Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Рано или поздно, осознание необходимости организации системы управления проектами в своей компании приходит практически каждому руководителю. При этом создание проектного офиса является одной из наиболее актуальных задач. С чем это связано?

Как известно, в компании может реализовываться не один проект, а сразу несколько, или даже много, и одновременно управлять большим количеством проектов становится сложно. Согласно исследованиям, проведенными американской исследовательской компанией Standi sh Group, каждый второй проект в ходе своей реализации сталкивается с серьезными проблемами, такими как простои, перерасход бюджета или несоответствие конечного продукта заявленным характеристикам и функциям. Подобные сложности и неудачи могут быть связаны с неутвержденными методами управления проектом, неконтролируемой и реактивной производительностью, бюджетом или сроками, далекими от реальности, ограниченным планированием или недостатками исполнения руководством своих обязательств^[1]. Свой отпечаток накладывает и рост числа проектов внутри компании, при этом они могут быть разнонаправленными и, чаще всего, в корне отличаться друг от друга. Часто возникают трудности с распределением персонала, ведь известно, что люди, работающие в компании одни, а проектов, в которых они задействованы - много, из-за этого нередко возникает перегруженность работников, вследствие чего отчеты по проектам, предоставляемые руководству, либо содержат недостаточно информации для принятия управленческих решений, либо излишне много.

Целью данной работы является исследование офиса управления проектами, структуру, особенности формирования, для достижения поставленной цели были выделены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты организации проектного офиса;

- провести анализ возможности применения проектного офиса;

- проанализировать контроль проектной работы.

Объект исследования – проектный офис ВУЗа.

Предмет исследования – проектный офис.

Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Теоретической и методологической базой данной работы послужили труды российских и зарубежных авторов в области проектной деятельности, материалы периодических изданий и сети Интернет.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНОГО ОФИСА

1.1 Создание проектного офиса

В этой связи для компаний, которые занимаются проектной деятельностью, все более актуальным становится определение процессов управления проектами, разработка систем показателей и применение передового опыта своевременно и в рамках бюджета. Для многих это означает создание проектного офиса.

В настоящее время слишком часто термин «проектный офис, или офис управления проектами», небрежно используется в качестве синонима термина «офис проекта», однако различие здесь существенно. Если говорить кратко, то офис проекта возглавляется менеджером проекта и осуществляет централизованную поддержку и руководство одним проектом. С другой стороны, офис управления проектами, или проектный офис, обеспечивает поддержку и оказывает различные вспомогательные услуги нескольким проектам, но обычно не посвящает себя руководящей деятельности для какого-либо одного из них^[2]. Строго говоря, проектный офис - структурное подразделение организации, которое определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами^[3].

Создание проектного офиса компания всегда начинает изнутри, с формулирования руководством целей его создания. К основным целям, для которых в компании создается офис управления проектами, следует отнести:

• Методическое обеспечение, участие в формировании и эффективной координации стратегического портфеля проектов компании как средства достижения ее стратегических целей, повышения конкурентоспособности и капитализации на рынке;
• Участие в разработке, совершенствовании и применении единого стандарта управления проектами компании;
• Повышение квалификации и уровня компетенции участников проектов;
• Проведение регулярной аттестации и верификации специалистов с целью повышения общего уровня корпоративной культуры компании и уровня зрелости в области управления проектами;
• Формирование, актуализация и совершенствование корпоративной базы знаний, нормативной базы и технологических решений^[4].

Границы деятельности офиса управления проектами зависит от уровня зрелости компании и степени ее проектной ориентированности, то есть от того, насколько ее бизнес основан на реализации проектов. В общем случае проектный офис должен регулярно собирать, анализировать и представлять в виде рекомендаций для принятия решений руководством информацию о реализуемых проектах, потребностях в ресурсах, соответствии приоритетов стратегическим целям компании и т.д. Однако не стоит забывать, что слишком высокие цели на первых уровнях становления проектного управления в организации, как и недостаточное внимание задачам развития управления проектами на более зрелой стадии - могут послужить причиной неудачи.

1.2 Эволюция проектного офиса

Эволюция проектного офиса включает в себя четыре уровня зрелости, характеризующихся определенными признаками, по которым можно оценить, каково состояние развития проектного офиса в настоящее время и в каких направлениях он может развиваться и повышать свою зрелость. Прежде всего, эволюция проектного офиса связана с расширением набора функций, которые он выполняет.

Первый уровень зрелости - формирование. Эта стадия характеризуется построением проектного офиса как нового структурного подразделения компании: вводятся должностные инструкции и регламенты, набирается кадровый состав, разрабатываются положения, регламентирующие деятельность проектного офиса. На этом этапе проектный офис собирает всю имеющуюся информацию о проектах, которые осуществляются в компании, приводит к единым стандартам процессы управления проектами, вводит информационную систему для календарного планирования проектов и определяет предварительную структуру базы знаний, которая в дальнейшем будет использоваться для более эффективного управления проектами.

На первой ступени зрелости, цель проектного офиса заключается в закреплении своей позиции, здесь важно добиться того, чтобы существующие регламенты управления проектами действительно работали, а не оставались на бумаге. Таким образом, ключевой функцией на этой стадии развития можно признать наладку регламентов и процессов управления проектами. Немаловажным моментом также является оповещение сотрудников о создании нового подразделения, которое будет заниматься поддержкой проектной деятельности.

