Добавлен: 25.06.2023
Просмотров: 65
Скачиваний: 2
Особая роль среди всех неформальных коммуникационных контактов принадлежит такой разновидности, как слухи, которые в значимой степени создают социальную микросреду организации. Они влияют на общественное мнение, на деятельность членов организации, на их статус и репутацию.
Типичная информация, которая передавается по каналам распространения слухов: предстоящее сокращение производственных рабочих; изменения в структуре; грядущие перемещения и повышения.
Организационные коммуникации можно классифицировать по форме общения - каналу, который применяется в тех или иных коммуникациях. При этом выделяются вербальные (речевые) и невербальные (неречевые).
Вербальная коммуникация - передача и восприятие информации (идей, мыслей и пр.) с помощью некоторых определенных знаков (слов). Вербальное общение возможно устное, при использовании разговорного языка (разговоры по телефону), и письменно (письмо, запись, бланк, электронная почта и пр.). Устная и письменная коммуникации включают в себя использование слов и, соответственно, относятся к вербальному аспекту общения.
Устные сообщения более эффективны, когда нужна быстрая реакция других сотрудников, а следующая письменная «порция» информации помогает приобрести коммуникации более устойчивый характер, когда коммуникация нацелена на продолжение в будущем. Устные сообщения имеют преимущество, что помогают сделать возможным непосредственное прямое двустороннее общение между людьми (группами людей), в то время как письменное послание требуют времени для получения ответа.
Информация, которая передается отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, которое лежит в основе невербальной коммуникации. Основные типы невербальной коммуникации:
1) движения тела (жесты, выражения лица, глаз, прикосновения, позы);
2) личные физические качества (строение тела, вес, рост, запах тела);
3) использование среды (способ использования и ощущения внешнего окружения, манеры помещения себя в среде, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и «чужой» территории и др.);
4) физическая среда (дизайн помещения, мебели и других объектов, декорации, чистота и опрятность, освещенность, шум и пр.);
5) время (опоздания, ранний приход, склонность заставлять ждать себя, культура времени, соотношение времени и статуса);
6) специфика речи (качества голоса, грамотность, частота речи, дикция, засоренность речи, смех, зевание и пр.).
Существует дифференциация коммуникаций по признаку того этапа организационного функционирования, на котором они играют превалирующую роль. Это: коммуникация при приеме на работу, в самом процессе деятельности, в процессе ее оценки, в ходе дисциплинарного контроля за ней.
Формы коммуникаций в организации, в рамках которых реализовываются те или иные коммуникации в организации, зависят от фактора известности о получателе (получателях) информации.
Таким образом, руководитель должен ориентироваться непосредственно на получателя информации, а не на ее источник. В том случае, когда сам руководитель выступает в качестве источника информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что правильно подобрана форма коммуникации. Таким образом, существенным представляется факт, насколько коммуникатор правильно оценивает форму получения информации, а также значимость обратной связи.
К основным формам деловой коммуникации можно отнести дискуссию, беседу, совещание, заседание, переговоры, брифинг, пресс-конференцию, презентацию, прием по личным вопросам, телефонный разговор, деловую переписку.
Диалог - тип речевой коммуникации, который осуществляется в виде словесного обмена репликами между двумя, тремя и большим числом взаимодействующих собеседников. В узком смысле двухсторонний обмен информацией между людьми как публично, так и посредством массмедиа. В более широком понимании - горизонтальная передача информации, в процессе которой коммуникатор и реципиент принимают равноправное участие.
Дискуссия - публичное обсуждение какого-либо спорного вопроса, проблемы; спор. Важнейшими характеристиками дискуссии, которые отличают ее от других видов спора, можно назвать публичность (наличие аудитории) и аргументированность. Обсуждая спорную (дискуссионную) проблему, каждая сторона, оппонируя собеседнику, аргументирует свою позицию. Дискуссия представляет собой разновидность спора как словесного состязания.
Беседа - метод получения информации на основе вербальной (словесной) коммуникации; вопросно-ответная коллективная форма обсуждения различных проблем с определенной целью. В организации беседа может проводиться в форме совещания и заседания, которые подразделяются на диктаторские (автократические), сегрегативные, дискуссионные и свободные.
Переговоры - процесс, в котором вырабатываются взаимоприемлемые позиции сторон, происходит обмен мнениями с целью выяснить точки зрения сторон и принять решение.
Пресс-конференция - эксклюзивное изложение информации с правом ее публикации, с раскрытием ее источника или без (закрытая пресс-конференция).
Брифинг - специально подготовленная встреча с журналистами для краткого сообщения о деятельности руководящих органов (парламент, правительство и др.), а также о текущих событиях, которые затрагивают интересы органов власти и населения.
Презентация - официальное представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу приглашенных лиц.
Прием по личным вопросам - процесс взаимодействия руководителя с сотрудниками, чтобы выяснить неслужебные вопросы, возникающие у них.
Телефонные разговоры, служебная переписка с использованием факсимильных аппаратов, электронной почты, Интернета и других приспособлений представляют собой средства деловой коммуникации.
