Файл: Основные функции в системе менеджмента.pdf

1. Небольшой плановый отдел (менее 6 человек) корпорации может дополниться планированием на низших уровнях.

2. Возраст функции планирования даже в наиболее крупных корпорациях насчитывается менее десяти лет.

3. Стратегические планы разрабатываются на совещаниях высшего руководства корпорации, проводимых ежегодно.

4. Годовой стратегический план объединяется с годовым финансовым планом.

5. В большинстве организаций считают, что функция планирования может быть усовершенствована.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических поставленных целей и задач. Тактическое планирование по своей сути очень сходно со стратегическим.

Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки оперативных планов для фирмы и всех её подразделений, программ маркетинга, планов по научным исследованиям, планов по производству, материально-техническому снабжению. Основными звеньями текущего плана являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые). Календарные планы составляются на основе сведений о наличии заказов, степени загруженности мощностей и их использовании с учетом обусловленных сроков исполнения каждого заказа, товарных запасов, товароснабжения. В планы по сбыту продукции и предоставлению услуг включаются показатели по экспорту продукции, предоставлению технических услуг и обслуживанию.

Планирование также осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным планированием.

Все три типа планов составляют общую единую систему, которая называется генеральным, или общим, планом, или также бизнес-планом организации.

Планирование в настоящее время является непрерывным процессом использования новых путей и способов совершенствования деятельности организации с помощью возможностей, условий и факторов, которые были выявлены в ходе деятельности. Следовательно, планы меняются в соответствии с конкретной ситуацией в организации (предприятии).

Органической составной частью планирования является составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов, которые показывают возможные направления будущего развития организации. Прогнозы на будущее закладываются в основу стратегических планов, в которых находят отражение важнейшие для любой организации связи между целями, ресурсами и возможностями окружающей среды. В свою очередь, стратегические планы составляют основу текущих планов, с помощью которых организуется работа предприятий.

Планирование может способствовать снижению риска при принятии решения. С помощью планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно научиться на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределенность — это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

Планирование, поскольку оно служит для формулирования установленных целей, помогает создать единство общей цели внутри организации. Таким образом, можно сказать, что планирование дает возможность вовремя учесть внутренние и внешние факторы, которые снабжают благоприятными условиями для нормального функционирования и развития какой-либо организации.

3.2. Организация

Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

Организовать — это значит создать какую-то структуру. А именно, организация — это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для того, чтобы достичь поставленной задачи.

Организовывать – это значит разделять на части и направлять персонал на выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установление взаимосвязей между различными видами работ.

Существует два пути реализации функции организации: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Цель планирования — это разрешение неопределенности. Организация, которая имеет большое количество разных планов, но не имеющая цельной схемы структуры претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно между собой связаны. В некотором смысле планирование и организация объединяются. Планирование готовит сцену для того, чтобы реализовать цели организации, а организация как функция управления создает рабочую структуру, главным компонентом которой выступают люди.

Как видно, в независимости от типов и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функций:

1. определение целей фирмы, которые были выявлены во время планирования;
2. определение видов деятельности по достижении этих целей;
3. поручение различных задач определенным людям и объединение их в управляемые рабочие подразделения;
4. координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, с помощью установления рабочих взаимоотношений,
5. одна цель - работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против целей организации;
6. размах контроля или размах менеджмента - отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

Таким образом, организация, как основная функция менеджмента, представ­ляет собой вид деятельности, которая упорядочивает совместную дея­тельность людей для достижения задач и целей. При реализации дан­ной функции используют такие категории, как «процесс», «система», «коммуникации». Организация как функция менеджмента формирует объект, затем совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации к изменениям внешних и внутренних связей в систе­ме менеджмента. Поэтому организация управления — это форми­рование условий устойчивости и гибкости социально-эконо­мической системы на основе комплексного подхода с учетом внешних и внутренних факторов.

3.3. Контроль

Контроль рассматривается как процесс, который обеспечивает достижение целей и задач организации. Контроль необходим для того, чтобы обнаружить и разрешить возникающие проблемы раньше, чем они станут критически серьезными.

Процесс контроля включает в себя установку стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль — это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности, обеспечение с помощью информации обратной связи с управляемым объектом^[7].

Учет и контроль нужны для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины в организации. Контроль объединяет все виды управленческой деятельности, которые связаны с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления, изучения информации о процессах и результатах деятельности, работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов..
 

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль обычно может реализоваться в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется во время проведения работы предприятия и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Контроль эффективен, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок и экономичен. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят. ^[8]

С помощью контроля менеджер выявляет проблемы на предприятии, причины их возникновения и принимает меры по корректировке отклонений от задачи и плана деятельности.

В процессе контроля существует 3 этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление результатов и принятие необходимых корректирующих действий

Первый этап процесса контроля включает установление стандартов, а именно конкретных целей и задач, которые имеют временные границы. Для управления необходимы критерии в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе контроля идет сравнение показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Третий этап – это измерение результатов. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать в дальнейшем.

3.4. Мотивация

При планировании и организации работы на предприятии руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация как основная функция менеджмента тесно связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей - интересы людей - мотивы деятельности - действия людей.

Мотивация через потребности отражает процесс их возвышения от простых (пища, жилище) до сложных (самоутверждение, самосовершенствование). Если мотивация основана на удовлетворении высших потребностей, то такой человек склонен к самоуправлению. Для удовлетворения высших потребностей предварительно должны быть удовлетворены первичные потребности, и необходима высокая производственная и управленческая культура.

Мотивационный под­ход к управленческой деятельности рассматривается как цент­ральная функция менеджмента.

Мотив является побудительной причиной, поводом к какой-либо деятельности. Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, которые побуждают людей к какому-либо действию, особенно при определении объема и содержания работы. Чтобы понять смысл теории содержательной и процессуальной мотивации, нужно сначала усвоить смысл основополагающих понятий, таких как потребности и вознаграждения.