Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (цель процессного подхода).pdf
Добавлен: 19.06.2023
Просмотров: 53
Скачиваний: 2
1) Анализ рабочих ячеек. Сущность данного метода заключается в оптимизации процесса через анализ технических требований к продукции. На его выбор влияет необходимость определения входа, выхода, ресурсов, а также составления карты процесса. Наиболее предпочтительным применение данного метода является ранние стадии жизненного цикла процесса, поскольку определение требований потребителей и дальнейшее моделирование процесса могут послужить основой для эффективного формирования нового процесса.
2) Упрощение, сокращение потерь и расходов элементов бизнес- процесса. Целью данного метода является сокращение потерь и расходов на отдельные элементы бизнес-процесса. Упрощенный процесс более стабилен, понятен и гибок. Метод реализуется при помощи таких приемов, как сокращение излишков и устранение бюрократии, анализе добавленной стоимости, сокращение времени цикла и т.д.
3) Идеализация - формирование идеального процесса через коллективное предложение идей. Приведение нового процесса в соответствии с идеальной моделью. Использование данного метода начинается с представления «идеального» процесса, в котором отсутствуют нежелательные элементы. При этом различия между «идеальным» и реальным становятся основой для принятия управленческих решений, направленных на устранение проблемных мест в процессе.
4) Структурирование функции качества - улучшение процессов через сопоставление требований внешних и внутренних потребителей со средствами удовлетворения этих требований, а также через выбор ключевых направлений адаптации процесса к требованиям потребителей. Данной метод позволяет организации определить приоритетность реализации клиентоориентированных мероприятий.
5) Статистическое управление, анализ показателей процесса и выявление факторов, влияющих на отклонение. Суть метода заключается в определении среднего значения показателя процесса, границ колебаний показателя процесса и действий, связанных с исключением выхода данного процесса за границы, выявление и нейтрализация факторов, случайно или отрицательно воздействующих на процесс. Ввиду того, что основные параметры процесса являются постоянными и стабильными, наиболее целесообразно применять данный метод на стадии стабильного функционирования бизнес-процесса.
6) Реинжиниринг, радикальное перепроектирование сети бизнес- процессов, суть которого заключается в коренном переосмыслении процессов в организации и формирование новой системы бизнес-процессов, превосходящей на порядок по эффективности предыдущую систему. Данный метод используется при низкой удовлетворенности потребителей, росте затрат на процесс, необходимости радикальных мероприятий по изменению процесса.
7) Бенчмаркинг - сравнение бизнес-процессов с эталонными процессами. Суть данного метода заключается в постоянном измерении и сравнении взятого бизнес-процесса с эталонным процессом, с целью сбора информации, которая поможет организации определить цель и параметры оптимизации, а также провести мероприятия по улучшению работы в рамках отдельного бизнес направления.
При реализации процессного подхода в СМК многие организации пренебрегают этапом совершенствования бизнес-процессов. Считается, что если процесс работает, его не надо трогать. Но такой путь ведет лишь к остановке развития и деградации компании на рынке. Любой компании необходимо как можно скорее достигнуть этапа совершенствования процессов и никогда не останавливаться на развитии. Одной из задач совершенствования является задача убедить руководство в необходимости этого. Это связано с тем что, результат улучшения не всегда имеет финансовый результат, а управленческий результат, который трудно оценить заранее. Но, тем не менее, организация получает конкурентные преимущества, рационально использует трудовые и материальные ресурсы, снижает издержки, а процесс, который находится в управляемых условиях, становится гибким и подготовленным к изменениям внешней среды.
Процессный подход был разработан и применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.
В отличие от функционального подхода, управление процессами позволяет концентрироваться не на работе каждого из подразделений, а на результатах работы организации в целом. Процессный подход меняет понятие структуры организации. Основным элементом становится процесс. В соответствии с одним из принципов процессного подхода организация состоит не из подразделений, а из процессов.
По сути, существует всего два подхода организации работы персонала – функциональный (специализация и группировка по функциям) и процессно-ориентированный (акцент на целесообразности и эффективности выполняемых действий). Второй подход не отменяет первый, но минимизирует недостатки первого. А их достаточно. Процессный подход более совершенен, хотя и требует более высокого качества менеджмента в компании. Но более эффективного подхода в управлении гуру менеджмента пока не придумали. Так что если руководство компании хочет прозябать в «прошлом веке», то о переходе на процессный подход может не думать.
