Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Управление персоналом (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

- анализ движения кадрового состава;

- ведение архива;

- подготовку документации для оформления медицинских полисов сотрудников.

Задача автоматизации работы сотрудников отдела кадров ГБУЗ ГП № 67 ДЗМ не является для медицинского учреждения профильной, поэтому ранее ей не уделялось должного внимания. При этом деятельность данной категории специалистов является разнонаправленной и связана как с взаимодействием с бухгалтерскими службами в рамках технологии начисления заработной платы, так и с взаимодействием со сторонними организациями: ПФР, военный комиссариат, фондами социального и медицинского страхования.

Сотрудник отдела кадров ведёт учёт персонального состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности и обработка анкет. Сотрудники отдела кадров также обязаны следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.

Сотрудники отдела кадров наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели оценки трудовой деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.) [23].

Рисунок 1.2 - Функциональные обязанности специалиста по кадрам

Сотрудники отдела кадров ГБУЗ ГП № 67 ДЗМ обеспечивают соответствие осуществляемых операций с персоналом законодательству РФ, контроль за движением персонала и выполнением обязательств перед ним. Кадровик назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором медицинского учреждения. Прием и сдача дел при назначении и освобождении специалиста оформляются актом после проверки состояния кадрового учета и отчетности.

Основные проблемы существующей технологии работы специалистов по кадрам:

- необходимость работы с большими массивами информации о кадровых данных сотрудников;

- необходимость формирования отчетности для сторонних организаций;

- определение типовых требований для аттестации и квалификации персонала;

- работа по соблюдению требований законодательства в области персональных данных (наличие большого количества информации на бумажном носителе повышает вероятность утечки персональных данных сотрудников).

Проведем декомпозицию бизнес-процессов в деятельности специалиста по кадрам.

Контекстная диаграмма приведена на рис.1.3.

Рисунок 1.3 - Контекстная диаграмма

Входными информационными потоками в деятельности сотрудника отдела кадров, как показано на рис. 1.3, являются:

- резюме (работа по подбору персонала). Сотрудники отдела кадров осуществляют учет потребности учреждения в специалистах, квалификационных требованиях, согласно имеющимся вакансиям на предприятии ведут прием резюме от соискателей на должности;

- заявления сотрудников. Данные информационные потоки связаны с работой с заявлениями (на отпуск, прием/увольнение, служебными записками);

- запросы отчетности. Сотрудники отдела кадров работают с отчетностью, предоставляемой руководству, в вышестоящие организации, в органы ПФР, воинского учета, ФСС;

- больничные листы. Специалисты по кадрам ведут учет больничных листов в рамках существующих регламентов их учета на предприятии.

Диаграмма декомпозиции нулевого уровня приведена на рис. 1.4.

Согласно статье 90 Трудового кодекса РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Личная ответственность кадровика во всех случаях, будь то постановка в анкете некорректного вопроса, или беспрепятственный допуск посторонних лиц к документам, содержащим персональные данные, велика. Но ограничиться помощью юриста при новом законодательстве не удастся, особенно если ведется автоматизированный учет кадров — необходимо привлечение еще и специалистов по защите информации.

Первоначально специалисты профильных отделов делают обоснованную заявку на открытие вакансии руководству. Руководство передает в кадровую службу заявку на подбор специалиста в соответствии с требованиями, указанными специалистами профильного отдела. Специалист отдела кадров изучает рынок труда по заявленному направлению, дает объявление об открытии вакансии в СМИ, заносит данные соискателей в базу данных, оформляет резюме и далее переходит к следующему бизнес-процессу «Отбор персонала».

Рисунок 1.4 - Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Рисунок 1.5 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рисунок 1.6 - Диаграмма декомпозиции второго уровня

Рисунок 1.7 - Диаграмма декомпозиции третьего уровня

Рисунок 1.8 - Диаграмма декомпозиции четвертого уровня

Отметим недостатки существующей технологии выполнения функций сотрудников отдела кадров.

Используемое в технологии работы специалистов ГБУЗ ГП № 67 ДЗМ ПО «1С: Зарплата и кадры предприятия» не в полном объёме удовлетворяет потребности инспектора отдела кадров.

Задача сотрудника отдела кадров – создание консолидированного отчета по запросу руководства. Данные берутся в «1С: Зарплата и кадры предприятия» выводятся на печать, в Word или в Excel формируется нужная форма отчета, и заносятся данные сотрудников. Для того, чтобы составить такой отчёт требуется не менее 4-х часов. Периодичность запросов от директора и руководителей разных отделов 4-5 раз в неделю. Соответственно, очень много времени отнимает формирование отчетов и запросов.

