Файл: Построение корпоративной системы управления проектами в компании.docx
Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 301
Скачиваний: 11
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
управление проектами, что приводит к таким проблемам, как невыполнение работы в срок, потеря постоянных клиентов и отсутствие понимания внутри коллектива компании. Таким образом, система управления проектами в компании отсутствует.
2.3 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ В ПРОЕКТЕ.
Работа по проектному методу основана на том, что деятельность предприятия дробится на отдельные проекты, позволяющие более быстро и гибко удовлетворять требования рынка и выживать в новых условиях. Рассмотрим основные понятия, связанные с управлением проектом, и процессом управления его изменений.
Проект по определению большинства международных стандартов – это уникальная совокупность скоординированных действий (работ) с определёнными точками начала и окончания, предпринятых индивидуумом или организацией для достижения определённых целей с установленными сроками, затратами и параметрами выполнения.
Управление проектом – это управление процессом его реализации. В свою очередь, реализация проекта – это комплекс мер, дел и действий, направленных на достижение целей проекта. Таким образом, управление проектом – это управление комплексом мер, дел и действий, направленное на достижение целей проекта
Также управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту; это методология (искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путём применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определённых в проекте результатов по составу и объёму работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.
В процессе реализации проектов внутренние и внешние факторы могут порождать ситуации, которые осложняют осуществление проекта или делают его невозможным без комплексных изменений в различных функциональных сферах управления проектами. Но не только компетентность и быстрота реакции руководителей определяют эффективное решение проблем, в этой ситуации важен комплексный подход к управлению изменениями.
Непосредственно под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта. Изменения могут вноситься в различные разделы проекта и на любом этапе жизненного цикла проекта. Инициировать изменения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик, и подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения, улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта. Проектировщик может вносить изменения в первоначальную проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик по ходу реализации проекта вносит изменения в календарный план, методы и технологии производства работ, последовательность (технологическую, пространственную) возведения объектов и т.д.
Процесс управления изменениями в проекте различными авторами понимаются по-разному , все они дополняют друг друга и создают полноценную систему управления изменениями включающую в себя:
1) процесс разработки правил и процедур по работе с запросами на изменения, процедуры реализации и отслеживания данных изменений;
2) процесс проверки запросов на изменения согласно правилам и процедурам, реализация принятых изменений и работа с результатами изменений;
3) процесс прогнозирования результатов реализации запросов на изменения, работа с перечнем потенциальных изменений и поиск альтернативных решений .
Сравнительный анализ определений понятия «управление изменениями»
Таблица №1
В целом, исходя их существующих определений, управление изменениями в проекте– это раздел управления проектами, включающий в себя формальные процессы и процедуры для интеграции и управления изменениями в проекте, осуществляемыми на протяжении его жизненного цикла.
3. ФУНКЦИИ ПОДСИСТЕМЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ.
Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование.
Подсистемы управления проектами формируются в зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, относительно самостоятельных в рамках проекта. Предметные области и управляемые элементы в рамках проекта в самом общем виде включают: сроки, трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки ресурсов и услуг, ресурсы (уже закупленные), изменения по проекту, риски проекта, информацию и коммуникации, качество и пр. Эти подсистемы присутствуют практически в любом проекте. В каждом конкретном проекте могут добавляться специфические подсистемы.
Отличие подсистем от функций управления проектом заключается в том, что подсистемы ориентированы на предметную область, а функции нацелены на специфические процессы, процедуры и методы. Управление подсистемой включает выполнение практически всех функций. Так, планирование расходов и контроль расходов базируются на одной и той же предметной области — затратах, а планирование расходов и планирование качества базируются на одинаковых процедурах составления планов, сетевом моделировании.
Подсистемы системы управления проектом по основным предметным областям подразделяются на: управление содержанием проекта, объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, управление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное (координационное) управление, управление информацией и коммуникациями.
Методы управления проектами:
К таким методам относятся: сетевое планирование и управление, календарное планирование, логистику, стандартное планирование, структурное планирование, ресурсное планирование, имитационное моделирование .
