Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (цель процессного подхода).pdf

1. Внедрение процессного подхода

На сроки реализации проекта по внедрению процессного подхода в целом, или на выполнение какого-то из его этапов, влияет достаточно большое количество факторов. Некоторые из них:

• Варианты реализации проекта по переводу компании на рельсы процессно-ориентированного подхода;
• Специализация компании (сфера деятельности);
• Масштаб компании;
• Наличие региональных подразделений;
• «Фронт работ» (пилотный проект или охват всей компании);
• Качество менеджмента в компании;
• Уровень квалификации персонала;
• Уровень сопротивления сотрудников и многое другое.

Внедрение процессного подхода в организации можно разбить на несколько этапов: прежде всего, выявляется сеть бизнес-процессов компании, затем процессы ранжируются по значимости, документируются и моделируются «как есть» (см. модель AS-IS). Затем проводится анализ построенных моделей и выявление «узких мест» процессов. На следующей стадии внедрения процессного подхода на основании полученных результатов строятся модели «как надо» (TO-BE) (с соблюдением той же последовательности действий, что и в случае с моделями AS-IS).

Для внедрения процессного подхода необходимо:

1.      Провести построение, анализ и оптимизацию цепочек создания ценности организации.  Анализ деятельности компании на верхнем уровне при помощи схем цепочек создания ценности позволяет более адекватно подходить к решению задачи построения системы процессов организации в целом.

2.      Создать систему (сеть) процессов организации. Система процессов в компании может быть использована в следующих целях:

• Организации управления компании на принципах процессного подхода;
• Осуществления изменений в организационной структуре;
• Поэтапной регламентации процессов;
• Разработки системы показателей для управления процессами;
• Проведения анализа по сравнению с конкурентами;
• Передачи опыта между компаниями одного холдинга.

3.      На основе системы процессов оптимизировать организационную структуру компании.  Процессы первичны, а организационная структура вторична, так как процессы создают ценность для клиента, структура - нет. Оптимизация может заключаться в ориентировании организационной структуры на процессы. За счет структурных изменений необходимо добиться, чтобы при выполнении процессов были устранены:

• Зоны безответственности;
• Дублирование функций;
• Пересечение полномочий;
• Неэффективные звенья цепочки.

4.      Выполнить документирование деятельности в той степени, которая необходима для организации управления процессами.

5.      Разработать и внедрить систему показателей для управления компанией и процессами.  Система показателей может быть привязана к структурным подразделениям. В этом случае показатели не ориентированы на результативность и эффективность процессов в масштабе всей компании. При внедрении процессного подхода система показателей должна быть привязана к процессам и ориентирована на достижение целей бизнеса в целом.  При описании же процессов важно точно определить, какие именно структурные подразделения их выполняют.

6.      Организовать управление процессами:

• Выделить ресурсы (например, средства на разработку информационной системы, регламентов, обучение персонала и т.д.);
• Разработать систему целей и показателей для управления процессами;
• Разработать и внедрить процедуры управления корректирующими и предупреждающими действиями.

7.      Организовать деятельность по улучшению процессов.

8.      Разработать и внедрить систему мотивации, ориентированную на улучшение процессов. Неформальное и эффективное внедрение процессного подхода невозможно без вовлечения персонала компании.

Реальное внедрение процессного подхода является сложным делом. Трудность заключается в недостаточном лидерстве руководства и недостаточном вовлечении персонала. Изменения должны произойти, прежде всего в умах сотрудников предприятия. Они должны быть готовы к ним стремиться использовать новые методы управления. И это должно непременно поощряться руководством.

Заключение

Таким образом, постепенный переход от функциональной структуры организации к процессному управлению заключается в четком распределении ответственности, взаимодействия, ресурсов, информации для принятия управленческих решений и отчетности.

Управление задачами внутри каждого бизнес-процесса позволит существенно повысить эффективность деятельности предприятия, достигнуть заданного показателя KPI в установленные сроки, сэкономить финансовые ресурсы и в итоге постепенно приведет к масштабному внедрению процессного подхода. Описание бизнес-процессов и внедрение процессного подхода к управлению, пусть и в минимальном формате, является фундаментом для выполнения многих других задач и проектов предприятия. Без этого невозможно внедрить другие современные технологии управления на долгосрочной основе, в том числе технологии оперативного управления.