-
- Коммуникационный процесс в организации
Известно, что руководитель тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации. Руководитель занимается этим для реализации своей роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией включен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим звеном, т.е. процессом.
Так как руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей. Соответственно для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.
Коммуникации играют большую роль в успехе организации. Неэффективные коммуникации – возникновение проблем. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективен в коммуникациях, кто представляет сущность коммуникационного процесса, обладает хорошим умением устного и письменного общения и понимает, как среда влияет на обмен информацией.
Главный критерий коммуникации в организации это отношение между руководителем и подчиненным, которые включают: прояснение задач, приоритеты и ожидаемые результаты, обеспечение вовлеченности в решение задач отдела, обсуждение проблем эффективности работы, достижения признания и вознаграждения с целью мотивации, совершенствование и развитие способностей подчиненных, сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме, оповещение подчиненного о грядущем изменении, а также получение сведений об идеях, совершенствованиях и предложениях.
От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации.
Организации пользуются разными средствами для коммуникаций с внешним окружением. С потенциальными потребителями коммуникации происходят с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью главное место принадлежит созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организации подчиняются государственному регулированию и заполняют письменные отчеты. В своих отчетах организация предоставляет информацию по финансам и маркетингу, а также сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.
Обсуждение, собрание, телефонные переговоры, служебная записка, видеолента, отчет крутятся внутри организации, часто представляют собой реакцию на возможность или проблему, которую создает внешнее окружение.
Если рассматривать коммуникации очень узко, то нужно иметь в виду, что при совместной деятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами.
Все это можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информации. Отсюда можно сделать следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации.
Схема коммуникации может быть изображена как интерсубъективный процесс. (S«S).
Итак, коммуникация от латинского слова communico - делаю общим, связываю, общаюсь. Коммуникация процесс двойственного развития или обмена информации, ведущий к взаимному пониманию. Если взаимопонимание не достигнуто, то коммуникация не состоялась.
Чтобы быть убежденным в успехе коммуникации, нужно иметь обратную связь о том, как люди вас поняли, как они воспринимают вас, как относятся к проблеме.
Существует коммуникативная компетентность - способность устанавливать и поддерживать необходимые контакты с другими людьми.
Для эффективной коммуникации характерно: достичь взаимопонимание партнеров, лучше понимать ситуацию и предмет общения.
Причины плохой коммуникации:
- стереотипы – упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации, в результате нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем.
- «предвзятые представления» – склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново или необычно («Люди верят тому, чему хотят верить»).
- плохие отношения между людьми, поскольку если отношение человека враждебны, то трудно его убедить в справедливости другого взгляда.
- отсутствие внимание и интереса собеседника, а интерес возникает, когда человек осознает значение информации для себя.
- пренебрежение фактами, то есть привычка делать выводы при отсутствии достаточного числа фактов.
- ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность.
- неверный выбор стратегии и тактики общения.
- Анализ коммуникационного процесса ТОО «Өскемен-Пласт»
2.1 Краткая характеристика ТОО «Өскемен-Пласт»
Товарищество с ограниченной ответственностью было основано в 2001 году. ТОО «Өскемен-Пласт» имеет самостоятельный баланс, расчетные и другие счета в банке, имеет печать с указанием своего наименования на казахском и русском языках.
ТОО «Өскемен-Пласт» занимается продажей и установкой (поставщиками материальных ресурсов являются как отечественные, так и зарубежные производители):
1) окон ПВХ: из профиля КВЕ, который изготавливается на российских заводах и полностью соответствует немецким стандартам качества;
2) натяжных потолков;
3) межкомнатных дверей;
4) входных дверей;
5) рольставни и рольворота.
6) алюминиевых конструкций.
Целью деятельности ТОО «Өскемен-Пласт» является извлечение прибыли посредством удовлетворения потребности юридических и физических лиц в продаже своей продукции и использование прибыли для реализации социальных и экономических интересов.
Большой ассортимент выпускаемой продукции предприятием, высокое качество и доступные цены позволили ТОО «Өскемен-Пласт» занять ведущее место на рынке области.
Непосредственно, для улучшения работы руководство приняло ряд необходимых мер, что позволило ТОО «Өскемен-Пласт» выйти из полосы кризиса.
Кроме этого, внедрение в производство совершенно новых технологий и установок завод достиг определенных результатов в своей деятельности, а также еще и потому, что в настоящее время практически отсутствует конкуренция.
На рисунке 3 представлена организационная структура ТОО «Өскемен-Пласт».
Рисунок 3 - Организационная структура ТОО «Өскемен-Пласт»
Общая структура управления ТОО «Өскемен-Пласт» состоит из следующих блоков:
- общее руководство;
- линейное и оперативное руководство производством;
- техническое руководство;
- управление финансовой деятельностью;
- управление материальными ресурсами;
- управление кадрами и социальным развитием.
Рассмотрим каждый из этих блоков в отдельности.
Общее руководство - ведущее звено в общей структуре управления производственным предприятием, призванное обеспечить единое взаимосвязанное руководство всеми сторонами его деятельности на основе определения и проведения в жизнь соответствующей экономической, социальной, организационной и технической политики.