Файл: Подготовка счета за продукцию и формирование отгрузочных документов (Краткий анализ предметной области, характеристика предприятия и его деятельности).pdf

Отдел кадров занимается:

• подготовкой проектов актов (и их регистрация после издания), связанных с поступлением, увольнением, переводом сотрудников, заключение трудовых договоров, направлением в служебные командировки, оформлением должностных инструкций.
• подготовкой и ведение штатного расписания.
• оформлением отпусков, больничных листов, командировочных удостоверений.
• учетом использования рабочего времени.
• подготовкой и оформлением документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.
• ведением и хранением личных дел, трудовых книжек работников, личных карточек формы Т-2, своевременность и правильность внесения в них изменений.
• обеспечением соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Отдел продаж осуществляет:

• изучение рынков (рынка клиентов, рынка конкурентов, смежных рынков);
• поддержание и развитие клиентской базы;
• формирование базы потенциальных клиентов;
• осуществление прямых продаж;
• активный поиск и привлечение клиентов;
• консультирование, приём заказов и оформление клиентов по телефону или электронной почте;
• составление и подготовка договоров;
• создание и обеспечение постоянного обновления информационных баз о покупателях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.);
• составление ежедневной и еженедельной отчетности.
• первичное взаимодействие с клиентами, прием звонков и писем с заявками, уточнениями деталей заказа;
• анализ и прогноз потребностей заказчиков, поиск ниш сбыта;
• проведение презентаций, переговоров, рекламных кампаний.

Отдел информационных технологий осуществляет на предприятии следующие функции:

• развитие информационных технологий в рамках бизнеса компании;
• поддержание сети компании в работоспособном состоянии;
• обеспечение бесперебойной работы оборудования и пользователей;
• программирование и развитие функциональности программного обеспечения;
• Основными задачами сотрудников отдела являются:
• выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования и пользователей;
• разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления компанией;
• контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования;
• установка, настройка и управление программными и аппаратными системами компании;
• модернизация применяемых технических средств.

Работу с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители. Специалисты - это референты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией. Технические исполнители - это секретарь-стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии, следующие:

• приём и регистрация (учет) документов;
• распределение документов и доставка их исполнителям;
• оформление и отправка исходящих документов;
• стенографирование и печатание документов;
• контроль за сроками исполнения документов;
• формирование дел и сдача их в архив;
• организация хранение и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

Имеющаяся организационно-штатная структура позволяет руководству фирмы эффективно решать поставленные задачи по извлечению коммерческой прибыли.

1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия.

Магазины «DNS» находятся в разных городах и на разных расстояниях. Это внесло особенности в построении технической архитектуры существующей информационной системы предприятия.

На момент создания магазинов уже функционировало несколько серверов, в том числе и Active Directory, терминальный сервер, файловый сервер, серверы доступа в Интернет и другие. Сначала использовался один домен, но вскоре пришлось применить разные домены для разных магазинов, которые находятся в разных городах. Потребовалось тщательная настройка работы между этими доменами. Примерно так выглядит техническая схема архитектуры, которая изображена на рисунке 2.

Рисунок 2 Техническая архитектура магазина "DNS"

Рассмотрим подробней роли и назначения серверов, обслуживающих единой информационное пространство магазинов “DNS”:

Контроллер домена и резервный контроллер домена - обслуживают единое сетевое пространство домена, используются для централизованного конфигурирования сети, а также создания, настройки и управления учетными записями пользователей (у каждого сотрудника и сотрудника своя персональная учетная запись). Используется Windows Server 2008 со службами Active Directory. Так же на этих серверах активны роли Domain Name System (DNS) и Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP) серверов.

Файловый сервер учительский и ученический - используется для централизованного хранения документов и параметров учетных записей пользователей сети. Используется Microsoft Windows Server 2008 с файловыми службами.

Сервера доступа к Интернет - обеспечивают доступ пользователей к глобальной сети Internet. Один использует каналы Мультисервисной корпоративной сети (МКС) Департамента образования города Москвы, второй – собственный оптико-волоконный канал доступа. Работают сервера под управлением Microsoft Windows Server 2003. Так же установлен программный прокси-сервер ES Proxy 4.04. На одном из серверов развернут почтовый сервер.

Web-сервер – поддерживает работу школьного сайта. Управляется Microsoft Windows Server 2008. Так же используются Web-сервер Microsoft Internet Information Services 7.0, СУБД MySQL 5.0, интерпретатор PHP 5.2.6, система управления содержимым CMS “Joomla!” 1.5.8.

Сервер «Школьный офис» - обслуживает работу информационной системы «Школьный офис». Это многофункциональная система, позволяющая комплексно автоматизировать внутришкольное управление и делопроизводство и эффективно сформировать основу единого информационного пространства городских образовательных структур. Используется Micosoft Windows Server 2008, Microsoft Office 2007, Программный комплекс «Школьный офис» 3.5.1.

