Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования..pdf

В организационный отдел должны входить преподаватели, владеющие опытом управления проектами.

Архив играет важную роль в структуре проектного офиса, поскольку именно он осуществляет процесс управления и накопления знаний проектного управления. Для реализации этих процессов организуется так называемое рабочее пространство коллективных разработок. Необходимо организовать эффективный обмен знаниями между студентами и преподавателями. Кроме этого, архив выполняет функцию хранения данных. В любой момент существует возможность запроса в архив для поиска определенных документов, что поддерживает оперативность принятия решений и их исполнений в ходе реализации проектов.

Если в ходе выполнения проекта меняется студент-менеджер проекта или ключевой член команды проекта, архив проекта оказывает неоценимую помощь в быстрой передаче дел.

По завершении проекта аудит архива конкретного проекта даст возможность выявить слабые и сильные стороны, проявленные в управлении этим проектом.

Важной составляющей проектного офиса являются конфигурации документов по проектной работе. Документы по проектному управлению включают следующие блоки: стандарты управления проектами, регламенты по управлению проектами и шаблоны рабочих документов.

Под стандартом управления проектами мы понимаем совокупность документов, объясняющих, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами. Количество этих документов зависит от степени детализации стандарта. В рамках вузовского проектного офиса такими документами могут быть регламент реализации проектной деятельности, шаблон резюме проекта, шаблон оценки проектной деятельности и другие.

Общий вид структуры стандартов по управлению проектами можно представить в следующей схеме (Рис. 2).

Рис. 2. Общий вид структуры стандартов по управлению проектами

Здесь необходимо подчеркнуть, что данная структура имеет обобщенный характер. В реальности разработка всех составляющей схемы определяется необходимостью и целесообразностью.

Регламент работы над проектом может выглядеть следующим образом (см. таблицу 1.).

Таблица 1 - Регламент работы над проектом

На рис. 3 представлена общая схема реализации проектной деятельности, отражающая логику работы над проектом.

Рис. 3. Общая схема реализации проектной работы

2.3 Контроль проектной работы

Важно отметить, что проектная деятельность студентов требует два вида контроля. С одной стороны, студент, как менеджер проекта должен контролировать ход разработки и ведения проекта.

Для этого необходимо разработать показатели, корректно отражающие реальную ситуацию конкретно для каждого проекта. Такими показателями могут быть: выполнение работы в срок, следование разработанному плану, выполнение финансовых плановых показателей, результаты работы по каждому этапу и другие. С другой стороны, с точки зрения проектной деятельности как части учебного процесса. Здесь также необходимо разработать критерии оценки проектной работы студента, создать шаблоны отчетности по проделанной работе. Такими критериями могут быть: достижение и осознанность результата, инициатива, планирование времени, самостоятельность интеграция, творчество и т.д. При этом контроль оценки проектной работы должен проходить как с позиции студента-менеджера (самоконтроль), так и с позиции преподавателя. Можно предусмотреть проведение презентаций итогов работы за отчетный период (месяц, квартал, год) перед преподавателями с участием всех разработчиков проекта, включая преподавателей-методистов, мастеров и других студентов. На подобных презентационных сессиях помимо контроля будет проходить также и обмен опытом, а в процессе обсуждения проекта могут появиться управленческие решения возникших проблем проекта или даже альтернативные варианты реализации проекта.

Для устранения возможных проблем во взаимоотношениях преподавателей и студентов, работающих над совместным проектом, необходимо выстраивать партнерские отношения посредством эффективных коммуникаций. В рамках проектного офиса возможными видами коммуникаций являются: телефон, Интернет, видеоконференции, электронная почта и другие виды связи. Все перечисленные средства коммуникаций позволяют оперативно решать возникающие сложности. Поэтому необходимо обеспечить всех участников проектного офиса всеми видами доступных коммуникаций.

