Файл: «Построение организационных структур»..pdf

Трудности стали возникать в связи с тем, что при такой структуре предъявляются высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные знания и опыт по всем управленческим функциям и видам деятельности предприятия (подразделения), а также перегрузка его информацией, множественность контактов с подчиненными, вышестоящими и смежными организациями.

Поэтому со временем участники Общества решили преобразовать линейную организационную структуру в линейно-штабную как наиболее подходящую для ООО «Проект-Сервис».

Благодаря линейно-штабной организационной структуре предприятия, осуществляется его бесперебойная работа (см. Приложение 1).

В ООО «Проект-Сервис» применяется именно этот тип организационной структуры управления в связи с тем, что функциональным службам предприятия необходимо осуществлять техническую подготовку оказания услуг, подготавливать варианты решения вопросов, связанных с руководством оказания услуг. При этом они освобождают линейных руководителей от планирования, финансовых расчетов, материально-технического обеспечения и других вопросов.

Возглавляет фирму генеральный директор, он осуществляет общее руководство фирмой, принимает глобальные решения по направлению развития фирмы. Совместно с финансовым директором им рассматриваются вопросы по вложению денежных средств, погашение кредитов, и при необходимости взятие кредитов банка.

Решение по неотложным, обязательным платежам, оплаты налогов, выделения денежных средств на заработную плату работникам фирмы принимает финансовый директор. В его подчинении находятся бухгалтерия и планово-экономический отдел.

Бухгалтерия выполняет различного рода финансовые операции:

– оформление платежных документов (счет-фактур, накладных и др.),

– оформление ПТС (паспорт технического средства),

– составление балансов и прочих отчетов,

– производит расчет и оплату налогов и т.д.

Планово-экономический отдел осуществляет краткосрочное и долгосрочное планирование (месяц, квартал, год):

1) составляет планы по номенклатуре, комплектующим и их количеству и в конечном итоге в сумме;

2) составляет калькуляции на изготавливаемую продукцию постоянного и разового характера;

3) рассчитывает рентабельность предприятия в целом и по различным позициям в отдельности и т.д.

Исполнительный директор решает вопросы, связанные непосредственно с производством, так как при выполнении заказов возникают вопросы различного характера, которые требуют вмешательства различных служб фирмы. В его подчинении находятся главный инженер и начальник производства.

Коммерческую службу, в состав которой входят отдел материально-технического обеспечения, отдел маркетинга и отдел продаж возглавляет коммерческий директор.

Работой с поставщиками и непосредственной доставкой материалов, комплектующих изделий в ООО «Проект-Сервис» занимается служба снабжения.

Для наилучшего выбора поставщиков работники этой службы регулярно составляют конкурентный и конъюнктурный листы, что обеспечивает выбор цены и качества закупочного материала. Это очень важно, поскольку при закупке литья, гидроцилиндров или других комплектующих изделий встречается достаточно большое количество конкурирующих фирм.

Соответственно от цены и качества материала зависит привлекательность производимого продукта.

Отдел маркетинга и продаж занимается организацией продаж и привлечением потребителей: рекламной деятельностью, исследованием рынка не только в Татарстане, но и по всей России, прогнозированием спроса (рассылкой всевозможных исследовательских анкет), разработкой потенциала расширения номенклатуры товаров и услуг на будущее.

Директору по персоналу подчиняются отдел кадров, ОТИЗ (отдел труда и заработной платы) и отдел быта.

Основной целью отдела кадров является кадровое обеспечение деятельности организации.

К его задачам относится:

1) комплектование организации кадрами;

2) формирование стабильно работающего трудового коллектива;

3) создание кадрового резерва;

4) учет кадров и оформление кадровой документации;

5) контроль за дисциплиной труда;

6) обеспечение соблюдения трудовых и социальных прав работников.

Функции отдела кадров разработаны в соответствии с задачами:

1. Для решения комплектования организации кадрами:

а) определяет потребность организации в кадрах на основании представленных структурным подразделениям сведений, определяет источники ее удовлетворения;

б) информирует работников организации об имеющихся вакансиях;

в) осуществляет поиск кадров;

г) проводит собеседования с кандидатами на вакантные должности и вакантные рабочие места, осуществляет отбор и расстановку кадров на основании оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

д) осуществляет прием и расстановку принятых работников;

е) организует наблюдение за прохождением работниками испытания, обеспечивает адаптацию новых работников;

2. Для решения формирования стабильно работающего коллектива:

а) разрабатывает кадровую политику и кадровую стратегию организации, системы комплексной оценки работников и результатов их деятельности, системы стимулирования труда;

б) совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет перестановки работников;

в) организует проведение аттестации, ее методологическое и информационное обеспечение;

г) готовит документы на поощрение работников и награждение за особо выдающиеся результаты труда и заслуги;

д) осуществляет анализ причин текучести кадров, разрабатывает мероприятия по снижению текучести и обеспечивает их реализацию.

3. Для решения задачи по созданию кадрового резерва:

а) осуществляет планирование деловой карьеры работников, зачисленных в резерв;

б) организует подготовку кандидатов на выдвижение на вышестоящие должности;

в) организует обучение работников, зачисленных в кадровый резерв, их стажировку на соответствующих должностях.

