Файл: Взаиморасчеты с клиентами (Информационная модель и ее описание).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Работа с клиентом имеет длительную протяженность во времени и в общем случае может начинаться задолго до момента выставления первого счета или заключения договора. И все процессы обслуживания клиента и работы с ним, начиная от сбора анкетных данных и заканчивая фиксацией расчетных данных, подлежат подробному рассмотрению и внесению в базу данных той или иной организации.

Необходимость такого подхода объясняется тем фактом, что показатели работы с клиентами отображают качество привлечения и развития продуктов, показатели продажи продуктов позволяют оптимальным образом обеспечить запасы, ресурсы и иные мощности, необходимые для обеспечения качества работы с клиентами. Кроме того, при наличии нескольких продуктовых направлений в компании объем продаж продуктов каждого направления должен обеспечивать получение положительного финансового результата направления, а суммарный объем продаж клиентам – рентабельности компании в целом. В рамках данной схемы руководитель продуктового направления мотивируется на работу с отделом продаж по своему направлению, обеспечивая необходимую методическую поддержку, а отдел продаж мотивирован на продажу новых продуктов компании в рамках жизненного цикла клиента.

Для подробного рассмотрения процесса взаиморасчетов с клиентами, следует выполнить следующую цель курсовой работы: спроектировать реализацию операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации;
2. Дать характеристику существующим бизнес-процессам и документообороту;
3. Обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;
4. Привести информационную модель;
5. Охарактеризовать нормативно-справочную, входную, оперативную и результатную информацию;
6. Рассмотреть дерево функций и сценарий диалога;
7. Дать характеристику базе данных, структурной схеме пакета и программным модулям;
8. Предоставить контрольный пример реализации проекта.

Объект исследования – реализация операций бизнес-процесса, а предмет – процесс «Взаиморасчеты с клиентами».

Структура работы включает в себя две главы: первая состоит из пяти параграфов, а вторая – из восьми. Кроме того, включены такие структурные элементы как введение, заключение и список литературы.

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

В данном исследовании рассматривается бизнес-процесс «Взаиморасчеты с клиентами». В Таблице 1 рассматриваются основные задачи, рассматриваемые в данном бизнес-процессе, включая назначение задач, входную и выходную информацию, а также исполнителя задачи.

Таблица 1 Основные задачи процесса

Схема связей задач бизнес-процесса приведена на Рисунке 1.

03

01

04

02

Рисунок 1. Взаимосвязь задач бизнес-процесса

Основной среди перечисленных является задача «Заключение договора на продажу». Сюда входят такие подпроцессы, как проведение транзакции на кассе, выдача чека, получение средств от клиента.

Источником информации для данной задачи является отдел по продажам.

Входной информацией для данной задачи являются такие документы, как договор о продаже, список товаров и прайс-лист. Выходная информация – чек, счет на оплату.

Исполнителем задачи, как и источником информации, выступает отдел по продажам. Пользователями информации являются сотрудники отдела продаж, отдела по работе с клиентами и сами клиенты.

Характеристика существующих бизнес-процессов

В задаче «Заключение договора на продажу» определяются следующие составные части:

1. Договор о продаже;
2. Список товаров;
3. Прайс-лист;
4. Счет на оплату.

Среди внешних аспектов, оказывающих влияние на процесс, можно выделить:

1. Чек;
2. Анкета клиента;
3. Гарантийный талон

Взаимодействие внешнего и внутреннего содержания исследуемой задачи изображено на Рисунке 2.

Договор о продаже

Список товаров

Прайс-лист

Счет на оплату

Гарантийный талон

Анкета клиента

Чек

Рисунок 2. Содержание задачи «Заключение договора на продажу»

В рассматриваемой ситуации проблемной зоной является низкий уровень мониторинга цен. Сложности возникают, когда покупатель, рассчитываясь на кассе за покупки, обнаруживает, что цена не соответствует ценнику. Либо, когда цена меняется после предоставления услуги.

Подобная проблема возникает в связи с низким уровнем мониторинга цен в организации и с низкой скоростью осуществления переоценки.

Для того чтобы избежать регулярного повторения возникновения данной проблемы, можно организовать обучение персонала, участие сотрудников в специальных тренингах, семинарах и проч.

Такой подход позволит обеспечить более высокий уровень работы с ценами, и улучшит ведение ценовой политики в организации. Соответственно, улучшится ряд процессов работы с клиентами, в том числе – взаиморасчетов, что неизбежно приведет к увеличению конкурентоспособности организации и упрочнению ее на позиции на рынке отрасли.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами в данной задаче являются:

1. Договор о продаже;
2. Список товаров;
3. Прайс-лист с описанием товаров;
4. Счет на оплату.

Жизненный цикл договора о продаже товаров/услуг изображен в Таблице 2.

Таблица 2. Договор о продаже

Жизненный цикл списка товаров изображен в Таблице 3

Таблица 3. Список товаров

Жизненный цикл прайс-листа с описанием товаров представлен в Таблице 4

Таблица 4. Прайс-лист

Жизненный цикл счета-фактуры на оплату изображен в Таблице 5

Таблица 5. Счет на оплату

В настоящее время основной проблемной зоной в системе управления исследуемой организации является преимущественное выполнение операций различных бизнес-процессов посредством ручного труда. Благодаря этому существенно снижается оперативность выполнения операций и, как следствие, работы с клиентами.

Среди основных преимуществ компьютеризации ручного труда выделяются следующие:

1. Компьютеры действительно являются мощными вычислительными средствами. Сами по себе компьютерные технологии направлены на развитие электронных вычислений и переложение повседневных задач с человеческих плеч. Современные процессоры, на которых базируется вычислительная мощь компьютера, способны совершать миллионы простых операций в секунду, обеспечивая гораздо более высокое быстродействие при решении сложных задач.
2. Компьютеры – великолепное средство для получения новых сведений. При подключении к Интернету и наличии нужного комплекта программ получать новые знания становится намного легче, чем раньше. Такие простые операции, как клики и набор поисковых запросов заменяют поиски информации в библиотеках и локальных исследовательских сетях.
3. Компьютеры вкупе с современными комплектующими и технологиями беспроводной связи становятся удобным средством для общения. Видеосвязь, голосовые чаты, социальные сети, а в перспективе - телефонные звонки, делают процесс воссоединения со старыми знакомыми делом нескольких часов. К тому же, электронные письма в разы быстрее и надёжнее бумажных.
4. Не существует более совершенного средства для работы как в малых, так и в крупных офисах. Такие программные пакеты для офисной работы как Office Libre, Open Office и Microsoft Office®, позволяют легко справляться с типичными задачами клерка - создание и редактирование документов, планирование, представление презентаций, хранение данных в базах. Более мощные средства для работы - облачные бизнес-решения от Google и Microsoft - также стали доступны человечеству с помощью компьютерных технологий. Согласитесь, намного удобнее, чем переписывание документов вручную и рассылка их по почте!
5. Компьютер – относительно недорогой и многофункциональный мультимедийный центр, с помощью которого можно заменить магнитофон, DVD-плеер, телевизор, игровую консоль и прочую атрибутику для домашних развлечений.
6. Компьютер предоставляет профессиональные средства для создания и редактирования мультимедийного любому пользователю. Раньше такими средствами могли обладать только исключительно богатые компании и специалисты, а теперь за соответствующую сумму денег к созданию контента может приобщиться каждый.
7. Компьютер заложил основы для сети массовой информации, служащей также отдельным рынком с биржами и вакансиями, развлекательной площадкой и центром сосредоточения научных знаний. Об этой сети я уже писал в посте "Плюсы и минусы интернета".
8. Компьютеры стали основанием для появления прибыльной и бурно развивающейся индустрии технологий, оборот которой достигает миллиардов долларов. в связи с этим трудно не упомянуть о глобальном влиянии компьютеров на развитие мировой экономики. Компьютеры занимают место посредника между человеком и миром машин, роботов и автономной техники. С помощью компьютера человек совершил значительный рывок в научных исследованиях, в том числе в ряде инновационных – робототехника, астрономия и нанотехнологии.

Из перечисленных преимуществ компьютеризации ручного труда очевидно, что внедрение проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» будет рентабельно и эффективно.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Основными документами в данной задаче являются:

1. Договор о продаже;
2. Список товаров;
3. Прайс-лист с описанием товаров;
4. Счет на оплату.

В Таблице 6 рассмотрено наличие либо отсутствие возможности применения для конкретных документов унифицированной формы.

Таблица 6. Обоснование формы документа

Методы проектирования ИС можно классифицировать по степени использования средств автоматизации, типовых проектных решений, адаптивности к предполагаемым изменениям.

Так, по степени автоматизации методы проектирования разделяются на:

• ручное, при котором проектирование компонентов ИС осуществляется без использования специальных инструментальных программных средств, а программирование — на алгоритмических языках;
• компьютерное, при котором производится генерация или конфигурирование (настройка) проектных решений на основе использования специальных инструментальных программных средств.

По степени использования типовых проектных решений различают следующие методы проектирования:

• оригинальное (индивидуальное), когда проектные решения разрабатываются «с нуля» в соответствии с требованиями к АИС. Характеризуется тем, что все виды проектных работ ориентированы на создание индивидуальных для каждого объекта проектов, которые в максимальной степени отражают все его особенности;
• типовое, предполагающее конфигурирование ИС из готовых типовых проектных решений (программных модулей). Выполняется на основе опыта, полученного при разработке индивидуальных проектов. Типовые проекты, как обобщение опыта для некоторых групп организационно-экономических систем или видов работ, в каждом конкретном случае связаны со множеством специфических особенностей и различаются по степени охвата функций управления, выполняемым работам и разрабатываемой проектной документации.