Файл: Основные функции в системе менеджмента ( Планирование ).pdf

3.1 Планирование

Планирование – основополагающая функция менеджмента, складывающая из ряда подфункций:

• целеполагание и прогнозирование,
• наделение полномочиями,
• оценка ресурсов,
• программа действий и бюджетирование,
• установление критериев контроля.

Планирование (в более узком смысле) - это процесс построения системы мер для достижения ряда целей. Планирование дает ответы на следующие вопросы: что нужно сделать, какие ресурсы нужны, на какой период, каким должен быть результат?

Микроуровневое планирование (в рамках конкретной компании) включает ряд краткосрочных бизнес-планов и планов, которые должны включать ожидаемые индикаторы и действия, необходимые для их реализации.

Планирование на макроуровне является формой государственного регулирования административных объектов.

Планируя, вы можете ответить на следующие вопросы:

• какие параметры имеет объект управления в настоящее время;
• в каком направлении он должен изменяться;
• что нужно сделать для достижения поставленной цели?

С конца 20-х гг. ХХ в. в России основным элементом управления было планирование. В то время разрабатывались системы народно-хозяйственных планов: на год, на пятилетку, комплексные и т.д.

В 90-е гг. ХХ в. стало развиваться планирование на различных уровнях: муниципальном, региональном, общегосударственном.

По периоду времени действия программы разделялись на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.

Цикл планирования состоит из следующих звеньев:

• определение сильных и слабых сторон развития;
• анализ внешней среды;
• использование имеющихся преимуществ;
• определение целей,
• разработка плана достижения целей;
• корректировка целей и отклонений.

3.2 Организация

Организация – это управленческая деятельность, которая направлена на упорядочивание процесса управления в целом. Организация распределяет функции управленческих решений, обеспечивает целесообразное построение определенных органов управления, определяет компетенции их структурных подразделений.

Задачами организации являются:

• утверждение определенных параметров, режимов работы подразделений организации, а также отношений между ними;
• обеспечение деятельности предприятия ресурсами (материальными, финансовыми, человеческими, информационными);
• формирование структуры организации с учетом размера, целей, персонала, технологии.

Основные этапы организации:

• создание организационной структуры управления. На данном этапе организация делится на блоки в соответствии с ее стратегиями и целями, определяются функции и задачи всех подразделений,
• установление зон ответственности и полномочий, связывающих высшее руководство и нижестоящие уровни управления, персонал организации, обеспечивающие возможность координации и распределения задач.

Принципы, которые нужно учитывать при выполнении функции организации:

• неразрывная связь с целями предприятия, которые определяются в ходе планирования;
• единство цели (каждое подразделение и сотрудники организации должны работать на одну общую цель);
• поручение различных задач работникам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие подразделения или группы;
• координация различных видов деятельности (члены группы должны знать, что они должны делать, в какие сроки и кто ими руководит).

Классификация организационных структур:

Организационная структура по продукту подразумевает создание в структуре компании самостоятельных хозяйственных подразделении - производ­ственных филиалов, нацеленных на производ­ство и сбыт конкретных видов товаров.

При этом предполагается специализация производственных филиалов в материнской компании по отдельным видам или группам товаров и передача им полномочий по управлению производственными и сбытовыми дочерними компаниями. Функциональные службы производственных отделений одновременно поддерживают тесные контакты с соответствующими центральными службами, получая от них указания по всем вопросам проведения единой политики и координации деятельности в рамках компании в целом.

Поскольку производственный филиал сам по себе выступает центром прибыли, оно осуществляет не только финансовый, но и оперативный контроль за работой компаний в глобальном, всемирном масштабе. Данный контроль нередко реализуется путём общих или же переплетающихся директоратов дополняется поездками руководителя производственного филиала на определенные дочерние фирмы.

Организационная структура по региону предполагается, что управленческая ответственность за деятельность распределяется между самостоятельными подразделениями. Эти подразделения по содержанию и характеру работы имеют все шансы выступать как производственные филиалы и быть центром прибыли и ответственности. Они осуществляют координацию работы дочерних и производственных фирм по всем видам товаров. Подразделение возглавляет распорядитель, который подчиняется непосредственно высшему руководству и осуществляет свою деятельность в тесном контакте со всеми центральными службами. Он имеет возможность взять в подчинение управляющих отделами.

Смешанная структура предполагает сочетание различных типов организационных структур управления.

Более распространено сплетение отраслевого и регионального принципов при построении организационной структуры. Данная структура наиболее распространена. Это отражает общие закономерности развития процесса производства в современных условиях, который требует комплексного подхода к формированию организационной структуры компании с учетом охвата всех сторон, направлений и сфер деятельности. В данных условиях сочетание отраслевого и регионального аспектов наиболее полно удовлетворяет потребностям развития компании.

3.3 Координация

Координировать - значит прежде всего, согласовывать все операции на предприятии таким образом, чтобы облегчить функционирование и успех; придать материальному и социальному организму каждого подразделения надлежащие пропорции; все четко выверить по времени; все надежно застраховать.

Координация на практике означает следующее.

1. Каждая служба работает в согласии с остальными: служба снабжения четко знает, что и в какое время она должна доставить; служба производства точно знает, какой объем продукции и к какому сроку нужно выпустить, не опаздывает и не перепроизводит.