Главная задача руководителя любого ранга – обеспечивать результат. К сожалению, часто задачи в отечественных компаниях ставятся по принципу «кровь из носа, дайте результат!». Сотрудники вряд ли захотят получать выговоры или штрафы. Результата они добьются. Вопрос заключается только в том, какой ценой для компании будет достигнут этот результат. В обычном режиме сотрудники работают по принципу «мы сами все знаем». Это приводит к существенному и не всегда предсказуемому разбросу результатов, повышенной себестоимости и неприемлемому уровню брака. А любая завышенная цель или нереально сжатые сроки выполнения задачи, заведомо приведут к еще более неэффективному использованию и так ограниченных ресурсов компании.
Процессный подход в корне отличается от привычного положения дел. Понимая цель, заблаговременно прорабатывается эффективный набор действий по достижению намеченных результатов. Подход не реактивный («тушение очередного пожара»), а проактивный (определение и выбор наиболее целесообразных и экономически обоснованных действий). С определенной долей условности различия двух подходов можно отобразить следующим образом:
Рисунок 1. Сравнение подходов.
Сравнивая подходы, несложно заметить, что вариативность действий персонала и, следовательно, себестоимость получения результатов будет существенно отличаться. Процессный подход (BPM) – это управление компанией на основе четкого понимания детальных действий персонала. Любое действие или бездействие сотрудника – это всегда минус время и минус деньги. Создают ли действия ценность для потребителя или необходимы компании для ее эффективного функционирования, вот ключевой вопрос в BPM.
Исключить бессмысленные или неэффективные действия персонала, уменьшить вариативность поведения сотрудников и сузить отклонения параметров получаемых результатов, можно только через стандартизацию. Как бы это ни звучало странным, но именно через стандартизацию в частности и процессный подход в целом достигаются такие жизненно необходимые для любого бизнеса факторы как:
- гибкость компании;
- скорость развития;
- стабильность и предсказуемость результатов;
- реальная клиентоориентированность;
- повышение производительности труда;
- существенное сокращение затрат;
- масштабируемость бизнеса;
- тиражирование однотипных бизнес-единиц;
- накопление и грамотное управление знаниями (ключевыми компетенциями).
Для многих руководителей это является чуть ли ни откровением, т.к. стандартизация однозначно предполагает формализацию. А выполнять работу или осуществлять управление согласно документам, наши руководители не спешат. Стоит ли удивляться, что наши компании проигрывают западным. Конкурентная борьба часто проигрывается не из-за уровня качества производимой продукции, но из-за плохой организации работы персонала. А это напрямую связанно с грамотным построением бизнес-процессов в компании.
В условиях обостряющейся конкуренции и увеличение скорости протекания различных процессов в бизнес-среде существует острая необходимость в новых инструментах и методах, которые способны существенно повысить эффективность работы предприятия. В рыночной борьбе побеждает та компания, которая может быстро и адекватно прореагировать на изменения внешней среды. Процессный подход позволит решить эту проблему, используя метод выделения взаимодействующих бизнес-процессов. На практике этот метод реализуется посредством реинжиниринга. Основной идеей которого является переход от изучения работы предприятия на основе выделения функций к анализу производственных процессов в целом. Основные причины востребованности процессного подхода представлены на рисунке 2.
Рисунок 2. Причины востребованности процессного подхода.
.
Реализовать процессный подход на предприятии можно двумя путями:
1. Описать существующие бизнес-процессы и использовать программу для их автоматизации.
2. Создать модель процессов предприятия, оптимизировать их и после автоматизации процессов получить гораздо более ценный результат.
Главным принципом процессного подхода является структурирование деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не функциональной или организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для пользователя результат, представляют ценность при организации системы управления, и от их качества зависит эффективность всей системы управления. Цели использования процессного подхода могут быть разные. Специалисты выделяют три основные: это для достижения целей предприятия, связанных с оптимизацией своей деятельности, с организацией рационального документооборота, составление положений о подразделениях и должностных инструкций, закрепляющих оптимальную организацию работы предприятия; добиться кардинальных изменений в организации работы предприятия и существенного скачка в итоговых показателях. Основные цели использования процессного подхода показаны на рис 3.