После того как проектный офис утвердил свою позицию в организации, завоевал доверие и уважение со стороны руководства и сотрудников, наладил процессы управления проектами, можно говорить о переходе на следующую ступень зрелости.

Как долго проектный офис каждой конкретной компании будет находиться на первой ступени зрелости, зависит от многих факторов, но в среднем этот период занимает от полугода до года^[5].

Второй уровень зрелости - расширение влияния. На этой стадии проектный офис увеличивает свое влияние в компании за счет наращивания реализуемых функций. Это выражается в поддержании в актуальном состоянии методологии управления проектами, а также контроля за ее соблюдением. Проектный офис, путем тесного взаимодействия с руководителями и администраторами проектов, добивается своевременной актуализации графиков проектов в информационной системе, регулярно получает отчеты о ходе реализации проектов, это позволяет ему формировать общее видение реализуемых проектов.

Помимо этого, на этом уровне осуществляется образование и упорядочивание базы знаний проектного офиса, собираются «извлеченные уроки» и полезная информация о договорах и подрядчиках.

Основной функцией проектного офиса на данной ступени зрелости следует признать контроль распределения ресурсов в проектах, для этого проектный офис организует корпоративный пул ресурсов персонала, который может быть привлечен к участию в проектах. Сам проектный офис, обычно, не может назначать ресурсы на проекты, но при этом он может осуществлять информационную поддержку в принятии решений, поскольку обладает достоверными данными о распределении ресурсов.

Если проектный офис обладает достоверной и актуальной информацией о распределении ресурсов в проектах и о ситуации с проектами в целом, его зрелость можно считать достаточной для перехода на следующую - третью ступень.

Третий уровень - накопление и передача опыта. На этой ступени в число основных функций проектного офиса входят прогнозные и аналитические работы, в рамках которых осуществляется ведение статистики по проектам, формируются аналитические отчеты и нормативные оценки для планирования проектов. Кроме того, в рамках образования общей базы знаний происходит создание типовых иерархических структур работ, реестра типовых рисков по проектам, отслеживается удовлетворенность заказчика. Для ознакомления с передовым опытом ведения проектов, рекомендуется на постоянной основе проводить встречи для обмена опытом. Среди других ключевых функций проектного офиса на этом уровне зрелости следует выделить инициацию аудитов критичных проектов и проведение плановых аудитов проектов.

На третьей ступени развития уже вполне реально можно оценить эффективность работы проектного офиса. Критерии успешной работы на этом уровне связаны с эффективностью и результативностью выполнения проектов, которые находятся в ведении проектного офиса, так как именно на третьей ступени проектный офис, используя накопленную базу знаний, может предложить руководителям проектов свои рекомендации для более качественного планирования и исполнения проектов.

Третья ступень зрелости считается уже достаточно высоким показателем развития проектного офиса, и переход на следующий уровень связан в основном с необходимостью введения в компании портфельного управления. Необходимо также принимать во внимание то, что для перехода проектного офиса на следующий уровень зрелости, потребуется не только развитие самого офиса, но, возможно, и развитие (в некоторых случаях даже реструктуризация) самой компании и готовность менеджмента к использованию формализованного подхода для стратегического управления. Если же компания ведет небольшое количество проектов, то переход на четвертую стадию зрелости не является обязательным.

Четвертый уровень зрелости - стратегическое управление портфелем. Основополагающей функцией на этом уровне для проектного офиса является оптимизация портфельного управления на основе разработанной ранее методологии. По поручению руководства проектный офис готовит всю необходимую информацию для принятия решений по управлению портфелем. На четвертой ступени зрелости управление осуществляется по принципу «делать правильные вещи», при этом чаще всего используются академические подходы, такие как информационная система управления портфелем проектов и формализованные методы, основанные на специализированном математическом аппарате. Особое внимание уделяется предметной (специализированной) экспертизе.

1.3 Эффективность проектного офиса

Эффективность исполнения проектов в портфеле напрямую связана с эффективностью деятельности проектного офиса. Если все стратегические цели, которые поставлены перед компанией на определенный отчетный период могут быть реализованы через проектное управление, достигнуты, то можно с уверенностью сказать, что проектный офис обладает максимальной полезностью для бизнеса компании.

Проектный офис, который находится на четвертой ступени развития, востребован не во всех компаниях. Как отмечалось ранее, компания и менеджмент должны быть готовы к внедрению портфельного управления, для этого в компании требуется сформировать определенные предпосылки для развития портфельного управления, такие как:

• формализованная стратегия;
• метрики для оценки проектов на соответствие стратегии;
• определенная культура принятия управленческих решений;
• прозрачность методов управления^[6].

На четвертом уровне зрелости основным критерием эффективности выступает достижение стратегических целей компании путем оптимизации портфельного управления. При портфельном управлении проекты оцениваются с точки зрения вклада в достижение стратегических целей, и именно проектный офис с помощью информационной системы занимается подготовкой решений по портфелю и выполняет все основные процессы управления портфелем. Это значит, что эффективность исполнения проектов в портфеле напрямую связана с эффективностью деятельности проектного офиса. Если все стратегические цели, которые поставлены перед компанией на определенный отчетный период и могут быть реализованы через проектное управление, достигнуты, можно с уверенностью сказать, что проектный офис обладает максимальной полезностью для бизнеса компании.