ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 14.06.2021
Просмотров: 842
Скачиваний: 28
36
2.2.
Защита файлов
Защита файлов обеспечивается двумя типами паролей:
пароль для открытия файла;
пароль разрешения записи.
Каждый пароль может содержать в старых версиях до 15 символов, регистр букв в
пароле учитывается.
После назначения пароля открытия файла Excel будет запрашивать пароль при
всех последующих открытиях этого файла.
Если вы установите пароль разрешения записи, то открыть данный файл может
любой пользователь, но если файл был открыт без указания пароля, то сохранить его с
изменениями под тем же именем не удастся.
Третий вариант защиты
Рекомендовать доступ только для чтения
дополняет
защиту, обеспечиваемую паролями. Эта менее строгая защита устанавливается
соответствующим флажком.
Чтобы обеспечить защиту файла, необходимо:
Выбрать в меню
Файл – Сохранить как
, задать имя файла;
Открыть список (внизу слева)
Сервис – Общие параметры
;
Выбрать нужный вариант защиты и при необходимости ввести пароль;
Нажать
Ок
и подтвердить пароль;
Нажать
Ок
и далее в диалоговом окне сохранения файла кнопку
Сохранить
.
2.2.
Защита данных
В дополнение к защите файлов с помощью паролей в Excel есть несколько команд,
позволяющих
защищать
книги,
структуры
книг,
отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы,
сценарии и окна от несанкционированного доступа или
изменения.
Для установки защиты необходимо на вкладке
Главная в группе Изменения выбрать объект защиты
Защитить лист
или
Защитить книгу
с введением
пароля или без него.
Внимание.
После выполнения задания снимите защиту.
Для снятия защиты необходимо там же выбрать
объект при снятии защиты
Снять защиту листа
или
Снять защиту книги
(с введением пароля или без него в
зависимости от установки защиты).
Иногда нет необходимости устанавливать защиту
на все ячейки листа. Поэтому до установки защиты
необходимо выделить не защищаемые ячейки, выбрать
Вкладку
Главная
– группа
Ячейки
- список
Формат –
подменю Формат ячеек;
На вкладке
Защита ячеек
снять флажок
Защищаемая ячейка
.
3. Расположение окон и книг на экране
3.1.
Открытие нескольких окон для одной книги
Открытие дополнительного окна осуществляется через вкладку
Вид
-
Новое окно
.
Чтобы видеть на экране сразу оба окна, на вкладке
Вид
по команде
Упорядочить все
выдается диалоговое окно
Расположение окон,
далее укажите один из вариантов
расположения окон. В разных окнах можно открывать разные
листы одной книги.
3.2.
Открытие нескольких книг и просмотр их на экране
37
Открытие нескольких книг осуществляется через меню
Файл – Открыть
или
Создать
для одной программы Excel.
Выбор одной книги для просмотра осуществляется через вкладку
Вид
–
Перейти в
другое окно
и выбором соответствующего файла.
Чтобы увидеть несколько книг одновременно, на вкладке Вид дается команда
Упорядочить все и выбирается один из вариантов расположения.
4. Сортировка
Для лучшего усвоения материала Сортировку проведем в начале на списке малого размера, а затем на
большом.
Задание 4.1. Сортировка списка.
Постановка задачи
: Создать список данных с экспертными оценками характеристик
различных марок автомобилей с целью выбора оптимальной модели. Для решения
поставленной задачи создадим приведенную на рис. 4.1. таблицу.
При выборе оптимальной модели автомобиля используется четыре характеристики
(критерия): стоимость, экономичность, надежность и престижность. Для каждой имеющейся
модели автомобиля следует задать числовые значения характеристики, которые бы
соответствовали уровню качества модели по каждому из критериев. Так, например, в
приведенной таблице по критерию надежности наилучшие показатели у автомобиля модели
Форд, далее по этому же критерию следует Мазда и т.д. Наихудший показатель по надежности у
Лады
Рис. 4.1. Образец таблицы экспертных оценок товара
Внимание.
Между основной таблицей и строкой с весами должно быть пропущено не
менее одной пустой строки.
