Добавлен: 25.06.2023
Просмотров: 61
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а, прежде всего - при помощи разнообразных контактов членов организации - в процессе коммуникации. Практически все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым средством обеспечения целостности и функционирования организации.
Управление в любой организации реализовывается через людей, сотрудников. Одним из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении информация. Используя и передавая те или иные данные, а также получая обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Значимую роль играет способность менеджера передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами-получателями.
Современным менеджерам необходимо осознавать важность данной проблемы и принимать активное участие в ее разрешении. В процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации.
Коммуникационный процесс предъявляет определенные требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников коммуникации должен обладать всеми или хотя бы некоторыми специальными способностями, а именно: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных знаний, умений и навыков, а также наличия определенной степени взаимного понимания.
Возросшая роль коммуникативных взаимодействий в функционировании и развитии современных организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее средой, с целью проведения оптимально благоприятных для организации коммуникационных процессов. Эффективные коммуникации на практике являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем, именно коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто.
В связи с этим актуальным является определение роли коммуникаций в организации с учетом современных требований.
Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.
Однако, коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.
Цель работы – изучение процесса коммуникации в организациях.
Тема работы является актуальной именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности и коммуникации являются связующим процессом.
Задачи работы:
- Дать понятие процесса коммуникации
- Рассмотреть коммуникации в организации
- Проанализировать этапы и элементы коммуникационного процесса
- Охарактеризовать коммуникации на предприятии
- Теоретический аспект процесса коммуникации в организации
1.1 Понятие процесса коммуникаций и эффективность управления
Чтобы добиться эффективности организации труда, четко управлять совместной координированной деятельностью огромное значение будет иметь прием, переработка и передача информации. Где требуется синхронизация, правильное и точное понимание передачи информации, чтобы следующие действия были целенаправленными и эффективными.
Коммуникация (от лат. сommunicatio - «общее», «разделяемое всеми») в широком смысле - обмен информацией между индивидами с помощью общей системы символов. Основной целью коммуникации является достижение от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.
Коммуникация в социальном контексте - это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей.
Любой вид управленческой деятельности основан на обмене информацией. Отсюда коммуникацию и называют связующим процессом. Коммуникация и информация разные, но эти понятия связаны между собой. Коммуникация включает в себя то, что передается, и как это передается. Чтобы коммуникация состоялась, требуется как минимум, наличие двух людей.
Информация - одно из общих понятий науки, которое обозначает определенные сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. Выделяют четыре базовых элемента в процессе обмена информацией. Отправитель - это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее. Сообщение - сущность информации, которая передается устно или закодирована с помощью символов. Канал - средство передачи информации. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает [4, с.254].
Однако сам процесс коммуникации включает в себя намного больше элементов и этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
1) зарождение идеи;
2) кодирование и выбор канала;
3) передача сообщения;
4) декодирование (интерпретация сообщения);
5) обратная связь;
6) «шум» [4, с.260].
На рисунке 1 представлены эти элементы и их взаимосвязь, в виде модели процесса коммуникаций.
Рисунок 1 – Этапы и элементы процесса коммуникации
Проанализируем основные этапы процесса коммуникации:
- этап посылки и кодирования значения начинается с идентификации индивида в рамках данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникации. Затем идея кодируется, т.е. происходит трансформация передаваемого значения в послание или сигнал, включая выбор носителей информации или системы знаков. Носители организуются в определенную форму, в результате формируется послание, содержащее данные с определенным значением, которое должно быть получено с полным пониманием заложенного значения. Шифровка производится при помощи подходящих слов, символов, которые используются для передачи информации. Отправитель определяет наиболее адекватный способ передачи.
- этап передачи состоит из поступления послания через передатчик в передающий канал, с помощью которого оно двигается в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления. Обычно при обмене информацией используется определенное сочетание средств передачи информации.
- этап получения заключен не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в его раскодировании в понятное и приемлемое значение. Осуществление передачи дает возможность адресату принять сообщение.
- этап обратной связи заключается в обмене ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется сначала, но в обратном направлении.
Когда получатель отвечает отправителю, роли сторон меняются. Между ними происходит взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникационный процесс.
-
- Виды и формы коммуникаций в организации
Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, которая охватывает как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.
Ряд классификаций коммуникаций в организации (Приложение 1).
По характеру восприятия информации коммуникации можно разделить на: прямые, или целевые (цель сообщения заложена в тексте); косвенные (информация заложена «между строк»); смешанные.
По взаимодействующим сторонам коммуникации можно разделить следующим образом (рисунок 2) Организационные коммуникации - это процесс, при помощи которого руководство развивает систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Эта система является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, дает возможность получать необходимую информацию.
Рисунок 2 – Виды коммуникаций в организации
Организационные коммуникации делятся на две большие группы: внешние и внутренние.
Внешние коммуникации представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда можно отнести средства массовой информации, органы государственного регулирования и т.п.
Внутренние включают вертикальные и горизонтальные коммуникации.
К горизонтальным относятся коммуникации между подразделениями одного уровня управления (отделы, службы, подразделения). Между ними устанавливаются равноправные отношения, отношения координации действий.
Коммуникации по вертикали (между уровнями управления) подразделяются на коммуникации по нисходящей (от руководителя к исполнителю) и восходящей линии. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация передается из одного уровня на другой вплоть до исполнителей. По восходящей передается информация о выполнении задач, мероприятиях в подразделениях, различные сведения и т.д.
Вертикальные коммуникации для характеристики деятельности руководителя подразделяются на ряд подтипов. Такое подразделение основано на нескольких критериях одновременно и включает несколько видов коммуникаций.
Коммуникации вида «руководитель - подчиненный» составляют большинство всех информационных обменов в организации и занимают значимое место в сфере межличностных отношений. Сочетание непосредственного характера контакта с его иерархичностью - основные особенности данного типа обмена информацией. Реже он может осуществляться и опосредованно - например, в форме письменного указания, приказа и пр. В специфическом подтипе коммуникаций «руководитель - подчиненный» первый является руководителем высшего звена, а второй (подчиненный) - также руководителем, но нижележащего иерархического уровня.
Коммуникации вида «руководитель - руководитель» включают две разновидности: между руководителями паритетных подразделений внутри организации и между руководителем всей организации и руководителями иных учреждений и организаций.
Для данных видов коммуникаций характерна общая черта - они носят индивидуальный характер и развертываются, как правило, при непосредственном контакте. Данные коммуникации включают в качестве одного из коммуникантов руководителя (разнообразных иерархических уровней), а в своей совокупности они характеризуют «индивидуальную коммуникативную вертикаль». Представленная вертикаль включает также коммуникации вида «руководитель - рабочая группа». Данный вид коммуникации характеризуется комбинированной индивидуально-коллективной особенностью и реализуется в различных организационных формах: совещаниях руководителя с рабочими группами, отчетами групп перед руководителем, локальном инспектировании, контрольных проверках рабочих групп и др.
Внутриорганизационные коммуникации подразделяются по признаку канала общения на формальные и неформальные. Формальные коммуникации непосредственно определяются структурой организации, ее ведущими функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации - это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов. Они включают ряд разновидностей:
1) неформальные контакты между рядовыми членами организации;
2) неформальные связи между руководителем и подчиненными;
3) неформальные внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя).