Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения.pdf

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Лолита» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Лолита» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста. При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия проекта, формируется в процессе его реализации. Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом. После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, то есть происходит экономия фонда оплаты труда. Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия:

Э = Б_пл - Б_ф, (1)

где Э - размер экономии;

Б_пл - плановый бюджет расходов;

Б_ф - фактический бюджет расходов.

Бюджет расходов включает – расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Ф_зп = З_осн*(1+К_доп)*(1+К_с.ф.), (2)

где З_осн - основная заработная плата работников;

К_доп, К_с.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения К_доп, К_с.ф. можно принимать в размере К_доп = 0,08 ÷ 0,1; К_сф.= 0,304.

Тогда, расходы на заработную плату трех исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) составят:

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,304 * 12 = 849,024 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

• компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);
• офисная мебель – 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);
• затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители определяются по формуле:

З_эн = Р * t_дн * Т_разр. * W_э (3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

t_дн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Т_разр. - продолжительность работы в рабочих днях;

W_э- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: W_э=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

З_эн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

Расчет расходов на материалы представлен в таблице 5.

Таблица 5

Расчет затрат на материалы

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят: 90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

Расходы на хранение архива: площадь архива – 15м²; стоимость аренды 1 м² - 300 руб./ м², включая НДС. Расходы на хранение архива планируются в размере: 15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива:

З_от = S_пл * (T_.кален./365) * W_тепл , (4)

где W _тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W _тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

З_от = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 6.

Таблица 6

Планируемый бюджет расходов

Фактический бюджет расходов при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1. инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;
2. расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2013 г.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 7.

Таблица 7

Затраты на внедрение электронного документооборота

После внедрения ИС электронного документооборота может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,304 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.

Ожидаемая экономия от совершенствования системы информационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Б_пл - Б_ф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Выводы

Предприятию рекомендовано внедрение системы электронного документооборота. Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Лолита» в целом.

Компьютерная система позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Лолита» в целом.

Заключение

Информационное обеспечение системы управления экономического объекта является важным фактором обоснованности принимаемых управленческих решений, условием эффективности его функционирования, предопределяющим стратегические позиции. В связи с этим возникает необходимость управления информационным обеспечением экономического объекта, под которым будем понимать непрерывный процесс, направленный на воспроизводство информационных ресурсов. Основной целью управления информационным обеспечением экономического объекта является своевременное предоставление пользователям (различных уровней) достоверной и сопоставимой информации для принятия управленческих решений.

Важное условие принятия эффективных управленческих решений - наличие необходимой и достаточной информации. Необходимая информация – это полная по составу и объему сведений информация. Недостаточность информации приводит к невозможности принятия эффективного управленческого решения в нужное время, и в указанном месте, в соответствующем виде. Достаточность информации означает, что она содержит не только необходимый, но и достаточный для принятия правильного решения состав показателей. Достаточность информации существенно снижает риск неудачи, а потому лицам, принимающим решение, необходимо прилагать все усилия, чтобы получить разносторонние и в то же время необходимые сведения.

В работе исследовано информационное обеспечение управления персоналом, разработки и принятия управленческих решений в ООО «Лолита».

Численность персонала предприятия составляет 56 чел. 64,29% от численности персонала – это основные рабочие; управленческий и вспомогательный – 16,07% и 19,64% соответственно. В ООО «Лолита» более половины сотрудников (66,07%) в возрасте от 20 до 40 лет, а 33, 93% сотрудников старше 40 лет. Более четверти сотрудников имеют высшее образование (31,58%) сотрудников имеют высшее образование и одна треть (33,33%) - среднее профессиональное образование по специальности. Таким образом, персонал ООО «Лолита» характеризует опыт и профессионализм

Исследование информационного обеспечения управления персоналом показало, что информационные технологии на предприятии используются на минимальном уровне: используется программное обеспечение Office 2007 и бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия».

В связи с этим предприятию рекомендовано внедрение системы электронного документооборота. Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Лолита» в целом.

Список литературы

1. Бусыгин А.В.. Эффективный менеджмент. - М.: Финпресс, 2011.
2. Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа; Мастерство, 2011.

Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Конспект лекций. - Таганрог: ТРТУ, 2011.

1. Дорф Р., Бишоп Р. Современные системы управления. – М.: Лаб. Базовых Знаний: Юнимедстайл, 2011.
2. Карданская Н.Л. Принятие управленческих решений. – М.: Юнити, 2011.
3. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2011.
4. Литвак Б.Г. Разработка управленческих решений. – М.: Дело, 2011.
5. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2011.
6. Принятие решений в организациях: Учеб. пособие /О.А.Кулагин.- СПб: Питер, 2011.
7. Разработка управленческого решения: Учебное пособие / В.Б.Ременников. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011.
8. Селиверстова А.В. Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений.– Челябинск, 2011.
9. Степанова Е. Е. Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2011.
10. Эддоус М., Стенсфилд Р. Методы принятия решений. – М.: Аудит: ЮНИТИ, 2011.
11. Фатхутдинов Р. А. Управленческие решения: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2011.

Приложения

Приложение 1

Учредитель

ООО «Лолита»

Исполнительный директор

Бухгалтерия

менеджер по кадрам

Главный кондитер-технолог

Зам. директора по коммерции

Главный бухгалтер

Бухгалтер- кассир

Начальник смены

Калькуляторы