Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них.pdf

Тема курсовой работы “Учетные регистры, их классификация и способы записи в них”. Тема актуальна тем, что для получения необходимых данных о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, нужны сведения о хозяйственных операциях, которые отражаются в первичных документах, регистрируются и записываются на бухгалтерских счетах, для чего используются учетные регистры.

Бухгалтерский учет занимает одно из ключевых мест в системе управления. Он дает возможность выполнять контроль за обоснованностью и законностью хозяйственных операций, а еще за соблюдением платежной и финансовой дисциплины субъектов хозяйствования.

Бухгалтерский учет ведется по конкретной форме, под которой смыслят образовавшийся порядок учетной регистрации хозяйственных операций во взаимосвязанных учетных регистрах, а еще очередность и способ записей.

Для того чтобы получить требуемые показатели о хозяйственной деятельности, нужна информация об операциях, хранящиеся в документах, объединить в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать. Подобная регистрация исполняется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме этого, контроль за сохранностью документов и должностную обозримость отображенных в них информации.

Учетные регистры представляют из себя листы бумаги, приспособленные для регистрации и сортировки в них данных о присутствии средств и операциях с ними, отмеченных первичными носителями информации.

Используемые в практике бухгалтерского учета регистры можно группировать по внешнему виду, по объему содержания и по очередности записей.

По внешнему виду регистры бухгалтерского учета подразделяются на книги (журналы), карточки и свободные листы.

Выбор того либо иного метода записей заполнения учетных регистров зависит от целого ряда обстоятельств: вида и формы, общеотраслевой принадлежности предприятия и так далее. Впрочем любая техника ведения учетных регистров базируется на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту иного счета. Исключением считаются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них совершается только по дебету или кредиту забалансового счета).

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, первобытными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке либо на самом первичном документе производят должную отметку для облегчения дальнейшей проверки правильности разноски.

По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся результаты. Окончательные записи синтетических и аналитических регистров непременно сверяются путем составления оборотных ведомостей или иным способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности считается коммерческой тайной.

Для обоснования отображения в бухгалтерском учете стоимости полученных произведенных работ главное значение имеет их правильное документальное зарегистрирование. Точное оформление и умение разобрать первичные документы является азбукой бухгалтера.

Предприятия и учреждения, которые оформляют учетные регистры на машиночитаемых носителях, должны обеспечить технические средства для их воспроизведения в подходящем для чтения виде.

Цель моей работы заключается в раскрытии содержания понятия учетных регистров. Задача - порядок и правила отражения записей в учетных регистрах, а еще заполнение данных документов и исправление ошибок, возникающих при их заполнении.

Основная часть

1. Учетные регистры и их назначение

Ведение учета всегда подразумевает, что сведения любой хозяйственной операции, отображены в соответственных документах, после их соответствующей проверки должны быть записаны в учетные регистры. Последние и специализированы для отображения, скопления и хранения учетных данных.

Учетные регистры - это учетные таблицы (бланки) определенной формы и содержания для отображения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Они являются носителями упорядоченной второстепенной информации, источником которой были бухгалтерские бумаги.

Так как в учете отражается присутствие и движение всех средств компании, источников их создания и осуществляемых хозяйственных процессов, для каждого объекта учета необходима информация, которая бы в наибольшей степени полно его характеризовала, отражая его специальные особенности. Собственно этим объясняется надобность применения различных учетных регистров.

Применение тех или иных регистров обусловлено также техникой и технологией ведения бухгалтерского учета^[1], уровнем применения вычислительной техники.

В бухгалтерском учете употребляют такие учетные регистры: книги, журналы, ведомости, карточки, машинограммы, отдельные листки и др.

С целью подробного изучения регистров, выяснения их содержания, назначения и порядка ведения их классифицируют по определенным качественно однородным группам по следующим признакам: задача и характер записи, размер содержания, внешний вид, конструкция.

Основное назначение учетных регистров - это выполнение контроля над хозяйственной деятельностью компании, дальнейшего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия административных решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый итог работы компании. Также учетные регистры предусмотрены для систематизации и скопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отображения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

1.1Классификация учетных регистров

По предопределению и характеру записи регистры разделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических касаются регистры, в них хозяйственные операции записывают в календарной последовательности их исполнения. Из этих регистров можно указать регистрационный журнал операций, журнал учета поступления грузов, расписание отгрузки и реализации продукции и др.. Специфической чертой подобных регистров является то, что сортировки операций у них не проводится, а назначены их для регистрации и контролирования за данным документов о величине выполненных работ, для оперативного оприходования грузов, поступивших в хозяйство, учета отгруженной продукции точно.

К систематическим учетным регистрам относятся такие, в которых что в хозяйственные операции группируются, систематизируются и отражаются на соответственных синтетических и аналитических счетах. Значит, все регистры, в которых расположены синтетические и аналитические счета, являются систематичними.

Комбинированными именуют подобные регистры, в которых сочетается последовательная и систематическая запись. Наиболее отличительным образцом является Журнал-Главная книга, в которой первая часть является фактически журналом регистрации хозяйственных операций, а вторая - группировкой, отображением этих же операций на соответственных синтетических счетах. Выходит, тут соединяются в одном регистре характерные качества хронологических и систематических учетных регистров.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах проводятся в одно и тоже время, при этом в них отражаются те же операции, но под различным углом зрения. В связи с этим результат по хронологическому регистру соответствует дебетовому или кредитовых оборотов по соответствующим систематическим регистрам. Это наиболее наглядно выражается в Журнале Главной и имеет главное контрольное значение.

По содержанию учетные регистры разделяются на регистры синтетического учета, аналитического учета и комбинированные. Такое деление базируется на различии и назначении синтетических и аналитических счетов, многообразной степени обобщения на них учетных данных. Конструкция синтетических регистров зависит, ключевым образом, от формы учета. Любой учетный регистр, в котором проводится учет по точным синтетическим счетом или группой счетов, представляется синтетическим учетным регистром^[2]. Это Главная книга, Журнал-ордер, Журнал-Главная, машинограммы. В бухгалтерских книгах отдельная страница или определенное количество их отводится для конкретного аналитического счета. В случае ведения аналитического учета на карточках для любого подобного счета открывают отдельную карту.

Отличительным признаком современных учетных регистров является сочетание в них синтетического и аналитического учета. К комбинированным регистрам можно отнести отдельные журналы-ордера, машинограммы.

По форме учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, отдельные листы, машинограммы. Бухгалтерские книги - это сброшюрованные учетные синтетические или аналитические регистры. Книги, в которых сброшюрованны синтетические учетные регистры, именуются бухгалтерскими книгами синтетического учета. К таким касаются Главная книга, Журнал-Главная. Книги, в которых сброшюрованны аналитические учетные регистры, называются бухгалтерскими книгами аналитического учета. Все страницы в них должны быть пронумерованы. Огромного объема книги и существенного количества учитываемых в ней объектов (аналитических счетов) составляют их список (содержание) с директивой соответствующих страниц, что упрощает пользование ею.

Бухгалтерские книги - это прочный способ хранения учетных регистров. Они достаточно обширно применяются для ведения бухгалтеркого счета. Но эти регистры имеют и значительные недостатки. В частности, они усложняют распределение работ между отдельными исполнителями, в книгах трудно определить заранее оптимальный размер (количество страниц) для определенного аналитического счета, а его вынужденное перенесение усложняет учетный процесс.

Данные недочеты практически устраняются употреблением карточек, предназначенных для ведения аналитического учета на соответствующих счетах в течение длительного времени. С целью хранения карт и контроля за их наличием каждую раскрытую карту в непременном порядке регистрируют. Карточки легко сортировать по нужным показателям. Зависимости от учитываемых объекта карточки аналитического учета разделяются на карточки количественно-суммарного учета, назначенные для учета товарно-материальных ценностей, контокоррентные, назначенные для учета расчетов предназначенные для учета расходов на производство. В заключительных отражается не только соответственный процесс в целом, но и регистрируются отдельные виды затрат, для отражения любого из них и предусмотрена отдельная графа. Кроме типичных форм карточек с учетом особенностей учитываемых объектов могут использоваться еще и другие особенные формы, как, к примеру, карточки складского учета, инвентарные карточки и т.д.

Отдельные листки как учетные регистры довольно обширно применяются в бухгалтерском учете. Каждый из них установлен для учета конкретных операций и в зависимости от этого имеет специальное содержание. Это позволяет группировать указанные учетные регистры в соответствии с условиями контроля, составления отчетности. В число таких регистров относятся журналы-ордера, ведомости, разрабатываемые таблицы.

Машинограмы - это учетные регистры в машинной обработке учетной информации, т.е. соответственные таблицы, где отображены учетные данные в запрограммированных разрезах и предусмотренной детализацией. Они могут быть синтетическими, аналитическими или комбинированными. Единство признаков, приведенных в этих регистрах, контролируется автоматически.

По своей структуре учетные регистры довольно многообразны и зависят ключевым образом от учитываемых объектов, объема и детализации сведений о них, периодичности ее обобщения, надобностей контроля и точности. Эти регистры могут быть односторонними, двусторонними и шахматными.

Односторонние регистры подразумевают, что вся учетная информация отражается последовательно на одной стороне листа. К ним относятся, к примеру, все типовые формы карточек аналитического облика.

Двусторонние регистры принимают во внимание деление страницы на две части: одна из них нужна для учета дебетовых оборотов по определенному счету, а другая - кредитовых.

Шахматное строение регистров учитывает их деление вертикальными и горизонтальными линиями на ячейки (в виде шахматной доски), где кредитовые обороты отображают по горизонтали, а дебетовые - по вертикали. Такое строение конкретно сокращает количество записей, так как двойная запись тут осуществляется в один рабочий прием, поднимает текущий контроль за отражением операций и умножает аналитические возможности бухгалтерского учета. Это строение регистров нашло обширное применение в журнально-ордерной форме.

Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры исполняется по мере их поступления для обработки, но с учетом обеспечения возможности своевременной выплаты заработной платы, составления соответственной отчетности, представления деклараций и т.д.

Ответственность за точность и полноту отражения данных в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие их.