Значения критериев могут быть получены, например, при помощи экспертных оценок. В
столбе
Итого
указана сумма значений критериев. Например, в ячейке
F8
записана
формула:=
B8+C8+D8+E8
. В столбе
Итого с учетом важности критериев (веса)
указана сумма
произведений
Веса критерия
на его
значение
. Например, в ячейке
G8
записана формула:
=B8+C8+D8+E8. В столбе
Итого с учетом важности критериев (веса)
указана сумма
произведений
Веса
критерия
на
его
значение
.
Например,
в
ячейке
G8
записана
формула:=
B$18*B8+C$18*C8+D$18*D8+E$18*E8
. Значение коэффициентов важности (веса)
должны выбираться из диапазона [0...1] и в сумме составлять 1.
38
Критерием выбора автомобиля может быть любая характеристика: стоимость,
экономичность, надежность, престижность, итоговая сумма значений критериев или итоговая
сумма значений с учетом веса. При использовании в качестве критерия итоговой суммы с учетом
веса следует знать вес каждой характеристики в соответствии с предпочтением покупателя.
Операция Сортировка требует большой внимательности по выделяемым диапазонам и
параметрам сортировки, иначе можно получить неправильные результаты по строкам в
различных клетках. Рассмотрим Сортировку по возрастанию и убыванию.
Для выбора оптимальной
модели
автомобиля
следует
отсортировать таблицу по одной из
его
характеристик.
Для
этого
необходимо
выделить
нужный
столбец и, выполнить команду на
вкладке
Данные - Сортировать по
возрастанию
(от А до Я ). Появится
диалоговое
окно
«Обнаружены
данные вне указанного диапазона». В
диалоговом окне обычно необходимо
выбрать «автоматически расширять выделенный диапазон». После сортировки лучший
автомобиль займет первую строчку в таблице.
Примечание
. Если выделить всю таблицу и осуществить сортировку по возрастанию
(убыванию), то сортировка пройдет по названиям товара по умолчанию.
Задания и упражнения:
1.
Определите самый дешевый автомобиль.
2.
Определите самый экономичный автомобиль.
3.
Определите самый престижный автомобиль.
4.
Определите самый лучший автомобиль, выбрав в качестве критерия сумму рангов.
5.
Определите лучший автомобиль, выбрав в качестве критерия взвешенную сумму рангов.
Задание 4.2. Сортировка большого списка.
Открыть файл
Список1.
Скрыть не важные по
Вашему усмотрению столбцы (например, столбец
Пол
и все столбцы адреса).
Большие списки, а более правильно и любые, осуществляется в следующей
последовательности:
Выделить всю таблицу вместе с заголовками;
На вкладке данные нажать
Сортировка
.
Появится диалоговое окно
Сортировка
(см. рис.). Кнопкой
Добавить уровень
(Удалить уровень) выбирается необходимое число столбцов для сортировки, а кнопками
Повысить уровень
(Понизить уровень) устанавливается порядок сортировки.
Сортировка осуществляется по правилам: сначала сортируется столбец, указанный в
верхнем поле в заданном направлении сортировки (и все правые части записей), затем в
отсортированном сортируется второй столбец, указанный во втором поле и т.д.
Сортировка может осуществляться по возрастанию или по убыванию
Нажав в диалоговом окне кнопку
Параметры
можно уточнить параметры сортировки.
Выполнить следующие сортировки:
а) Провести сортировку номеров записей по убыванию;
б) Провести сортировку фамилий по возрастанию и по убыванию;
в) Провести сортировку фамилий по возрастанию, а затем осуществить
группировку строк с фамилиями по алфавиту (для букв А, Б, В и Г). Примечание:
первую фамилию на выбранную букву оставлять вне поля группировки.
г) Провести сортировку трех столбцов
(Фамилия, Имя и Отчество)
по
возрастанию.
5
. Фильтрация
39
Фильтр— это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с
ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие
условиям., заданным для столбца. В Microsoft Excel доступны две команды для фильтрации
списков:
Автофильтр
, включая Пользовательский фильтр, для простых условий отбора;
Расширенный фильтр
для более сложных условий отбора.
В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации
временно скрываются строки, которые не требуется отображать.
Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать,
форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок
строк и не перемещая их.
5.1.Автофильтр
При использовании вкладки
Данные - Фильтр
включается Автофильтр и справа от
названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки со стрелками .
