Файл: Процессы управления проектами (Анализ процессов управления проектами на примере открытия тайм-кафе «Чердак»).pdf

Закрепим понятие проекта, проект — это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение поставленных целей и ограниченных посредством таких факторов как сроки, бюджет и качество. И выделим основные процессы управления проектами:

• процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
• процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
• процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
• процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
• процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
• процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Глава 2. Анализ процессов управления проектами на примере открытия тайм-кафе «Чердак»

Краткая характеристика проекта

В ходе работы будет реализовываться проект в сфере услуг. Название проекта - тайм-кафе «Чердак». Целью проекта является открытие тайм-кафе.

Задачи проекта:

• составить план проекта;
• распланировать затраты на реализацию;
• найти всех необходимых кадров;
• найти помещение;
• подготовить помещение;
• написать программный код приложения;
• запустить приложение;
• открыть кафе.

Результатами проекта будут:

• Конечным результатом является открытие кафе;
• Промежуточные результаты:
  • • • договор аренды;
      • план проекта;
      • бюджетный план;
      • договоры с работниками;
      • чеки закупок;
      • акт приемки помещения;
      • приложение.

Причины инициации проекта:

• уникальность проекта;
• возможность получения прибыли;
• маленькая конкуренция;
• собственная заинтересованность.

Целевая аудитория – молодежь и семьи с маленькими детьми желающие развлечься или провести мероприятие.

---

Конкурентами будут: Тайм-кафе «Алхимия», анти-кафе «Убежище» и тайм-клуб «Гнездо» (расположенные в соседнем районе).

Этапы проекта (не по строгому порядку):

1. анализ конкурентов;
2. поиск помещения;
3. договор с арендодателем помещения;
4. поиск дизайнера интерьера;
5. поиск программиста;
6. поиск веб-дизайнера;
7. поиск работников;
8. планирование реализации проекта;
9. планирование бюджета проекта;
10. планирование расстановки мебели и дизайна;
11. найм подрядчика для ремонта помещения(договор);
12. составление сметы;
13. закупка стройматериалов;
14. закупка мебели;
15. ремонт помещения;
16. установка мебели;
17. работа дизайнера;
18. создание приложения программистом и веб-дизайнером;
19. тестирование и доработка приложения;
20. проверка готовности помещения;
21. открытие тайм-кафе.

Стадии проекта:

• анализ и планирование;
• поиск;
• ремонт;
• создание приложения;
• заключительная.

Так же со стадиями следует выделить и фазы проекта, представленные в таблице 2.

Таблица 2

Жизненный цикл проекта в зависимости от фазы реализации^[10]

Фазы жизненного цикла	Затраты времени, в % (от общего срока выполнения)
Инициализация	2
Планирование	20
Выполнение	65
Контроль и мониторинг	10
Завершение	3

Основные требования к проекту: выполнить все работы и получить желаемый результат, не выходя за ограничения.

Ограничения проекта: бюджет; сроки выполнения работ.

Из выбранных стадий и работ проекта была составлена ИСР проекта, представленная на рисунке 2.

Рисунок 2. Иерархическая структура проекта^[11]

После формирования задач и работ проекта была составлена организационная структура (рисунок 3).

Рисунок 3. Организационная структура^[12]

Далее будет представлена таблица 3, содержащая описание заинтересованных сторон и их краткую характеристику.

Таблица 3

Реестр заинтересованных сторон^[13]

Субъект	Характеристика	Заинтересованность
Руководитель	Человек реализующий свою идею, контролирующий все работы и осуществляющий управление проектом.	Приобретение навыков введения проекта, получение прибыли от реализации данного проекта.
Подрядчик	Фирма выполняющая работы по ремонту и обустройству помещения.	Получение прибыли за счет проведения строительных работ
Субъект	Характеристика	Заинтересованность
Инвестор	Человек заинтересованный в получении прибыли и готовый вложить свои средства для реализации проекта.	Получение прибыли от вложения материальных средств в реализацию проекта.
Программист	Лицо выполняющее работы по созданию приложения.	Прибыль и отработка персональных навыков программирования и работы в команде с дизайнером.
Дизайнеры	Лица имеющие навыки в области дизайна и помогающие в реализации проекта.	Самосовершенствование в области дизайна, получение прибыли за свою работу над проектом и приобретение масштабного проекта в свое личное портфолио.
Работники	Будущие сотрудники организации.	Получение места работы.

---

Критериями успешности проекта будут такие аспекты:

• Выполнен в сроки или раньше.
• Не вышел за рамки бюджета.
• Скорая окупаемость.
• Получен опыт и удовольствие в ходе работы над проектом.

По первичным данным проекта была составлена таблица 4, включающая в себя информацию о длительности этапов и обозначениях их на сетевых моделях.

Таблица 4

Этапы проекта^[14]

Этап	Обозначение	Предшествующие этапы	Длительность этапа, дн.
Анализ конкурентов	A	-	3
Планирование реализации проекта	B	A	4
Планирование бюджета проекта	C	B	3
Поиск дизайнера интерьера	D	C	5
Поиск программиста	E	C	5
Поиск веб-дизайнера	F	C	5
Поиск работников	G	C	24
Поиск помещения	H	C	5
Договор с арендодателем помещения	I	H	2
Планирование расстановки мебели и дизайна	J	I, D	2
Найм подрядчика для ремонта помещения(договор)	K	I	3
Составление сметы	L	J	1
Закупка стройматериалов	M	K, L	3
Ремонт помещения	N	M	10
Закупка мебели	O	M	5
Установка мебели	P	N, O	4
Работа дизайнера	Q	M	14
Создание приложения программистом и веб-дизайнером	R	E, F	13
Тестирование и доработка приложения.	S	R	5
Проверка готовности помещения	T	P, Q, S, G	2
Открытие тайм-кафе	U	T	1

---

По данным таблицы были сделаны сетевые модели, представленные на рисунках 4 и 5.

