Файл: Первичные учетные документы.pdf

Общие требования к первичным учетным документам, на которые обращают внимание налоговые органы в ходе налоговых проверок, заключаются в следующем:

- документы должны быть составлены с соблюдением установленных форм. Если же форма документа не установлена, он должен содержать все обязательные реквизиты;

- документы должны быть подписаны;

- документы на иностранном языке должны содержать построчный перевод на русский язык;

- документы должны содержать только допустимые исправления, которые оформлены с соблюдением установленного порядка.

Согласно ст. 29 Федерального закона №402-ФЗ указано: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение  сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Следовательно, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Глава 2 Оформление первичной документации на предприятии ООО «УралСтройЭксперт»

2.1 Общая характеристика предприятия ООО «УралСтройЭксперт»

Общество с ограниченной ответственностью ООО «УралСтройЭксперт» создано 20 июля 2006 года.

Целью деятельности общества является извлечение прибыли путем удовлетворения потребностей предприятий, организации и граждан в ремонтных, строительных и монтажных работах.

На основании ст.3 Закона РФ 88 от 14.06.1995 г. ООО «УралСтройЭксперт » относится к субъектам малого предпринимательства.

Несмотря на то, что предприятие молодое, оно уже занимает большое значение в экономике не только отрасли, но и всего региона. В настоящее время множество фирм занимается ремонтно-строительными работами и существует очень большая конкуренция.

ООО «УралСтройЭксперт » занимается следующими видами работ:

1. Кровельные работы (устройство и ремонт всех видов кровли);
2. Устройство систем ГВС, ХВС;
3. Фасадные работы;
4. Прокладка сетей электроснабжения до 35 кВ в земле;
5. Работы по устройству внутренних инженерных систем и оборудования: сетей электроснабжения до 1000 В в производственных, жилих помещениях и зданиях; электроосвещения (в т.ч. для театрально-зрелищных и других специальных зданий);
6. Испытание электроустановки и оформление приемо-сдаточной документации на электромонтажные работы;
7. Сдача электроустановок Пермскому межрегиональному управлению по технологическому и экологическому надзору ФС «Ростехнадзор».
8. Осуществление строительного контроля.

Работа предприятия направлена в основном на крупные объекты:

• заводы, фабрики, цеха, торговые центры, автосалоны, заправочные комплексы;
• многоквартирные дома (Муниципальные контракты).

Основным направлением деятельности ООО «УралСтройЭксперт» являются – кровельные работы. Общество предлагает комплексное решение цикла задач, связанных с устройством кровель: выбор типа кровли, оказание помощи при формировании пакета требований к теплотехническим характеристикам несущих конструкций, определение толщины теплоизоляционного слоя кровельного покрытия (теплотехнический расчет). Устройство и ремонт мягких кровель (наплавляемая технология и применение специального технологического оборудования позволяет выполнять кровельные работы круглосуточно), устройство дышащих кровель и т.д.

Удельный вес видов деятельности в общей прибыли предприятия показан на рисунке 1.

Рис. 1. Виды деятельности предприятия

Как видно из данной диаграммы наибольшую прибыль ООО «УралСтройЭксперт» получает от ремонта и устройства мягких кровель, электромонтажных работ.

Предприятие играет огромную роль в жизни не только населения, но и в жизни всего города. Протечки кровли в производственных и жилых зданиях приводят к разрушению несущих конструкций здания, промерзанию зданий, замыканию электропроводки – пожаров.

Клиентами предприятия являются:

• ПНОС;
• ОАО «Авиадвигатель»;
• ОАО «Мотовилихинские заводы»;
• ООО «Первый хлеб»;
• НО «Фонд капитального ремонта ПК».

Во главе предприятия стоит директор, который осуществляет текущее руководство производственной деятельности общества, издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания. Директор несет ответственность перед обществом за убытки причиненные обществу его виновными действиями (бездействиями).

Директору подчиняются главный бухгалтер, менеджеры и начальник производства. Организационная структура фирмы показана на рисунке 2.

В ООО «УралСтройЭксперт» бухгалтерский учет ведется главным бухгалтером. Руководитель предприятия создает необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечивает обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками, имеющими отношение к учету, требования главного бухгалтера в части порядка оформления и предоставления для учета документов и сведений.

Директор

Менеджеры

Начальник ПТО

Гл. бухгалтер

Инженер по тех. безопасности

Мастера

Инженер-сметчик

Бригада 1

Бригада 2

Бригада 3

Рис.2. Организационная структура ООО «УралСтройЭксперт»

Главный бухгалтер несет ответственность за соблюдение общих методологических принципов бухгалтерского учета. Основные его функции состоят в обеспечении контроля и отражении на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составлении в установленные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности.

