Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них.pdf

Может быть некоторое количество альтернатив организации бухгалтерской службы на предприятии: предметный, функциональный, линейный, по вертикали и комбинированный: предметный вариант учитывает организацию бухгалтерской службы в согласовании с названием отделов; функциональный - учитывает конкретную специализацию исполнения работником или группой однородных учетных операций, со-ответствующих стадиям технологического процесса вырабатывания учетной информации. линейная (иерархическая) бухгалтерия - при которой все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру (на маленьких фирмах); по вертикали (линейно-штабная) - при которой формируются промежуточные звенья (группы), возглавляемые старшими бухгалтерами, подчиняющимися главному бухгалтеру (на средних предприятиях); комбинированная (функциональная), при которой особые структурные подразделения осуществляют замкнутый круг работ (на крупных производствах).

Важным этапом в разработке структуры бухгалтерии считается формирование системы должностей, должностных руководств для каждого работника, учреждение графика учетных работ.

Главной задачей управленческого учета является помощь управлению предприятия в управлении бизнесом и принятии правильных и более результативных управленческих решений.

Подходы и методы, употребляемые в управленческом учете, практически полностью настроены на необходимости менеджеров для поддержки им в управлении бизнесом. Менеджеры могут выбирать их по своему усмотрению в зависимости от своих предпочтений, а еще ситуации и условий, в которых действует фирма.

Управленческий учет проводится в соответствии со особыми требованиями того или иного бизнеса.

Управленческий учет выступает составной частью информационной системы компании. Результативность управления производственной деятельностью гарантируется информацией о деятельности структурных подразделений, служб, отделов компании. Управленческий учет формирует такую информацию для управляющих разных уровней управления внутри компании с целью принятия ими правильных управленческих заключений. Содержание управленческого учета определяется целями управления, оно может быть изменено по решению администрации в зависимости от интересов и целей, установленных перед главами внутренних подразделений.

---

2 Порядок и техника записей в учётных регистрах

Регистрация данных в учётных регистры на основе первичных учётных документов именуется счётной записью.

В соответствии с условиями, предъявляемыми к учетным записям (документальность, оперативность, достоверность, ясность, точность) учетной практикой выработан ряд законов ведения записей в учетных регистрах.

- записи в учетные регистры должны производиться на основе оформленных, проверенных и размеченных документов;

- любая хозяйственная операция, оформленная актом, должна найти отражение в учетном регистре;

- записи в учетных регистрах обязаны проводиться вовремя; записи в учетных регистрах должны производиться в надлежащем порядке:

а) по документам, не носящим массовый характер, запись действий производиться конкретного в соответственном регистре по счету;

б) по массовым документам хозяйственные операции до записи в регистры по счету, первоначально группируются в различных ведомостях; по окончании отчетного времени результаты ведомостей выносятся в регистры по соответствующим счетам;

• по окончании записи в регистры на каждом документе делается знак с указанием номера учетного регистра (во избежание повторного применения документов);

• в конце месяца в учетных регистрах подсчитываются результаты оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам. Сумма результатов подсчитывается по каждой графе и записывается в особо отведенных для данного строках и графах;

• осуществляется взаимосверка окончательных сумм одних учетных регистров с другими в целях контроля над точными счетными записями;

• перенос результатов регистров по счетам в Главную книгу.

2.1 Способы исправления в учетных записях

Поправка ошибок в регистре бухгалтерского учета должна быть обоснована и утверждена подписью лица, занесшего исправление, с установкой даты поправления. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистах подчистки и неоговоренные корректирования не допускаются.

Для поправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах, составленных ручным способом (за исключением банковских и кассовых документов), используется последующий способ:

Корректурный – неверный текст или сумма зачеркиваются, над перечеркнутым текстом заносятся правильный текст или сумма. Зачеркивание делается одной чертой, для того чтобы скорректированный текст можно было прочитать. Поправка ошибки оговаривается и подтверждается: в документе подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – лицом, производившим редактирование. Замечание делается на полях против уточненной записи.

---

Корректурным приемом используют в случаях допущенных описок, неправильного подсчета результатов, а еще записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. В приходных и расходных кассовых ордерах поправления не допускаются^[7]. При перенесении результатов в Главную книгу никакие поправления не допускаются. В данном случае на сумму допущенной ошибки оформляют бухгалтерскую справку, данные которой записываются в Главную книгу отдельной строкой.

Редактирование ошибок в учетных регистрах кроме корректурного метода производится методом дополнительной проводки и методом красного сторно: добавочная проводка применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана верная нумерация счетов, но записана сумма операции меньше реальной. красное сторно – применяется в тех случаях, когда в учетных регистрах указана ошибочная корреспонденция счетов или большая, чем должно сумма операции. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов красными чернилами (в автоматизированных системах со знаком минус). Данная проводка отражается во всех сопряженных с ней учетных регистрах красными чернилами. При подсчете результатов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами не прибавляются, а вычитаются из результатов, тем самым неправильная запись аннулируется. После данного составляется новая проводка с верными данными и вносится в регистры обычным способом.