Известно, что невозможно управлять проектом каким-либо одним-единственным способом. Каждый менеджер применяет свои знания и опыт, управленческие воздействия в различной последовательности и с различной степенью жесткости. Здесь ключевую роль начинают играть навыки общего менеджмента, такие как лидерство, взаимодействие, умение настоять на своем, навыки разрешения конфликтов и т. п.
Разработка паспорта (устава проекта в рамках терминологии PMI) проекта позволяет обеспечить формальную авторизацию проекта. Паспорт проекта наделяет менеджера полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. Если правила выделения ресурсов, в том числе людских, хорошо прописаны, то подписание паспорта проекта наделяет руководителя проекта полномочиями «работодателя». Менеджер получает право нанимать сотрудников в проект и расходовать финансовые и материальные ресурсы в соответствии с определенным ему бюджетом.
Разработка плана управления проектом – интеграционный процесс, заключающийся в документировании операций, необходимых для исполнения проекта. План управления проектом является основным документом, необходимым для исполнения проекта. Он может корректироваться в зависимости от прогресса проекта или отклонений проекта от плана в случае появления рисковых событий.
Руководство и управление исполнением проекта – интеграционный процесс, в рамках которого выполняются работы, определенные в плане управления проектом. Руководство и управление исполнением проекта требует от менеджера владения всеми приемами управления.
Мониторинг проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий отслеживание хода работ и отклонений от плана проекта. Мониторинг и управление работами проекта организуются для наблюдения за процессами проекта.
Общее управление изменениями – интеграционный процесс, содержанием которого являются обработка всех запросов на изменение и управление этими изменениями для оптимизации результата. Общее управление изменениями включает в себя следующие операции, различающиеся уровнем детализации:
• идентификацию необходимости появления изменения;
• рассмотрение и одобрение запрошенных изменений;
• поддержание целостности базовых планов путем внесения в них только одобренных изменений и корректировку документации;
• контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта, требований к качеству на основе одобренных изменений путем координации изменений по всему проекту;
• документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями;
• контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов о качестве.
Глубина управления изменениями зависит в первую очередь от сложности проекта. Закрытие проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий завершение всех операций проекта.
Следует отметить, что успешная реализация интеграционных процессов в значительной степени обусловлена опытом, квалификацией, интуицией менеджера и чрезвычайно трудно поддается формализации. Тем не менее в ряде случаев это оказывается возможным и позволяет вовлечь в управление проектами широкие слои управленцев, не обладающих достаточным опытом.
Управление содержанием, или предметной областью, проекта включает в себя процессы, обеспечивающие внесение в проект только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Оно непосредственно связано с определением того, что включено или не включено в проект.
Термин «содержание проекта» относится к работам, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными характеристиками. В некоторых проектах результат бывает плохо определен, поэтому организация управления содержанием становится первостепенной задачей менеджера. Особенно это важно для инновационных проектов, поскольку именно в них зачастую высока начальная неопределенность как в содержании проекта, так и в его результатах.
В процессе реализации проекта должно обеспечиваться детальное планирование работ, которые необходимо выполнить в текущей фазе для успешного завершения проекта. При высокой начальной неопределенности приходится обеспечивать постепенную детализацию плана проекта. Такой режим работы называется rolling wave planning, т. е. планирование методом бегущей волны. Таким образом, работы планируются на каждом этапе последовательно, по мере развертывания работ по проекту и уменьшения начальной неопределенности.
2.3 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ В ПРОЕКТЕ.
Работа по проектному методу основана на том, что деятельность предприятия дробится на отдельные проекты, позволяющие более быстро и гибко удовлетворять требования рынка и выживать в новых условиях. Рассмотрим основные понятия, связанные с управлением проектом, и процессом управления его изменений.
Проект по определению большинства международных стандартов – это уникальная совокупность скоординированных действий (работ) с определёнными точками начала и окончания, предпринятых индивидуумом или организацией для достижения определённых целей с установленными сроками, затратами и параметрами выполнения.