Кроме этого весь бухгалтерский учет автоматизирован и ведется в программе 1С: Предприятие 7.7. Основные возможности этой программы:

• Учет операций по банку и кассе;
• Учет основных средств и нематериальных активов;
• Учет материалов;
• Учет товаров, услуг и производства продукции;
• Учет валютных операций;
• Учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами;
• Учет расчетов по заработной плате;
• Учет расчетов с бюджетом
• Налоговый учет.

Также применяются программы Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet Explorer, Консультант Плюс.

2.2 Организация первичного бухгалтерского учета

Как известно, начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех ФХЖ путем составления определенных носителей первичной учетной информации, то есть первичных бухгалтерских документов. Все ФХЖ, проводимые в ООО «УралСтройЭксперт», оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Движение документов с момента их создания или получения от других организаций до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение представляет собой документооборот. В ООО «УралСтройЭксперт» основными этапами документооборота являются: составление документа, проверка, обработка, регистрация и передача в архив.

 Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) в ООО «УралСтройЭксперт» осуществляется непосредственно в бухгалтерии. Каждый полученный документ, который прошел обработку, подшивается в папку по назначению в хронологическом порядке. При этом, оперативное хранение в организации подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения исполненных документов. Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках.

Бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в закрытых шкафах до пяти лет, а по истечении этого срока передаются в архив организации.

2.3 Состояние организации первичного учета по отдельным участкам учета

После рассмотрения общего порядка организации и ведения первичного учета в ООО «УралСтройЭксперт» целесообразно проанализировать его построение на отдельных участках бухгалтерского учета.

2.3.1 Учет материально-производственных запасов

Напомню, что в связи со спецификой своей деятельности, рассматриваемая организация не производит продукцию, в связи с чем не имеет материально-производственных запасов, используемых в качестве сырья, материалов для ее изготовления. В качестве материально-производственных запасов ООО «УралСтройЭксперт» использует товары, приобретенные от других юридических или физических лиц и предназначенные для продажи, а также материалы, используемые для оказания услуг и управленческих нужд (бензин, канцелярские товары, периодические издания). Поэтому, в отличие от производственных предприятий, рассматриваемая организация на данном участке учета имеет небольшое количество операций.

По этим причинам в ООО «УралСтройЭксперт» используется малое количество первичных документов по учету материалов. Отмечу, что в данной фирме на этом участке документы составляются, в том числе, с учетом Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н. Для отражения операций с материалами применяются первичные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а [10,17] .

Сначала рассмотрим, как в ООО «УралСтройЭксперт» оформляется приход материалов. Товарно-материальные ценности поступают в организацию только от поставщиков, то есть покупаются. Для получения материалов в месте нахождения поставщика сотруднику организации, который будет их получать, выдается доверенность (форма № М-2, № М-2а). Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей, который бухгалтер пронумеровывает и прошнуровывает. Доверенность выписывают на 15 дней, а если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, - на календарный месяц. Данный документ выписывается бухгалтером в одном экземпляре и выдается работнику, который будет получать товарно-материальные ценности. Работник расписывается в получении доверенности на ее корешке или в журнале учета выданных доверенностей, а также в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером. Поставщик вместе с материальными ценностями передает представителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную), реквизиты которых указываются бухгалтером в корешке (при доверенности по форме № М-2а перечень этих документов не приводится). Важно отметить, что доверенности в ООО «УралСтройЭксперт» не выдаются лицам, не работающим в организации.

Чтобы дважды не выписать доверенность на получение одних и тех же материальных ценностей бухгалтер ведет журнал учета выданных доверенностей. Если работник не получил материалы и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» журнала бухгалтер делает запись: «Не использована».

Доверенности, по которым были выданы материальные ценности, и журнал учета выданных доверенностей хранятся в архиве организации 5 лет.

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Оприходование материалов в ООО «УралСтройЭксперт» сопровождается составлением приходного ордера (форма № М-4). Материально ответственное лицо составляет приходный ордер в одном экземпляре в день поступления ценностей в организацию на фактически принятое количество этих ценностей, а затем передает в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика (счет-фактура), где они проходят проверку и обработку по общему порядку, описанному в подразделе «Организация первичного бухгалтерского учета». Документы заполнены без нарушений. Далее бухгалтер заполнил в ордере графу «Корреспондирующий счет». На основании приходного ордера в бухгалтерском учете ООО «УралСтройЭксперт» были отражены проводки: