Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования..pdf

При внедрении проектного офиса в организации не существует единого рецепта успеха - в данном случае требуется скорее индивидуальный подход, учитывающий особенности самой компании. Проектный офис также не принесет компании быстрых результатов или немедленной, поддающейся количественному определению экономии, а простое создание такого структурного подразделения не может гарантировать решения всех проблем, связанных с формированием и реализацией проектов в компании. В исследовании, проведенном СЮ и Институтом управления проектами (Project Management Institute, PMI) 74% респондентов сказали, что меньшие затраты не были преимуществом их проектных офисов. Тем не менее, опрашиваемые все-таки сообщили о выгоде формирования проектного офиса. Из 450 опрошенных компаний 67% сказали, что в их компаниях есть проектный офис; половина из них отметили, что проектный офис увеличил долю успешных проектов, 16% утверждали, что доля успешных проектов осталась без изменения и 22% не знают или не следят за этим показателем. Существует также связь между временем работы проектного офиса и долей успешных проектов: чем дольше, тем лучше. В то время как 37% тех, кто имел проектный офис меньше года, сообщили о возросшей доле успешных проектов; те, чей проектный офис работал более четырех лет, заявили о 65%-ном росте доли успешных проектов^[7].

Таким образом, можно сделать вывод о том, что большее значение имеет не сам факт создания проектного офиса, а именно длительность его работы, ступень зрелости, на которой он находится, ведь по мере его становления и принятия им на себя большей ответственности, улучшаются показатели успешности организации, увеличивая, тем самым, ценность проектного офиса для организации.

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ВОЗМОЖНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЕКТНОГО ОФИСА

2.1 Проектный метод обучения

Основой проектного обучения является метод проектов. Ретроспективный анализ возникновения и развития метода проектов в зарубежной педагогике дал немецкий педагог М. Кнолль в своей статье «300 Jahre lemen am Projekt» («300 лет учимся на проекте»). Появление феномена «проект» относится к XVI веку и связано с попыткой итальянских архитекторов профессионализировать свою деятельность, объявив архитектуру наукой и возведя ее в ранг учебных предметов. В Римской Высшей Школе Искусств (Academia di San Luca) к лекциям по основным наукам был присовокуплен важный элемент — «конкурс». Лучшие студенты получали задания изготовить эскиз церкви, памятника, дворца, в ходе работы над которым они учились самостоятельно и творчески применять полученные знания. С 1702 года конкурс стал постоянным мероприятием учебного года. По своей структуре он полностью соответствовал конкурсу в действительности: задача, которую нужно было решить, срок для ее выполнения, жюри для оценки результатов. Однако в связи с тем, что не предполагалась реализация представленных на конкурс работ, они были названы «progetti» т.е. «эскизы», «планы», «проекты». Таким образом, понятие «проект» в педагогическом контексте впервые встречается в Римской Академии^[8]. Активно этот метод стал распространяться в США во второй половине XIX в. В его основе лежат идеи Дж. Дьюи, В. X. Килпатрика, Э. Торндайка и других американских ученых. По словам Дж. Дьюи, данный метод можно охарактеризовать как «обучение через делание», когда обучаемый самым непосредственным образом включен в активный познавательный процесс, самостоятельно формулирует учебную проблему, осуществляет сбор необходимой информации, планирует варианты решения проблемы, делает выводы, анализирует свою деятельность, формируя «по кирпичикам» новое здание и приобретая новый учебный и жизненный опыт^[9].

Выделим главные составляющие проектного метода, которые составляют его суть.

Во-первых, метод проектов предполагает самостоятельную деятельность учащихся (индивидуальную, парную, групповую), роль преподавателя заключается в координации и направлении учащихся.

Во-вторых, в основе метода проектов лежит развитие познавательных навыков учащихся, умений самостоятельно конструировать свои знания, умений ориентироваться в информационном пространстве, развитие критического мышления. Необходимо подчеркнуть, что проектный метод обучения требует, с одной стороны, владения разнообразными методами решения задач, с другой, интеграции уже полученных знаний и умений из разных областей жизнедеятельности. В результате развивается способность создавать и извлекать данные из полученной информации, т.е. использовать не только готовые знания, но и «полуфабрикат», каким зачастую является информация^[10].

В-третьих, метод проектов предполагает наличие актуальной проблемы- задачи, которая имеет значение и определенную степень важности для учащихся-исполнителей. Таким образом, реализуется принцип личной заинтересованности участников процесса.

Наконец, суть метода - направленность на результат, т.е. при решении той или иной практической или теоретической проблемы должен быть достигнут определенный результат, как некий итог выполненных действий. Для практических задач - конкретный результат, готовый к внедрению, для теоретических - конкретное ее решение.

В настоящее время, широко распространены понятия «учебный проект», «курсовой проект», «дипломный проект». Так называемых «проектов» внутри образовательного процесса много, но полноценных проектов, имеющих полный законченный цикл - от замысла, поиска информации, диагностики и принятия решения до внедрения и осмысления результатов, почти совсем нет, а если проектная деятельность «полного цикла» и встречается, то она идет помимо самого учебного процесса^[11]. И это несмотря на то, что проектная деятельность, в той или иной форме является одним из наиболее эффективных методов подготовки профессионалов любого плана, в том числе и в области управления. В реальности в условиях вузовского образования, данный метод имеет ограниченные масштабы и ограниченное применение.

2.2 Единая система и элементы управления пулом проектов в вузе

Несмотря на все положительные стороны использования этого метода в процессе обучения его применение сопряжено с рядом сложностей, которые, в основном, сводятся к проблемам организации учебного процесса на его основе: эффективная организация партнерских отношений между участниками образовательного процесса, системы контроля и оценки работы над проектами, информационного поля проектной деятельности.

Данная проблема, в определенной степени, может быть решена с помощью организации единой системы управления и реализации пула проектов, так называемого проектного офиса.

В настоящее время проектный офис широко применяется в коммерческих организациях для ведения проектной деятельности. Проектный офис является действенным средством повышения эффективности управления группами проектов.

Необходимость проектного офиса в компании возникает, когда число проектов и их масштаб начинает создавать проблемы с управляемостью. Исчезает прозрачность. Разнородная отчетность не позволяет охватить состояние всех проектов. Информация находится в головах менеджеров проектов, и изымать ее оттуда становится все труднее. Возрастает потребность собрать всю информацию, стандартизировать ее, сохранить.

Офис проектов — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций^[12].

В проектном офисе ведутся архивы проектов, разрабатываются методические рекомендации и руководящие материалы по управлению проектами, проводятся обучение и консультации руководителей проектов и членов проектных команд, создаются и ведутся компьютерные модели проектов.

Поскольку система проектного офиса является универсальным инструментом организации проектной деятельности, то она применима в равной степени как к бизнес-проектам, так и к учебным, научно-исследовательским и консалтинговым проектам.

В рамках вуза проектный офис должен выполнять две ключевые задачи: управление портфелем проекта и осуществление функций поддержки работы студентов.

Для успешной организации проектного офиса необходимо определить поток проектов ПО, его участников и регламентировать процессы взаимодействия между всеми участниками проектной деятельности.

Участниками ПО, могут быть:

• менеджеры проектов (руководители проектов) - студенты;
• команды проектов;
• группа координаторов проектов (сотрудники компаний-партнеров вуза; консультанты, преподаватели-предметники, преподаватели-методисты);
• руководитель офиса проектов.

Менеджер проекта (или руководитель проекта). Назначается из числа студентов. Среди основных задач менеджера проекта можно выделить следующие:

• постановка целей и задач проекта;
• подготовка плана, календарно-се- тевого графика проекта;
• обеспечение проекта ресурсами;
• контроль исполнения плана и бюджета проекта;
• управление рисками и проблемами проекта;
• ежедневное оперативное управление проектом;
• составление отчетной документации по проекту;
• информирование ключевых заинтересованных лиц о прогрессе/регрессе проекта.

Команда проекта, как правило, состоит из руководителя и группы исполнителей (в том числе и студентов). Команда проекта формируется по мере необходимости, ответственность за работу команды лежит на руководителе, но при этом руководителю ПО или координатору необходимо контролировать этот процесс. Также следует отметить, что для эффективной работы команды нужно чтобы, члены команды были активно вовлечены в процессы постановки целей проекта и его планирования, собрания членов проектной команды проводятся регулярно, команда оставалась постоянной до завершения проекта и проводилась оценка работа членов проектной команды.

Группа координаторов. В группу координаторов входят преподаватели- методисты и мастера. Преподаватели- методисты - это координаторы проектной работы всего офиса. Это сотрудники вуза, имеющие опыт реализации различных проектов. Они формируют портфель проектов ПО, распределяют проекты между студентами, разрабатывают необходимые шаблоны документов, осуществляют текущую работу ПО, оказывают консалтинговую помощь студентам при ведении проекта. Мастера - это координаторы 1-3 проектов, реализуемых студентами. Это либо преподаватели, либо сотрудники компаний-партнеров (в случае, если в ПО реализуются их проекты). Каждый из них имеет свою сферу деятельности и специализации. Они оказывают консультационные услуги команде проекта, исходя из своих компетенций.

Порядок взаимодействия со студентами, объем консультаций, время встреч является договорным, поскольку каждый участник группы координаторов имеет другую основную деятельности (не относящуюся к ПО).

Руководитель ПО. Назначается из числа преподавателей вуза и его основная задача заключается в организации деятельности ПО, в том числе:

• организация потока проектов в ПО;
• текущий и итоговый контроль реализации проектов ПО;
• контроль за исполнением всех рег- ламентационных процессов ПО;
• организация информационных потоков ПО.

На наш взгляд, структура вузовского проектного офиса должна предполагать наличие трех основных элементов, которые обеспечивают проектную работу на рис. 1 они представлены. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Рис. 1. Элементы вузовского проектного офиса

Информационная система.

Информационная система проектного офиса состоит из пяти блоков, каждый из которых выполняет определенную функцию:

1. Поддержка управления проектами, оптимизация загрузки ресурсов, генерация отчетов по ходу выполнения проектов и т.п. Это то общее хранилище актуальных баз данных, которыми пользуются все участники проектной деятельности.

• 1. Информационное пространство процесса управления проектами, предоставляющие сервисы управления проектной документацией, поиска информации, совместной работы пользователей, учета проектных рисков, проблем и другие.
  2. Обработка и хранение данных.
  3. Автоматизированные рабочие места менеджера проекта и его команды.
  4. Обмен и передача информации.

В совокупности данные элементы обеспечивают проектную работу всеми необходимыми операциями с информацией.

В настоящее время, на рынке автоматизированных систем управления представлено достаточно широкий спектр различных приложений. Ввиду популярности марки Microsoft, состав информационной системы ПО вуза может базироваться на пакете приложений по управлению проектами этой компании.

В организационной структуре мож но выделить: организационным отдел, архив, группу координаторов, менеджера проекта, команду проекта.

Организационный отдел. Среди его основных функций:

• пределение совокупность методологий управления проектами, используемых в работе. Методология управления проектами, принимаемая в конкретном проекте, выбирается из этой совокупности с учетом параметров, потребностей и размеров проекта.
• Планирование бизнес-процессов проектной деятельности, которые необходимы для достижения целей проекта;
• Разработка матриц ответственности и ролевых инструкций для команды управления портфелем проектов в соответствии с потребностями управления конкретным проектом в частности, и в интересах эффективного исполнения портфеля проектов в общем;
• Разработка предложений по оптимизации информационных потоков для улучшения управляемости организационной структуры с точки зрения управления проектами;
• Разработка Стандартов управления проектами (правил и процедур в виде шаблонов). Шаблоны многоразового использования должны быть подготовлены после того, как будут завершены успешно или неуспешно несколько проектов, и когда информацию о полученных уроках можно будет использовать для последующего повышения качества Стандартов по управлению проектами. Стандарты внедряют не для того, чтобы учить команду что делать, но для того, чтобы дать проектному менеджеру и его команде отправную точку в их собственной инициации, ведении, планировании, анализе, управлении и закрытии проекта.