Возможным средством снятия коммуникационных сложностей участников проектного офиса может быть создание базы данных всех участников проектов. База данных состоит из профилей всех студентов, мастеров, преподавателей-методистов и консультантов. В профиле каждого участника должна быть собрана максимально полная профессиональная информация: образование, ключевые компетенции, опыт участия в других проектах и другая информация. Такая база может быть полезна и с точки зрения поиска специалиста для решения определенной проектной задачи, а также для быстрого налаживания отношений, в том числе с новыми членами команды.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в результате решения выше стоящих задач, были получены следующие выводы:

1. Можно сделать вывод о том, что большее значение имеет не сам факт создания проектного офиса, а именно длительность его работы, ступень зрелости, на которой он находится, ведь по мере его становления и принятия им на себя большей ответственности, улучшаются показатели успешности организации, увеличивая, тем самым, ценность проектного офиса для организации.

2. Возможным средством снятия коммуникационных сложностей участников проектного офиса может быть создание базы данных всех участников проектов. База данных состоит из профилей всех студентов, мастеров, преподавателей-методистов и консультантов. В профиле каждого участника должна быть собрана максимально полная профессиональная информация: образование, ключевые компетенции, опыт участия в других проектах и другая информация. Такая база может быть полезна и с точки зрения поиска специалиста для решения определенной проектной задачи, а также для быстрого налаживания отношений, в том числе с новыми членами команды.

3. Учитывая что, в системе высшего профессионального образования методы обучения должны отвечать следующим известным требованиям: диало- гичность, деятельностно-творческий характер, направленность на поддержку индивидуального развития студента, предоставление студенту необходимого пространства для принятия самостоятельных решений, творчества, выбор содержания и способов учения и поведения. На наш взгляд, проектный метод обучения отвечает вышеперечисленным признакам. Однако, сложность организации учебного процесса с использованием данного метода сдерживает его активное внедрение в вузах. Мы считаем, что одним из наиболее подходящих инструментов устранения этих трудностей может быть проектный офис.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Баженов А. Как овладеть искусством управления проектами // http://www.iteam.ru/publications/project/section_35/article_2636/, 2015
2. Бизнес-процессы: Регламентация и управление / В.Г. Елиферов, В.В. Репин; Институт экономики и финансов «Университет». - М.: Инфра-М, 2012. - 319 с.
3. Богданов, В. В. Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 248 c.
4. Верзух, Эрик Управление проектами: ускоренный курс по программе МВА.: Пер. с англ. - М.:000 «И.Д. Вильяме», 2010. - 480 с.
5. Глазырина С., Попова Е., Тодосиева Е., Шестопалова О. Проектный офис: уровни зрелости // БОСС. Бизнес: Организация, Стратегия, Системы, 2016, №1.
6. Гнедых В. А. Особенности организации проектного офиса в компании // Молодой ученый. — 2015. — №9. — С. 576-581.
7. ГОСТ Р 54869-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. - Введ. 2012-09-01. - М.: Стандартинформ, 2011. - 10 с.
8. Диана Бриджес, Кент Кроуфорд. Как создать и развернуть проектный офис //http://www.pmo.ru/office.php, 2014.
9. Кадры предприятия: практическое пособие / Н.В. Пошерстник. - М.: Проспект, 2014. - 488 с.
10. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольде- рогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Мазу- ра. — 2-е изд. — М.: Омега-Л, 2014. — с. 93.
11. МДС 11-11.2000 Организация работы управляющего проектом (ГИПа, ГАПа) в условиях рынка. Методические рекомендации.
12. Перфильев, М.С. Создание иерархической структуры проектно-изыскательских работ для комплексных инфраструктурных объектов капитального строительства / М.С. Перфильев // Вестник СибАДИ. - 2015. - № 4 (44). - С. 164-169.
13. Прокопьева Н.И. Проектное обучение в зарубежной педагогике. К вопросу о становлении и развитии URL: http://www. sibuch.ru/article.php?no=263 (26.06.2016)
14. Сантосус М. Служебная дисциплина: зачем нужен проектный офис // Директор ИС, 2013 № 12.
15. Секованов B.C. Методическая система формирования креативности студента университета в процессе обучения фрактальной геометрии. Научное издание - Кострома: КГУ, 2015. - с. 159.
16. Смирнова М.А.Возможности проектного обучения при подготовке студентов в техническом вузе URL: http://journal.sakhgu.ru/work.php?id=12(26.02.2017)
17. http://manorg.ucoz.ru/publ/10-1-0- 44 (29.02.2017)