Рисунок 4. Сетевая модель вида «Работа-Вершина»^[15]

Рисунок 5. Сетевая модель вида «Работа-Дуга»^[16]

Исходя и сетевых моделей построен календарный план (рисунок 6), на котором наглядно показана длительность реализации проекта и запасы по времени.

Рисунок 6. Календарный план^[17]

Таким образом, мы определили основные характеристики проекта необходимые для успешной реализации.

Описание процессов управления проектами

Процесс — это набор взаимосвязанных действий и операций, осуществляемых для создания заранее определенного продукта, услуги или результата^[18]. Руководитель проекта должен учитывать активы процессов организации и факторы среды предприятия. Они должны учитываться в отношении каждого процесса, даже если они явно не указаны в списке входов в спецификации процесса. Активы процессов организации дают руководящие указания и критерии того, каким образом приспособить процессы организации к конкретным потребностям проекта. Факторы среды предприятия могут ограничивать возможности управления проектом.

Для того чтобы проект оказался успешным, его команда должна:

• выбрать те процессы, которые необходимы для достижения целей проекта;
• использовать определенный подход, который может быть применен для удовлетворения требований;
• устанавливать и поддерживать соответствующие коммуникации с заинтересованными сторонами и их вовлечение;
• обеспечивать соответствие требованиям, чтобы удовлетворить потребности и ожидания заинтересованных сторон;
• находить баланс между конкурирующими ограничениями содержания, расписания, бюджета, качества, ресурсов и рисков, чтобы произвести заданный продукт, услугу или результат^[19].

Сопоставим процессы проекта с общепринятой классификацией:

• Группа процессов инициализации. Заключается в принятии решения реализовывать задумку открытия тайм-кафе.
• Группа процессов планирования. Процессы, требуемые для установления содержания работ, уточнения целей и определения направления действий, требуемых для достижения целей проекта представлены в виде работ, связанных с планированием, таких как: планирование реализации проекта; планирование бюджета проекта; планирование расстановки мебели и дизайна;
• Группа процессов исполнения. Процессы, применяемые для выполнения работ, указанных в плане управления проектом, с целью соответствия спецификациям проекта — это работы, связанные с осуществлением ремонта, установки мебели и разработкой приложения.
• Группа процессов мониторинга и контроля. Процессы, требуемые для отслеживания, анализа, а также регулирования исполнения проекта; выявления областей, требующих внесения изменений в план; инициирования соответствующих изменений. Так же можно разбить эту группу на две составляющие: процессы управления; процессы анализа.

---

1. Конкретными работами проекта они не представлены, но можно проследить их в организационной структуре проекта (взаимосвязи и иерархия команды проекта).
2. Работы анализа (тестирования) представлены работами анализа конкурентов и тестирования приложения, включены в составление бюджета проекта и приема готовых помещений.

• Группа процессов закрытия. Процессы, выполняемые для завершения всех операций в рамках всех групп процессов в целях формального закрытия проекта или фазы и происходят во время работы открытие кафе. Подразумевают роспуск членов команды, реализовавших все требования, выставленные им в начале реализации.

Выводы по главе

Итак, в ходе практического исследования был разработан проект открытия тайм-кафе и на его примере продемонстрированы процессы управления проектами. Теоретические знания были использованы для выполнения анализа и описания процессов данного проекта по приведенной в 1 главе классификации групп процессов.

Был сделан вывод о том, что надлежащее использование групп процессов способствует тому, чтобы проект был результативно доведен до завершения контролируемым образом. В проектах, состоящих из нескольких фаз, процессы повторяются в рамках каждой фазы, пока не будут выполнены критерии завершения фазы. В процессе исполнения проекта происходит постоянный сбор и анализ данных проекта. Процессы не разделяются по времени, а накладываются в рамках разных фаз проекта. Понимание процессов управления проектами способствует успешной реализации.

Заключение

Подведем итоги курсового проекта. Каждый проект эволюционирует в ходе своего жизненного цикла, дополняясь принятыми решениями руководителя на основе анализа уже проделанных работ. Жизненным циклом проекта называют промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его закрытия.

Началом проекта можно считать момент рождения идеи проекта. Хотя более рационально считать началом проекта начало его реализации (вложения средств), так как от замысла до реализации иногда проходит длительное время.

Универсальной схемы структурирования проектного цикла на отдельные стадии не существует. Поэтому на практике декомпозиция цикла проекта на отдельные временные элементы могут быть разнообразной и определяется его типом, а также опытом, знаниями, искусством специалистов, работающих над проектом. Принципиальным моментом при этом должно быть то, что структура жизненного цикла проекта должна отражать ключевые точки проекта, при прохождении через которые может осуществляться контроль текущего состояния и прогноз будущих значений основных проектных показателей. Существуют разные мнения относительно того, какое событие определяет момент завершения проекта. Окончанием проекта может считаться: введение в действие проектного объекта, начало его эксплуатации; вывод объекта из эксплуатации; перевод персонала проекта на другую работу; прекращение финансирования проекта; начало работ по внесению в проект кардинальных изменений, которые не были предусмотрены первоочередным замыслом; неожиданное прекращение реализации.

---