2. Отделы и подотделы в каждой службе точно осведомлены об их участии в общем деле, об их роли и рисках с точки зрения общей концепции фирмы, об их ответственности.

3. Программа в различных службах и отделах постоянно согласуется с обстоятельствами, существующими на местах, и параллельно с требованиями организации в целом, сроками и программами всех остальных служб. Совершенно очевидно, что без современных средств связи и компьютерных технологий это невозможно.

Координация в малых специализированных фирмах осуществляется за счет регулярных совещаний. Совещания, как правило, документируются. Обычно речь идет о протоколе. При этом в различных организациях проводятся конфиденциальные совещания, где протокол не ведется. Иногда руководители, уверенные в своих силах, готовят протокол совещания заранее в надежде, что именно таким образом будет идти ход событий. Главное на совещании - получить максимум информации и не допустить того, чтобы участники совещания не работали.

3.4 Контроль

Контроль - управленческая деятельность, направленная на выявление, исправление и предупреждение отклонений достигнутых результатов от намеченных установок, параметров, целей. Контроль - это наблюдение за объектом и процессами, происходящими с ним, с целью проверки соответствия состояния объекта желаемому и прогнозируемому состоянию, предусмотренному нормативными актами, законами, программами и планами.

Эффективность в экономике измеряется отношением получаемого эффекта, итога к полным затратам, обусловившим его получение. Об производительности управления экономикой следует судить по показателям финансовой эффективности управляемых объектов и процессов исходя из формулы

Эффективность = Результат / Издержки на получение результата.

Высший уровень эффективности управления - это итоговый результат при наименьших затратах на управление. В случае если же затраты на управление ограничены данной величиной, то следует ввести, какой максимальный результат может быть достигнут представленным уровнем расходов. В данном случае также достигается больший из вероятных показателей производительности управления, рассматриваемого как автономный процесс.

Ключевой ресурс управления – работа сотрудников сферы управления экономикой, именуемый управленческим трудом. Информационная производительность управленческого труда определяется количеством управленческой информации требуемого качества и назначения или количеством управленческой документации, производимой сотрудником за определенное время.

Показатель производительности труда управленцев - это экономический эффект, достигаемый по итогу деятельности конкретного органа управления.

Особенность: проблема определения, количественного измерения эффективности управления остается предметом исследования науки управления.

3.5 Мотивация

Мотивация (стимулирование) - управленческая деятельность, процесс побуждения к выбору того или иного типа поведения в зависимости от силы воздействия стимулов, мотивов и ожидаемых результатов. Она позволяет раскрыть потенциальные возможности персонала управления и увеличить степень их использования.

Основные принципы мотивации следующие.

1. Установление четких целей и задач. Работник должен ясно понимать, чего от него ждут.

2. Гласность. Наличие обратной связи. Информация о результатах работы всего коллектива создает у работников чувство причастности и ответственности. Информация о результатах работы каждого сотрудника может стимулировать трудовую деятельность с помощью настроя состязательности. Информация о вознаграждении по результатам работы и объяснение разницы в его размерах помогают избежать чувства несправедливости у сотрудников.

3. Взаимоувязка целей и вознаграждения, определение критериев оценки. Сотрудники должны знать, какое вознаграждение они получат при определенных результатах работы.

4. Единство материальных и моральных методов стимулирования. Сочетание денег, материальных благ и похвалы приводит к более эффективной трудовой деятельности работников.

5. Создание благоприятных условий для эффективной работы. Благоприятный климат в коллективе, эстетичность рабочего места положительно влияют на трудовую деятельность.

6. Использование преимущественно положительных стимулов. Преобладание выговоров, штрафов может привести к напряженной обстановке в трудовом коллективе, к сокрытию информации из-за боязни наказания.

7. Учет личных качеств работника. Особенности характера, способности, система ценностей определенного человека выявляют факторы мотивации, способные оказать на него наибольшее воздействие.

Общие функции менеджмента характеризуют конкретные виды управленческой деятельности. К общим функциям менеджмента относятся:

- управление персоналом;

- управление информацией;

- управление производством;

- управление финансами;

- управление имуществом;

- управление качеством;

- управление запасами;

- управление маркетингом.

Управление персоналом - стратегическое и оперативное управление деятельностью, направленное на повышение эффективности использования человеческих ресурсов.

В общем виде управление персоналом, являясь одной из функций управления организацией, включает в себя следующее:

- анализ содержания функций каждого работника;

- планирование потребности в персонале;

- подбор, создание базы данных и отбор персонала;

- наем и увольнение работников;

- ориентацию, адаптацию и обучение новых работников;

- управление оплатой и стимулированием работников;

- оценку работника;

- коммуникации в организации;

- обучение, развитие, планирование карьеры работника;

- технику безопасности.

Любая проблема управления человеческими ресурсами - общая для линейных и кадровых менеджеров.

Управление информацией (информационный менеджмент) предусматривает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности организации и информационных процессов для целенаправленного использования информации как ресурса.

Управление производством (производственный менеджмент) заключается в управлении объектами или процессами, которые производят товары и (или) предоставляют услуги; управление производством обеспечивает согласованность между процессами (операциями) и выполняет основные функции, возникающие в жизнедеятельности производственной или сервисной системы в целом.