Рисунок 3.Основные цели использования процессного подхода.
Существует ряд принципов, на которых базируется процессный подход:
1. Восприятие бизнеса как системы
-
- Любое предприятие рассматривается как система, а его развитие — как происходящее по законам сложных систем
- 1.2. Будучи в устойчивом состоянии, никакая система не может эволюционировать
- 1.3. Решение локальных проблем не может изменить систему. Ее изменение возможно лишь в целом
2. Восприятие деятельности как процесса
- 2.1. Можно рассматривать любую деятельность как процесс, и поэтому ее можно улучшить
- 2.2. Деятельность любого предприятия можно рассматривать как сеть связанных между собой процессов, поскольку все виды деятельности предприятия и процессы, соответствующие им, взаимосвязаны
- 2.3. В любой деятельности может иметь место разделение как по времени, так по материальным ресурсам и персоналу
- 2.4. Любая целенаправленная, спланированная и при этом использующая ресурсы деятельность преобразует входную продукцию в выходную.
- 2.5. Каждый процесс имеет внешнего или внутреннего поставщика входных ресурсов и внешнего или внутреннего потребителя выходного продукта или услуги
3. Стандартизация и прозрачность ответственности
- 3.1. Высшее руководство должно полностью отвечать за создание системы качества на предприятии и управление качеством
- 3.2. Каждый процесс должен иметь владельца, то есть должна иметь место персонификация, и ответственность должна распределяться по всем видам деятельности
- 3.3. Все процессные составляющие должны быть по возможности максимально стандартизированными и прозрачными
- 3.4. Следует проводить стандартизацию на основе взаимосвязанных стандартов, которые реализуются в виде нормативной документации и корпоративных стандартов.
В зависимости от специфики и масштабов исследования существуют различные трактовки термина «процесс». В широком смысле под процессом понимается последовательная смена состояний, явлений и изменений. В более узком смысле процесс определяется как совокупность последовательных действий, направленных на достижение определённых результатов. На уровне предприятия процесс рассматривается как некоторая последовательность действий, которая, с одной стороны направлена на достижение определённых логистических целей, а с другой, использует принцип соотнесения результатов и затрат, т. е. достижение заданных результатов с наименьшими затратами. Вся деятельность предприятия, может быть разделена на технологически последовательные работы и их элементы – бизнес-процессы. Использование бизнес-процессов для оптимизации работы предприятия предполагает смену методологии анализа и проектирования организации. В теории бизнес-процессов за основу берутся объективные экономические взаимодействия, предполагающие наличие двух субъектов – покупателя и продавца (производителя и потребителя, заказчика и исполнителя и т. д.). Для создания товара или услуги необходимо осуществить взаимодействие между экономическими объектами. Главное экономическое условие существования бизнес-процесса – это наличие потребителя. Если у бизнес-процесса нет потребителя, то непонятно для чего и для кого существует этот процесс. С другой стороны, если существует потребитель, то возникает задача: удовлетворить имеющегося потребителя наилучшим образом. Если рассматривать данный подход на уровне самостоятельных, экономически независимых субъектов, то вышесказанное является очевидным. При перенесении данного подхода на уровень организации, также можно выделить производителей и потребителей продукции и услуг. Таким образом, можно выделить внутриорганизационную иерархию потребителей. В такой структуре связь между элементами должна быть определена не на бюрократических отношениях в технологической или организационной сферах, а учитывая их совместное участие в реализации бизнес-процессов. В качестве ресурсов, необходимых для реализации бизнес-процесса выделяют персонал, оборудование, сырьё и материалы, исходная информация. Для бизнеса принципиально важен факт привлечения ресурсов в реализации бизнес-процессов, который порождает затраты. Возможность сравнения этих затрат с полученным результатом и является основой для выделения бизнес-процессов в самостоятельную экономическую единицу предприятия. Исходя из вышесказанного, бизнес-процесс определяется как совокупность действий, работ в ходе выполнения, которых, при использовании ресурсов, создаётся выходной результат, имеющий ценность для потребителя. В последнее время метод становится всё более популярным. К нему проявляют интерес руководители различных уровней Многие предприятия используют его как инструмент для анализа результативности и оптимизации своей деятельности. И, как следствие, на рынке труда наблюдается увеличение спроса на специалистов в области моделирования бизнес-процессов.