Автофильтром
осуществляется
выбор
(фильтрация)
элементов
в
столбце
из
предложенного списка.
Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы голубым цветом номера строки.
Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, содержащих то или иное
значение. Пользовательский
Автофильтр
также можно использовать для вывода строк,
отвечающих нескольким условиям для столбца, например строк, содержащих значения из
конкретного диапазона.
Снимается автофильтр отжатием кн. Фильтр. Автофильтр в конкретном столбце можно
снять через список автофильтра этого столбца.
Изучение вопроса Фильтрация проведем сначала на списке малого размера, а затем на
большом.
Задание 5.1.
Для работы использовать таблицу рис.4.1. по теме Сортировка.
Задания и упражнения:
А) Выполните поиск лучшего автомобиля по всем критериям с учетом веса.
Б) Найдите автомобили, которые являются лучшими хотя бы по одной характеристике.
Сохраните документ.
Задание 5.2.
Открыть файл
Список1.
Скрыть не важные по Вашему усмотрению столбцы.
Устанавить Автофильтр командой на вкладке
Данные-Фильтр.
а) В списке фильтра столбца
Фамилия
выделить фамилию Абрамов и провести
фильтрацию;
в) В списке столбца
Пол
выделить
М
и провести фильтрацию;
г) далее самостоятельно.
5.2. Пользовательский фильтр
Пользовательский фильтр
это
Автофильтр с условием
.
Задание 5.3.
Работаем с файлом
Список1.
Устанавить Автофильтр. В списке фильтра столбца
Фамилия
выбрать пункт
Текстовые фильтры – Настраиваемый фильтр.
а) В появившемся диалоговом окне
Пользовательский автофильтр
: слева вверху в
поле ввести
больше или равно,
а справа вверху
М
и провести фильтрацию;
40
б)
В диалоговом окне
Пользовательский автофильтр
в верхней части ввести
больше или равно,
а справа вверху
М
в центре поставить условие ИЛИ, внизу
слева равно, а внизу справа ввести
Ку*
и провести фильтрацию;
в) далее самостоятельно.
5.3. Расширенный фильтр
Для пояснения работы с расширенным фильтром необходимо вначале набрать таблицу
результатов вступительных экзаменов небольшого размера.
Абитуриенты сдают вступительные экзамены по информатике, русскому, и
иностранному языку. Результаты каждого экзамена заносятся в таблицу. Образец таблицы
приведён на рис. 5.3.1.
Для работы с расширенным фильтром необходимо создать вспомогательную таблицу, у
которой заголовки точно соответствуют заголовкам исходной таблицы. Вспомогательная
таблица создается путем копирования заголовков исходной таблицы. Т.к. список абитуриентов
может пополняться, то лучше вспомогательную таблицу создавать выше основной таблицы,
чтобы эта вспомогательная таблица была всегда видна (рис.5.3.2.). Во вспомогательную таблицу
вводятся условия фильтрации. При вводе условий по горизонтали в строку между столбцами (по
введенным условиям) выполняется логическая операция «И». При вводе условий в разные
строки между столбцами (по введенным условиям) выполняется логическая операция «ИЛИ».
Затем курсор вводится в поле основной таблицы и используется
вкладка Данные –
Дополнительно.
Появляется диалоговое окно
Расширенный фильтр
.
Необходимо указать в этом окне, где будет осуществлена фильтрация (фильтровать список
на месте). Уточнить при необходимости исходный диапазон и указать диапазон условий. Далее
кн. ОК.
В данном задании рекомендуется создать с помощью макрорекордера макросы с выводом
управления на кнопки, размещенные на листе, для следующих операций:
Сортировать таблицу по столбцу «Фамилия, имя, отчество».
Сортировать таблицу по столбцу «Итого» (первичный ключ сортировки), а затем по столбцу
«Фамилия, имя, отчество» (вторичный ключ сортировки).
Отобразить строки таблицы с абитуриентами, которые не имеют ни одной двойки.
Отобразить строки таблицы с
абитуриентами, получившими хотя бы одну
двойку.
Отобразить
строки
таблицы
с
абитуриентами, которые не имеют двоек и
получили хотя бы одну пятёрку.