4. Для учета кадров и оформления кадровой документации:

а) оформляет прием, перевод и увольнение работников, поощрение и применение дисциплинарных взысканий, предоставление отпусков;

б) осуществляет учет кадров, оформляет и обеспечивает хранение личных дел, личных карточек работников;

в) выдает справки работникам, копии запрашиваемых работниками документов;

г) заполняет трудовые книжки, обеспечивает их хранение, готовит копии и выписки из трудовых книжек;

д) составляет график отпусков и обеспечивает его выполнение;

е) составляет отчетность по учету кадров и работе с кадрами.

5. Для контроля за дисциплиной труда:

а) осуществляет контроль за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов;

б) участвует в оформлении или самостоятельно оформляет обнаруженные дисциплинарные проступки;

в) ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений дисциплины труда и потерь рабочего времени, разрабатывает мероприятия по их устранению и обеспечивает их выполнение.

6. Для обеспечения соблюдения трудовых и социальных прав работников:

а) рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам нарушения трудового законодательства руководителями структурных подразделений, принимает меры к урегулированию споров;

б) контролирует исполнение руководителями структурных подразделений трудового законодательства, локальных нормативных актов организации по вопросам кадровой политики, обеспечивает правильность использования работников в подразделениях организации;

в) обеспечивает предоставление социальных трудовых гарантий работникам организации, предусмотренных трудовым законодательством и локальными нормативными актами организации;

г) осуществляет подготовку документов по пенсионному страхованию, документов, необходимых для назначения пенсий работникам и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;

Отдела труда и заработной платы (ОТИЗ) выполняет функции:

– соблюдение требований по охране труда и окружающей среды;

– обеспечение военизированной охраной организации;

– разработка систем оплаты труда;

– разработка форм поощрения или наказания персонала и многое др.

Отдел быта выполняет функции:

– организация общественного питания;

– обеспечение здоровья и отдыха;

– организация продажи продуктов питания;

– организация социального страхования.

Принцип структурного деления, лежащий в основе структурно-функционального устройства, адекватен условиям данного предприятия, так как для стабильной работы ООО «Проект-Сервис» необходимо обладать разветвленным аппаратом. Такой принцип деления позволяет оперативно реагировать на изменения внешней среды, так как генеральному директору в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений и планов помогает специализированный аппарат управления.

Существующее структурно-функциональное устройство ООО «Проект-Сервис» в полной мере адекватно применяемым здесь технологическим процессам в связи с тем, что на предприятии прослеживается единство и четкость распоряжений, повышенная ответственность руководителя за результаты возглавляемого им подразделения, оперативность в принятии решений.

Набор реализуемых на предприятии функций не в полной мере обеспечен соответствующим организационным устройством, так как недостатком такой структуры является вопрос о координации деятельности функциональных служб или создании крупных специализированных подразделений с высококвалифицированными кадрами, имеющими в своем распоряжении компьютерную технику.

Все это приводит к дублированию функций отделом кадров, ОТИЗ и отделом быта:

– между отделом кадров и отделом быта – в части организации социального страхования, обеспечения здоровья и отдыха;

– между отделом кадров и ОТИЗ – в части дисциплинарных проступков работников и наказания за них.

С точки зрения экономичности не целесообразно отделы ОТИЗ и быта разделять на два самостоятельных подразделения, так как объем функций у этих отделов небольшой, а у работников этих отделов значительная часть времени остается не занятой. В сложившихся экономических условиях в настоящее время, когда многие предприятия сокращают своих работников, загруженных в полной мере, функционирование двух дублирующих друг друга подразделений неприемлемо.

В ООО «Проект-Сервис» должностные инструкции разработаны и подписаны не для всех работников предприятия. Некоторые инструкции не отвечают возложенным на отделы функциям. Практически все должностные инструкции в ООО «Проект-Сервис» имеют общий смысл, прямо вытекающий из гражданского и трудового законодательства. В них не прописаны специфические требования, которые предъявляются к конкретной должности.

Должностные инструкции отдела труда и заработной платы, а также отдела быта в ООО «Проект-Сервис» не разработаны. Сотрудники этих отделов работают согласно положениям о соответствующих отделах. В связи с этим возникают вопросы разграничения полномочий и ответственности между сотрудниками этих отделов, что негативно сказывается на работе коллектива.

2.3 Совершенствование организационной структуры управления ООО «Проект-Сервис»

Организационную структуру ООО «Проект-Сервис» следует рассматривать как один из формирующих элементов системы управления, который находится в развитии и постоянно нуждается в качественном совершенствовании, адекватном изменяющимся социально-экономическим условиям, рыночной ситуации, политической обстановке, обновленным бизнес-стратегиям и перспективам производственно-рыночной деятельности.

Основным принципом, определяющим специфику общества с ограниченной ответственностью «Проект-Сервис», является принцип адаптивности предприятия к динамичным условиям рыночной среды во всем многообразии их проявлений.

Реализация данного принципа предусматривает адаптивность организационной структуры к соответствующим целям и задачам, системы управления.

Организационная структура ООО «Проект-Сервис» нуждается в некоторой корректировке.

В настоящее время у предприятия появилась необходимость управления переходными процессами с помощью стратегического планирования. Руководству предприятия следует избрать метод адаптивных изменений (организационной адаптации). Данный метод представляет собой постепенные незначительные перемены, которые длительное время оказывают влияние на основные критерии организации, в данном случае – структуру ООО «Проект-Сервис». Этот метод протекает путем проб и ошибок и является реакцией на происходящие организационные изменения.