Управление проектом – это управление процессом его реализации. В свою очередь, реализация проекта – это комплекс мер, дел и действий, направленных на достижение целей проекта. Таким образом, управление проектом – это управление комплексом мер, дел и действий, направленное на достижение целей проекта
Также управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту; это методология (искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путём применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определённых в проекте результатов по составу и объёму работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.
В процессе реализации проектов внутренние и внешние факторы могут порождать ситуации, которые осложняют осуществление проекта или делают его невозможным без комплексных изменений в различных функциональных сферах управления проектами. Но не только компетентность и быстрота реакции руководителей определяют эффективное решение проблем, в этой ситуации важен комплексный подход к управлению изменениями.
Непосредственно под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта. Изменения могут вноситься в различные разделы проекта и на любом этапе жизненного цикла проекта. Инициировать изменения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик, и подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения, улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта. Проектировщик может вносить изменения в первоначальную проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик по ходу реализации проекта вносит изменения в календарный план, методы и технологии производства работ, последовательность (технологическую, пространственную) возведения объектов и т.д.
Процесс управления изменениями в проекте различными авторами понимаются по-разному , все они дополняют друг друга и создают полноценную систему управления изменениями включающую в себя:
1) процесс разработки правил и процедур по работе с запросами на изменения, процедуры реализации и отслеживания данных изменений;
2) процесс проверки запросов на изменения согласно правилам и процедурам, реализация принятых изменений и работа с результатами изменений;
3) процесс прогнозирования результатов реализации запросов на изменения, работа с перечнем потенциальных изменений и поиск альтернативных решений .
Сравнительный анализ определений понятия «управление изменениями»
Таблица №1
| Автор | Содержание определения | Выходной результат процесса управления изменениями |
| Морс К. Пузанов А.С.Пузанов А.С. | Управление изменениями – это совокупность заранее оговорённых процедур и правил, в соответствии с которыми изменения вносятся в проект. Важно отметить, что любое изменение, прежде чем оно будет внесено в план проекта, вначале рассматривается лицами, имеющими соответствующие полномочия, которые ответственны за внесение изменений. После рассмотрения изменение либо принимается, либо отвергается (или откладывается до выяснения обстоятельств | Утверждённые процедуры и правила работы с запросами на изменения |
| Гутнов Р. Р. Мазур И.И. | Управление изменениями – это процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнители, реализующих изменения в проекте | Прогнозы и планы будущих изменений, перечень потенциальных изменений |
| Павлов А. Н. | Управления изменениями – это процесс проверки всех запросов на изменение, их утверждения и управления изменениями результатов, активов процессов организации, документов проекта и плана управления проектом. Процесс осуществления общего управления изменениями проводится с самого начала проекта и вплоть до его завершения. План управления проектом, описание содержания проекта и прочие результаты под- держиваются путём проведения тщательного и постоянного управления изменениями – отклонения или одобрения изменений, что позволяет гарантировать, что в пересмотренный базовый план включаются только одобренные изменения | Отклонённые или принятые запросы на изменения, именные документы по проекту и изменённый план управления проектом |
В целом, исходя их существующих определений, управление изменениями в проекте– это раздел управления проектами, включающий в себя формальные процессы и процедуры для интеграции и управления изменениями в проекте, осуществляемыми на протяжении его жизненного цикла.
3. ФУНКЦИИ ПОДСИСТЕМЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ.
Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование.
Подсистемы управления проектами формируются в зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, относительно самостоятельных в рамках проекта. Предметные области и управляемые элементы в рамках проекта в самом общем виде включают: сроки, трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки ресурсов и услуг, ресурсы (уже закупленные), изменения по проекту, риски проекта, информацию и коммуникации, качество и пр. Эти подсистемы присутствуют практически в любом проекте. В каждом конкретном проекте могут добавляться специфические подсистемы.
Отличие подсистем от функций управления проектом заключается в том, что подсистемы ориентированы на предметную область, а функции нацелены на специфические процессы, процедуры и методы. Управление подсистемой включает выполнение практически всех функций. Так, планирование расходов и контроль расходов базируются на одной и той же предметной области — затратах, а планирование расходов и планирование качества базируются на одинаковых процедурах составления планов, сетевом моделировании.
