной команды не является строго фиксированным и может изменяться по мере реализации проектов. Поэтому, для оптимального распределения нагрузки важно подобрать разумное соотношение «своего» и привлеченного проектного персонала, и при этом сохранить целостность и динамику проекта^[26].

6.Обучение проектного персонала. Проводится обучение проектному управлению руководящего состава и участников проектной команды. Целесообразно проводить обучение общей методологии проектного управления всех сотрудников компании, чтобы выровнять понимание системы управления проектами, выработать единую терминологию и подходы к реализации проектов^[27].

Так как самым длительным этапом является подбор и обучение проектного персонала, а состав проектного офиса может очень сильно отличаться, сроки организации проектного офиса в каждом конкретном случае различны. Усредненно, длительность работ составляет не менее одного месяца и не превышает полугода^[28].

В своем становлении и развитии PMO проходит через следующие основные этапы.

1.Этап формирования. Под разработанные положения и регламенты (в рамках ранних этапов внедрения КСУП) готовятся должностные инструкции, положения об отделе и оплате труда. Вся информация по выполняемым работам стекается в одно место, она начинает обобщаться, база знаний структурируется. Офис управления проектами заявляет о себе как о координирующем органе и закрепляет свои позиции как контролер методологии. На этапе формирования офис действует пока в единственном числе^[29].

2.Этап накопления опыта и ведения ресурсного учета. Основные действия по структуризации и накоплению базы знаний по проектному управлению завершаются. Возникает и развивается контроль распределения ресурсов, в том числе и людских^[30].

3.Этап анализа и передачи опыта. Накопленный опыт позволяет перейти к анализу успехов и неудач в проектной деятельности, к формированию новой нормативно-регламентационной базы и ее развитию. Возникает практика плановых и внезапных аудитов проектов с учетом их приоритетов.

4.Этап увеличения числа PMO и их дифференциации. Структуризация проектной деятельности выходит за границы единственного офиса. Проектный офис может создаваться на отдельный большой проект, на программу, на подразделение, на всю компанию (на портфель). Офисы обретают специализацию, исходя из типа проектов, программ, сферы деятельности подразделения^[31].

5.Этап стратегического управления портфелем. РМО начинает решать новые задачи трансляции стратегии компании на проекты путем формирования корпоративного портфеля с учетом инвестиционной политики.

Этапы 4 и 5 актуальны далеко не для всех компаний. Их реализация зависит от масштабов деятельности и уровня развития регулярного менеджмента в целом.

PMO – это не панацея. Его введение в организацию с закоренелыми проблемами и слабыми местами может оказаться задачей не из легких. Так или иначе, наличие работающего PMO гарантированно обеспечивает прозрачность отношений внутри организации – четкое понимание руководством, как именно проходят проекты компании, сколько прибыли или убытком, а главное – где, компания может понести^[32].

Следовательно, PMO так же обеспечивает компанию рычагами воздействия на «больные места» и позволяет планировать бизнес в соответствии с реальностью^[33].

В целом, подводя итог вышесказанному, отметим, что проектный офис является довольно универсальным инструментом, который позволяет обеспечить поддержку проектной деятельности в любой компании.

Создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития корпоративной системы управления проектами и способствовать развитию бизнеса^[34]

Глава 2. Формирование офиса управления проектами в медецинском-центре «Экспресс»

2.1 Общая характеристика

Медицинский центр и лаборатория «Экспресс» работает с 1997 года. Уже больше 20 лет он помогает людям разрешить деликатные проблемы мужского и женского здоровья, повысить качество собственной жизни, вернуть уверенность в себе. Компания имеет 6 филиалов.

Вид ОПФ – закрытое акционерное общество.

Учредительный документ – Устав, утвержденный учредителями.

В Уставе указано сокращенное и полное именование общества, его тип (закрытое в нашем случае), права акционеров, порядок организации и проведения общих собраний акционеров, включая разные вопросы.

Так же там указано, где находится общество, размер его уставного капитала, размер дивидендов.

В медицинском центре «Экспресс» можно сдать любые анализы, таблица 1.

Таблица 1 – Виды анализов

Так же можно пройти эффективный курс лечения, таблица 2.

Таблица 2 – курсы лечений, проводимы в ЗАО «Экспресс»

Качество услуг определяют лицензии.

Диагностика проводится на современном иностранном оборудовании последнего поколения. Для лечения также используются новейшие разработки.

ЗАО Медицинский центр "Экспресс" в Санкт-Петербурге предлагает клиентам товары и услуги в области оказания медицинских услуг. В котором предоставляются лечебные и профилактические услуги.

Проведем анализ по методике – ABC.

Таблица 3 - ABC анализ

По данным таблицы построим график (рисунок 2).

В группу А входит – общеклинический анализ крови и мочи, в группу B входит – биохимический анализ крови, в группу C – ДНК диагностика (приносят наименьший доход).

Рисунок 2 - Итоги ABC-анализа

В ЗАО медицинский центр «Экспресс» линейно-функциональная организационная структура управления. Линейные руководители - единоначальники и полностью отвечают за работу подразделения^[35].

Организационная структура управления компании представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Организационная структура управления

Высший менеджмент - директор.

Средний менеджмент - заместитель директора по финансам, заместитель директора по медицинской части, заместитель директора по техническим вопросам.

В разработке стратегии развития, самая главная роль отводиться директору компании. Именно он берет на себя всю ответственность за принимаемые решения и риск, с которым эти решения связаны.

Директор персонально принимает решение об одобрении серьезных стратегических решений и действий.

Заместители директора так же принимают стратегические решения, но в пределах своего отдела и с согласования директора.

2.2 Характеристика офиса управления проектами для медецинского-центра «Экспресс»

В компании, имеющей 6 филиалов в одном из городов-миллионников России, ежегодно выполняется до 60 проектов, из которых более 30 относятся к проектам внедрения новых высокотехнологичных услуг. Поэтому для компании наиболее оптимальным будет внедрение базового проектного офиса:

-с его помощью решаются наиболее востребованные управленческие задачи:

-организация проектных коммуникаций;

-обеспечение всех участников проектной деятельности необходимой информацией;

-контроль реализации проектов компании;

-унификация и стандартизация управленческих процедур;

-обучение и методологическая поддержка участников проектной деятельности.

Базовый проектный офис обычно формируется как выделенное подразделение, которое может существовать одновременно со стратегическим и управленческим проектными офисами. В ходе своей работы базовый проектный офис может быть ориентирован как на поддержку проектных команд, включая высшее руководство организации, так и на развитие КСУП.

Как правило, функции, выполняемые базовым проектным офисом, можно сгруппировать в следующие блоки:

-административное обеспечение;

-методическое обеспечение;

-технологическое обеспечение;

-обеспечение необходимого уровня компетенций.

Таблица 4- Основные функции базового проектного офиса

Таблица 4-Основные функции базового проектного офиса (продолжение)

Для управления проектами будут использовать продукт Microsoft Project.

Структура проектного офиса представлена на рисунке 4.

Типичными подразделениями проектного офиса являются:

-Аналитический отдел, в котором ведутся компьютерные модели проектов,

-Методологический отдел, в котором разрабатываются стандарты управления проектами в организации,

-Архив, в котором ведутся архивы проектной документации.

Рисунок 4 - Структура проектного офиса

Именно на сотрудников Проектного офиса ложиться обязанность по описанию существующих в организации практик управления проектами и сравнении их с лучшими практиками стандарта.

Глава 3. Экономическая эффективность

3.1 Расчет экономической эффективности офиса управления проектами