Пример. В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 40 000 AMD. Начальное сальдо сч. 50 “Касса” = 100 000.

Ошибочно была составлена проводка:

1) Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

40 000 AMD

Кредит счета 50 “Касса”

При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нужно не на счет расчетов по оплате труда, а на счет подотчетных лиц). Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры:

1а) Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

– 40 000 AMD

Кредит счета 50 “Касса”

1б) Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

40 000 AMD

Кредит счета 50 “Касса”

На счетах эти суммы будут отражены следующим образом.

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Дебет	Кредит
40000 1а) – 40000
Оборот (40000 – 40000)

---

С –

Счет 50 «Касса»

Дебет	Кредит
С-100000	1) 40000 –40000 1а) 1б) 40000
Оборот –	Оборот 40000 (40000 – 40000 + 40000)
С 60000

Счет 71 «Расчеты с подотчётными лицами»

Дебет	Кредит
1б) 40000
Оборот 40000
С 40000

Способ “красное сторно” используют для корректирования ошибок и в тех вариантах, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для корректирования такой ошибки оформляют вторую сторнировочную проводку на отличие между преувеличенной и правильной суммами операции. Метод обратных записей заключается в том, что ошибочно указанные счета меняются местами, и новые обороты арифметически устраняют старые, неверные. Однако обратные записи, создавая искусственные обороты, заранее завышают обороты настоящие.

2.2 Правила исправления ошибок в бухгалтерских документах

Присутствуют три способа корректирования ошибок:

1) корректурный;

2) добавочной записи;

3) сторнировочной записи, или «красное сторно», имеются в виду обратные записи на предмет устранения неправильной записи.

Корректурный способ подразумевает зачеркивание тонкой чертой ошибочных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписи правильных сумм и текста. Одновременно делается оговорка о сделанной корректировке.

Например, если вместо 100 тыс. AMD. отражено 120 тыс. AMD., следует зачеркнуть 120 тыс. AMD. и написать сверху "100 тыс. AMD.", а сбоку указать: "зачеркнуто 120 тыс. AMD. и сверху написано 100 тыс. AMD. Исправленному верить (подпись)".

На денежных документах (чеках, кассовых приходных и расходных ордерах и т. п.) никаких исправлений и помарок не допускается, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции указана меньше надлежащей (ошибочно занижена).

Например, за полученные товары с расчетного счета в банке перечислены 12 тыс. AMD. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 10 тыс. AMD. Была сделана следующая бухгалтерская запись: Д-т сч. "Товары", К-т сч. "Расчетный счет" - 10 тыс. AMD. Но поскольку за указанные товары следует перечислить 12 тыс. AMD, то на недостающую сумму 2 тыс. AMD необходимо составить дополнительную проводку: Д-т сч. "Товары", К-т сч. "Расчетный счет" - 2 тыс. AMD.

---

Добавочные проводки даются в текущем или следующем месяце. Это правило корректирования ошибок применяется в двух вариантах: в случае если в учетном регистре отдельной строчкой не записаны сведения первичного документа и при отображении в учетном регистре неверно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочная запись представляет корреспонденцию по счетам, но отрицательными (красными) числами. Сторнировки могут иметь место при неверной корреспонденции четов или при записи преувеличенной суммы, если в последнем случае уже невозможно применить корректурный способ. Способ "красное сторно" состоит в том, что первоначальная неверная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами в той же сумме. При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются, и таким образом первоначальная неверная запись исключается из счетов бухгалтерского учета. После данного делается правильная запись учитываемых хозяйственных операций.

Если в отчетности компании за текущий год при инвентаризации или в других случаях допущены искажения отчетных данных, то поправка этих информации производится в отчетах за тот период (месяц, квартал, год), в котором были допущены искажения, а еще в нарастающих окончательных данных (за квартал, с начала года) во всех дальнейших отчетах.

Заключение

Техника бухгалтерского учета - средство регистрации учетной информации (средствами вычисляемыой техники или вручную) в учетных регистрах.

Учётные регистры - специальные таблицы, показанные в виде карточек, книг, ведомостей, магнитных лент, магнитных дисков, дискет и иных машинных носителей.

Учетные регистры классифицируются по внешнему виду, по строению, по объему данных, по характеру регистрации, по порядку записи.

По внешнему виду учетные регистры бывают в виде:

• магнитные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и т.д.) - любой учетный регистр в письменной форме;

• ведомости (свободные листы) - ведомость учета износа (амортизация основных средств и т.д.);

• книги - кассовая книга, главная книга;

• карточки - инвентарные карточки учета основных средств, карточки складского учета материалов и др.

По структуре учетные регистры отличаются по трём признакам:

• комбинированное размещение - шахматные оборотные ведомости и др.;
• последовательные графы - журналы-ордера, ведомость оборотов по дебету счета «Касса» и др.;
• синхронные графы - авансовые отчеты т.п.

---