Подсистемы системы управления проектом по основным предметным областям подразделяются на: управление содержанием проекта, объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, управление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное (координационное) управление, управление информацией и коммуникациями.
Методы управления проектами:
-
определить цели проекта и провести его обоснование; выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить); -
определить необходимые объемы и источники финансирования; -
подобрать исполнителей — в частности, через процедуры торгов и конкурсов, — подготовить и заключить контракты; -
определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы; -
рассчитать смету и бюджет проекта, планировать и учитывать риски; -
обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.
К таким методам относятся: сетевое планирование и управление, календарное планирование, логистику, стандартное планирование, структурное планирование, ресурсное планирование, имитационное моделирование .
Известно, что невозможно управлять проектом каким-либо одним-единственным способом. Каждый менеджер применяет свои знания и опыт, управленческие воздействия в различной последовательности и с различной степенью жесткости. Здесь ключевую роль начинают играть навыки общего менеджмента, такие как лидерство, взаимодействие, умение настоять на своем, навыки разрешения конфликтов и т. п.
Разработка паспорта (устава проекта в рамках терминологии PMI) проекта позволяет обеспечить формальную авторизацию проекта. Паспорт проекта наделяет менеджера полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. Если правила выделения ресурсов, в том числе людских, хорошо прописаны, то подписание паспорта проекта наделяет руководителя проекта полномочиями «работодателя». Менеджер получает право нанимать сотрудников в проект и расходовать финансовые и материальные ресурсы в соответствии с определенным ему бюджетом.
Разработка плана управления проектом – интеграционный процесс, заключающийся в документировании операций, необходимых для исполнения проекта. План управления проектом является основным документом, необходимым для исполнения проекта. Он может корректироваться в зависимости от прогресса проекта или отклонений проекта от плана в случае появления рисковых событий.
Руководство и управление исполнением проекта – интеграционный процесс, в рамках которого выполняются работы, определенные в плане управления проектом. Руководство и управление исполнением проекта требует от менеджера владения всеми приемами управления.
Мониторинг проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий отслеживание хода работ и отклонений от плана проекта. Мониторинг и управление работами проекта организуются для наблюдения за процессами проекта.
Общее управление изменениями – интеграционный процесс, содержанием которого являются обработка всех запросов на изменение и управление этими изменениями для оптимизации результата. Общее управление изменениями включает в себя следующие операции, различающиеся уровнем детализации:
• идентификацию необходимости появления изменения;
• рассмотрение и одобрение запрошенных изменений;
• поддержание целостности базовых планов путем внесения в них только одобренных изменений и корректировку документации;
• контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта, требований к качеству на основе одобренных изменений путем координации изменений по всему проекту;
• документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями;
• контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов о качестве.
Глубина управления изменениями зависит в первую очередь от сложности проекта. Закрытие проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий завершение всех операций проекта.
Следует отметить, что успешная реализация интеграционных процессов в значительной степени обусловлена опытом, квалификацией, интуицией менеджера и чрезвычайно трудно поддается формализации. Тем не менее в ряде случаев это оказывается возможным и позволяет вовлечь в управление проектами широкие слои управленцев, не обладающих достаточным опытом.
Управление содержанием, или предметной областью, проекта включает в себя процессы, обеспечивающие внесение в проект только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Оно непосредственно связано с определением того, что включено или не включено в проект.
Термин «содержание проекта» относится к работам, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными характеристиками. В некоторых проектах результат бывает плохо определен, поэтому организация управления содержанием становится первостепенной задачей менеджера. Особенно это важно для инновационных проектов, поскольку именно в них зачастую высока начальная неопределенность как в содержании проекта, так и в его результатах.
В процессе реализации проекта должно обеспечиваться детальное планирование работ, которые необходимо выполнить в текущей фазе для успешного завершения проекта. При высокой начальной неопределенности приходится обеспечивать постепенную детализацию плана проекта. Такой режим работы называется rolling wave planning, т. е. планирование методом бегущей волны. Таким образом, работы планируются на каждом этапе последовательно, по мере развертывания работ по проекту и уменьшения начальной неопределенности.