2 Ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные отчеты в: АСКО-МЕД, Пенсионный фонд, Центр занятости, Администрация, Военкомат. В основном формы которые, предложенные этими организационными структурами невозможно сформировать с использованием ПО «1С:Зарплата и кадры предприятия». И поэтому специалист отдела кадров вынужден заполнять предложенные формы вручную, на что требуется очень много времени. Например, в 1С не формируются отчеты об уровне образования сотрудников, нет возможности формирования документов о прохождении аттестации.

3 При создании «внешних» и «внутренних» отчетов информация часто искажается, т.е. есть ошибки соответственно, что впоследствии за собой увеличивает вероятность ошибочных управленческих решений.

Перечислим основные бизнес-процессы специалиста по кадрам, требующие применения информационных технологий:

- ведение картотеки сотрудников;

- подбор и отбор персонала;

- заполнение табеля отработанного времени;

- подготовка отчетности сторонним организациям;

- учет невыходов, больничных листов, отпусков;

- подготовка документов по аттестации сотрудников.

Рисунок 1.9 - Модель бизнес-требований предметной области

Как отмечалось выше, в рамках данной работы будет произведена разработка и реализация автоматизированной системы специалиста по персоналу медицинского учреждения.

Таким образом, при разработке АИС по ведению кадров предприятия ключевым вопросом является создание соответствующей базы данных.

Основными целями проектирования автоматизированной системы являются:

• Экономия времени, т.е. обеспечение доступа к данным за приемлемое время;
• Удобство формирования различных форм отчёт, необходимых в процессе работы;
• Правильность и достоверность.

Задачей процесса проектирования рассматриваемой базы данных является разработка проекта, который должен удовлетворять требованиям, вытекающим из современного этапа развития технологии БД.

В общем случае требования заключаются в следующем:

- адекватность БД предметной области «Кадры предприятия»;

- полнота;

- достоверность;

- интегрированность;

- независимость;

- минимальная избыточность данных;

- целостность, согласованность;

- безопасность данных;

- гибкость и адаптивность структуры;

- производительность;

- эффективность и надежность функционирования;

- возможность взаимодействия пользователей различных категорий и в различных режимах;

- простота и удобство эксплуатации.

Необходимость разработки и реализации БД «Кадры предприятия» обосновывается потребностью в совершенствовании и объединении существующих автоматизированных информационных систем при работе с данными о кадрах предприятия.

Диаграммы декомпозиции процесса реинжениринга модернизированной технологии работы специалиста по кадрам приведены на рисунках 1.10-1.11.

Рисунок 1.10 - Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Как показано на рис.1.11, совершенствование технологии работы специалиста по кадрам связано с отказом от использования кадрового учета в 1С и дублирования работы с кадровой информацией в 1С путем исключения из технологии работы учета документов в ручном режиме.

Разрабатываемая информационная система представляет собой интегрированное решение для работы специалиста по кадрам.

Рисунок 1.11 - Диаграмма декомпозиции второго уровня

Рисунок 1.12 - Диаграмма декомпозиции третьего уровня

Рисунок 1.13 - Диаграмма декомпозиции третьего уровня

Рисунок 1.14 - Этапы технологии работы в автоматизированной системе специалиста по кадрам

Рисунок 1.15 - Этапы технологии работы в автоматизированной системе специалиста по кадрам

Рисунок 1.16 - DFD- диаграмма информационной системы «Кадры»

Таким образом, модернизированная технология работы специалиста по кадрам позволит:

- ускорить поиск кадровых данных сотрудников;

- сократить время на формирование информации сводной отчетности по кадровым данным сотрудников;

- разграничение доступа к базе данных позволит более эффективно выполнять требования законодательства в области персональных данных;

- сократить количество документации на бумажных носителях.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В ходе изучения бизнес-процессов сотрудников отдела кадров ГБУЗ ГП № 67 ДЗМ был проведен хронометраж основных технологических операций. Результаты хронометража представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Хронометраж основных технологических операций сотрудника отдела кадров ГБУЗ ГП № 67 ДЗМ

Автоматизация технологии выполнения каждой из операций из перечисленных в таблице 2 позволит оптимизировать штат сотрудников отдела кадров за счет экономии использования рабочего времени. Каждый из перечисленных процессов может быть оптимизирован. Результатом оптимизации будет сокращение времени на выполнения основных технологических операций на 15-20%, а также сокращение бумажного документооборота.