Терминальный сервер - обслуживает работу ученических и учительских тонких клиентов в компьютерных классах и кабинетах предметников. Функционирует на основе Microsoft Windows Server 2003 с установленной ролью Terminal Services. Так же установлен Microsoft Office 2003 и различное учебное программное обеспечение: «Живая геометрия» 4.0.4, Microsoft Visual Studio 2005, линейка продуктов «Кирилл и Мефодий» и другое.

Сервер бухгалтерии выделен отдельно, с целью обеспечения большей сохранности хранимой и обрабатываемой информации. Управляется операционной системой Microsoft Windows Server 2003. Помимо того, установлен набор автоматизированных информационных систем «МСС Бухгалтерия», «МСС Зарплата + Тарификация», «Статистика образовательных учреждений».

Типовой компьютер сотрудника и администрации, по своей сути, представляют собой толстые клиенты – все данные хранятся на сервере, а вся работа по обработке и представлению этих данных переносится на клиентский компьютер. В подавляющем большинстве управляются компьютеры операционной системой Microsoft Windows 7. Из прикладного программного обеспечения устанавливаются Microsoft Office 2007, Adobe Reader 8. Различия между компьютерами учителя и администрации состоит в том, что компьютер учителя дополнительно комплектуется видеокартой Radeon HD 4650 для подключения проекторов и телевизоров.

Терминальные станции (тонкие клиенты) представляют собой, по сути, устройства ввода/вывода информации, из программного обеспечения на них функционирует лишь клиент доступа к серверу терминалов, на котором и выполняются программы.

Схема программной архитектуры представлена на рисунке 3:

Рисунок 3. Программная архитектура магазина "DNS".

1.4. Характеристика существующих бизнес-процессов и определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание.

Основным видом деятельности рассматриваемого предприятия является продажа оборудования бытовой техники. Характеристика данного процесса представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 Схема основного бизнес-процесса ООО "ДНС Ритейл".

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 5.

Рисунок 5 Декомпозиция основного бизнес-процесса ООО "ДНС Ритейл.

На входе имеются потребность поставке товара, а также уже имеющийся ассортимент продукции, на выходе – прибыль и отчетная документация. Управлением, имеющими место в данном бизнес-процессе, являются нормативно-правовые документы в области торговли, а также внутрифирменные инструкции приказы и распоряжения. Механизмами работы являются сотрудники «ДНС Ритейл».

Проанализировав основные бизнес-процессы компании, становится понятно, что работа с поставщиками также важна. Декомпозиция процесса работы с поставщиками представлена на рисунке 6.

Таким образом, в соответствии со схемой рисунка 6, процесс поставки товаров состоит из следующих подпроцессов:

• поиск поставщика;
• заключение договоров с поставщиками на поставку продукции;
• поставка продукции, хранение ее на складах;
• подготовка отчетной документации.

Рисунок 6 Декомпозиция процесса работы с поставщиками.

Снабжение и работа с поставщиками состоит из следующих процессов: сбор информации о товаре; заказ товара у поставщика; получение и хранение товара; составление отчётностей.

Продажа, как и любой другой бизнес-процесс, нуждается в управлении. Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и планирования продаж, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о клиентах, а также создания и управления графиками продаж.

Ключевые функции управления продажами рассматриваются в свете обеспечения ясного понимания в прямой цепочке подотчетности, также как и в торговой деятельности предприятия.

Ключевые функции управления продажами состоят в управлении организационной торговой структурой; подготовке торговой отчетности; управлении менеджерами – распределение заданий между сотрудниками, и управлении стимулами - подготовка плана компенсации труда.

Управление продажами организации совершенствуется посредством активного участия ее персонала во внутренних и внешних программам, таких как: встречи/симпозиумы или конференции, проводимые в целях обсуждения этого вопроса; тренингов - в целях обучения людей методам работы в начальный, ознакомительный и переходный периоды; и семинаров - встреч, на которых происходят обмен информацией и обсуждения.

Процесс работы с клиентом и осуществление продажи представлен на рисунке 7.

Рисунок 7 Декомпозиция процесса продаж.

Сотрудники отдела продаж получают информацию о новинках от отдела закупок и распространяют её клиентам.

Менеджер помогает клиенту осуществить выбор. Далее следует, процесс оформления заказа, в результате которого формируется договор продажи и передаётся документы на товар. Данные по продаже условия доставки передаются на склад и отдел логистики.

Составление отчётностей отдела продаж – трудоёмкий процесс, так как раз в месяц, сотрудники отдела ищут и собирают в отчёт информацию о состоявшихся продажах.

Проанализировав все процессы, относящиеся к выбранному комплексу автоматизации, документацию, можно сформировать входные и выходные потоки для проектируемой информационной системы.

Входные потоки: информация о клиенте; информация о поставщике; информация о товаре; заказ клиента; информация о поставке; информация об отгрузке, прайс-лист поставщика, прайс-лист компании.

Выходные данные: предложение новых товаров клиентам; договор продажи; заказ на поставку; направление на доставку; отчёт о продажах; отчёт о закупках; отчёт об остатках товара на складе.