Файл: Значение и роль мотивации в деятельности организаций.pdf

Мотивация, как процесс, теоретически может быть представлена в виде шести, следующих одна за другой, стадий, но в реальной жизни нет столь четкого разграничения стадий и нет обособленных процессов мотивации.

Первая стадия - возникновение потребностей, т.е. человек начинает ощущать, что ему чего-то не хватает. Проявляется она в конкретное время и начинает «требовать» от человека, чтобы он нашел возможность и предпринял какие-то шаги для ее устранения.

Вторая стадия — поиск путей устранения потребности (удовлетворить, подавить, не замечать).

Третья стадия - определение целей действия. Человек фиксирует, что и какими средствами он должен сделать, что получить для того, чтобы устранить потребность. На данной стадии происходит увязка четырех моментов:

1) что я должен получить, чтобы устранить потребность;

2) что я должен сделать, чтобы получить то, что желаю;

3) в какой мере я могу добиться того, чего желаю;

4) насколько то, что я могу получить, может устранить потребность.

Четвертая стадия - осуществление действия, т.е. человек затрачивает усилия для того, чтобы удовлетворить потребность. Процесс работы оказывает обратное влияние на мотивацию, поэтому на этой стадии может происходить корректировка целей.

Пятая стадия - получение вознаграждения за осуществление действия. Проделав определенную работу, человек либо непосредственно получает то, что может использовать для устранения потребности, либо то, что может обменять на желаемый для него объект. На данной стадии выясняется насколько выполнение действий дало желаемый результат. В зависимости от этого происходит ослабление, сохранение или усиление мотивации к действию.

Шестая стадия - устранение потребности. В зависимости от степени снятия напряжения, вызываемого потребностью, а также от того, вызывает устранение потребности ослабление или усиление мотивации к деятельности, человек либо прекращает деятельность до возникновения новой потребности, либо продолжает искать возможности и осуществлять действия по устранению потребности.

Знание логики процесса мотивации не дает существенных преимуществ в управлении этим процессом. Можно указать несколько факторов, которые усложняют и делают неясным процесс практического развертывания мотивации.

Важным фактором является неочевидность мотивов. Можно предполагать, догадываться по поводу того, какие мотивы действуют, но в явном виде их вычленить невозможно. Требуются длительные и скрупулезные наблюдения для того, чтобы попытаться с достаточной степенью достоверности сказать о том, как кие мотивы являются ведущими, движущими в мотивационном процессе человека.

Следующим важным фактором является изменчивость мотивационного процесса. Характер мотивационного процесса зависит от того, какие потребности инициируют его. Однако сами потребности находятся между собой в сложном динамическом взаимодействии, зачастую противореча друг другу либо же, наоборот, усиливая действия отдельных потребностей. При этом составляющие этого взаимодействия могут меняться во времени, изменяя направленность и характер действия мотивов. Поэтому даже при самом глубоком знании мотивационной структуры человека, мотивов его действия могут возникать непредвиденные изменения в поведении человека и непредвиденная реакция с его стороны на мотивирующие воздействия.

Еще одним фактором, делающим мотивационный процесс каждого конкретного человека уникальным и не на сто процентов предсказуемым, является различие мотивационных структур отдельных людей, разная степень влияния одинаковых мотивов на различных людей, различная степень зависимости действия одних мотивов от других [21].

Ни одна система управления не будет эффективно функционировать, если не будет разработана эффективная модель мотивации, так как мотивация побуждает конкретного индивида и коллектив целом к достижению личных и коллективных (организационных) целей.

В сфере управления персоналом архивных органов под понятием мотивация трудовой деятельности подразумевается: потребности и ожидания работника; меры, которые применяются по отношению к архивисту для эффективности его труда; вознаграждение, оплата труда работника.

2.2 Характер и особенности процесса мотивации в архивных органах

Трудовая сфера государственной службы в архивных органах имеет ряд специфических особенностей: по своему содержанию трудовая деятельность госслужащих в архивных органах направлена на реализацию общенациональных интересов, среди них комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, как важной части информационных ресурсов историко-культурного наследия РФ, реализация прав юридических и физических лиц на получение информации, содержащейся в документах Архивного фонда РФ, ее отличают высокая степень ответственности должностных лиц архивных органов за принимаемые решения, их осуществление, результаты и последствия, жесткая нормативная регламентация управления и трудовой дисциплины в архивных органах, а также задействование интеллектуального, творческого потенциала для решения управленческих задач.

При этом уровень оплаты труда государственных служащих в системе архивной службы значительно ниже, чем в коммерческих структурах, а дополнительные социальные гарантии не в полной мере компенсируют сложность и значимость их деятельности. Ситуация, когда люди, получают среднюю зарплату в 29000 руб., является недопустимой и способствует появлению наиболее опасному явлению, наносящему огромный вред экономике России - коррупции.

Эффективной формой профилактики коррупционных деяний является Кодекс этики и служебного поведения должностных лиц архивных органов Российской Федерации. Для стабилизации кадрового состава организации необходима комплексная система мотивации персонала.

Систему мотивации персонала нужно строить исходя из анализа потребностей сотрудников, она должна быть гибкой, учитывать профессиональные, возрастные особенности сотрудников. Каждый сотрудник должен знать, за что вознаграждают или наказывают в организации, для этого нужны четкие критерии оценки работы персонала. Различные изменения в организации, ее рост, реорганизация требуют адаптации системы мотивации с учетом изменяющихся факторов.

Материальные формы мотивации являются наиболее часто используемым стимулом, хотя это не единственное средство. Законодательство накладывает определенные ограничения на возможность получения госслужащими иных доходов помимо основного места работы, поэтому денежное содержание остается основным источником доходов и является мощным стимулом повышения результатов труда. Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации" выделяет следующие основные элементы денежного содержания гражданских служащих:

1) должностной оклад;

2) оклад за классный чин;

3) иные дополнительные выплаты, в частности:

-ежемесячная надбавка к должностному окладу за выслугу лет на гражданской службе;

-ежемесячная надбавка к должностному окладу за особые условия гражданской службы;

-ежемесячная процентная надбавка к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;

-премии за выполнение особо важных и сложных заданий;

-ежемесячное денежное поощрение;

-единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальная помощь [22].

Согласно теории Герцберга заработная плата не является мотивирующим фактором. Анализ этих элементов денежного содержания служащего доказывает, что определенную стимулирующую роль имеют только ежемесячная надбавка к должностному окладу за особые условия гражданской службы с определенным диапазоном установления конкретного размера и премии за выполнение особо важных и сложных заданий, которые в пределах имеющегося фонда оплаты труда размерами не ограничиваются.

Остальные составляющие денежного содержания четко фиксированы Федеральным законом № 79-ФЗ, соответствующими указами Президента Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. Следовательно, согласно теории Герцберга, они не являются мотивирующими факторами, так как служащий будет получать свою заработную плату независимо от качества работы.

В соответствии с положением ежемесячная надбавка устанавливается и выплачивается в пределах утвержденного фонда оплаты труда и в размерах, установленных Указом Президента Российской Федерации от 25 июля 2006 г. N 763 "О денежном содержании федеральных государственных гражданских служащих" [20].

Конкретные размеры ежемесячной надбавки устанавливаются соответствующими руководителями. Основными критериями для установления конкретных размеров ежемесячной надбавки являются:

- профессиональный уровень исполнения должностных обязанностей в соответствии с должностным регламентом;

- сложность, срочность выполняемой работы;

- опыт работы по специальности и занимаемой должности;

- компетентность при выполнении наиболее важных, сложных и ответственных работ;

- качественное выполнение работ высокой напряженности и интенсивности (большой объем, систематическое выполнение срочных поручений, а также работ, требующих повышенного внимания и др.);

- наличие переработки сверх нормальной продолжительности рабочего дня [22].

Здесь можно проследить элементы теории мотивации Портера-Лоулера, так как, чтобы достичь определенных результатов и получить достойное вознаграждение, человек затрачивает усилия, зависящие от его способностей, опыта и квалификации. При этом размер усилий определяется ценностью вознаграждения и осознанием человеком своей значимости в процессе труда.

В системе архивных органов за последние годы резко возросла сложность и интенсивность труда, связанного с внедрением новых информационных программных продуктов и технологий, что приводит к оттоку квалифицированных сотрудников. Это можно объяснить теорией мотивации Врума, согласно которой люди затрачивают определенные усилия на выполнение работ только тогда, когда они уверены, что это даст нужные результаты. В данном случае затраченные усилия превосходят вознаграждение.

В архивных органах присутствует и механизм нематериального стимулирования, который существует в особенной форме.

Продвижение по службе, признание, возможность роста являются мотивирующими факторами согласно теории Герцберга. Это означает, что служащий архивного комитета имеет возможность должностного роста

Служащие архивных органов могут поощряться за: успешное выполнение должностных обязанностей, общественно-полезные дела, проявление активности и инициативы, высокий профессионализм, безупречную продолжительную работу.

Поощрения могут быть формальными и неформальными. Формальные поощрения (с занесением в трудовую книжку) объявляются приказами. К ним относятся: объявление благодарности, вручение ценного подарка, выдача премии, вручение почетной грамоты, занесение в Книгу или на Доску Почета, присвоение звания «лучший работник», нагрудный знак - отличник.

Кроме поощрения может применяться и наказание. Наказание в архивных органах является стимулом, то есть внешним воздействием. Воздействие стимулов на текущее поведение людей рассматривает теория подкрепления, разработанная В. Синклером: наказанием является прямое воздействие с целью изменения поведения, направленное на пресечение негативных действий, недопущения их в будущем и достижение положительных результатов. Оно может иметь вид материального взыскания (штрафы, санкции), снижения должности и социального статуса в коллективе, психологической изоляции работника, создания атмосферы нетерпимости и тому подобное. За служебные правонарушения архивные служащие могут привлекаться к уголовной, административной, дисциплинарной и материальной ответственности [22].

Служебные правонарушения в архивной отрасли имеют следующие особенности:

а) они совершаются виновно (умышленно, неосторожно);

б) за их совершение к виновным применяются установленные законодательством санкции;

г) к ответственности привлекают компетентные государственные органы в порядке, четко установленном законом.

Уголовная ответственность наступает на основании УК РФ за совершение преступлений таких как: халатность; злоупотребление, превышение власти или служебных полномочий; должностной подлог; получение взятки [19].

К административной ответственности архивные служащие могут привлекаться на основе КоАП РФ.

За нарушение служебной дисциплины на сотрудников архивных органов могут налагаться следующие дисциплинарные взыскания: замечание; выговор; строгий выговор; предупреждение о неполном служебном соответствии по результатам аттестаций; увольнение. [6].

Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности регулируется правовыми актами и имеет четыре стадии:

1) служебное расследование;

2) принятие решения;

3) пересмотр дела по разным мотивам (жалоба, протест прокурора);