Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Транспортная доставка заказов» (Глава 1. Аналитическая часть).pdf

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемами своего улучшения управляемости: ускорение и улучшение контроля ключевых бизнес-процессов предприятия, улучшение возможностей их последующего отслеживания и возможности получение необходимого комплекса метрик, которые характеризуют качество исполнения производственных и управленческих бизнес-процессов. Единственным способом практической реализации подобного рода задач является внедрение информационной системы, которая позволит выполнить вышеуказанные функции. В тоже время необходимо отметить тот факт, что в настоящее время попытки решения задач внедрения информационных систем наталкивается на значительные сложности, которые связаны с отсутствием на рынке адекватного предложения.

В современной организации руководителям приходится сталкиваться с необходимостью решать большое количество управленческих и производственных задач в условиях постоянного дефицита рабочего времени и наличием постоянной конкурентной борьбы со стороны конкурентов. Среди основных источников возникновения проблем в работе современного менеджера можно выделить:

– большое количество процессов, в которых задействован руководитель, который исполняет при этом разные роли, к которым можно отнести следующие: инициатор, ответственный исполнитель, контролер;

– большое количество оперативных документов, требующих немедленного согласования, уточнения, реакции, отслеживания, последующего исполнения сотрудниками предприятия;

– необходимость осуществления постоянного контроля своевременного исполнения заданий и постоянного отслеживания взятых на себя управленческих обязательств;

– постоянно растущие объемы дополнительной управленческой информации, необходимой для принятия наиболее эффективных управленческих решений управленческим звеном предприятия.

С каждым днем все большее значение приобретает получаемая оперативность в процессе принятии управленческих решений, осуществление контроля последующего исполнения решений, рациональное использование накопленной оперативной информации и включение предыдущего опыта для принятия эффективных управленческих решений.

Все больше предприятий достигая высокого уровня зрелости, постепенно приходит к вынужденной необходимости формализации своих управленческих бизнес-процессов и внедрения современных средств информационно-коммуникационных технологий. С другой стороны к настоящему моменту большинство предприятий прошли длительный путь по созданию собственных информационных систем, что обеспечило потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности на базе уже имеющийся информационной платформы.

Объект исследования – транспортная доставка заказов.

Предмет исследования - проектирование реализации операций бизнес-процесса транспортной доставки заказов.

Целью данной работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса транспортной доставки заказов.

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– выбрать комплекс задач автоматизации;

– обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;

– описать информационную модель;

– разработать базу данных и структурную схему пакета;

– описать порядок работы с информационной системой.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Организация ООО «СДЕЛАЙ СВОИМИ РУКАМИ» зарегистрирована 25 декабря 2002 года. Компании был присвоен ОГРН 1025000661344 и выдан ИНН 5003042456. Основным видом деятельности является торговля розничная скобяными изделиями, лакокрасочными материалами и стеклом в специализированных магазинах.

Организация нацелена на сохранение лидирующего положения на российском рынке розничной торговли.

Политика организация ООО «СДЕЛАЙ СВОИМИ РУКАМИ» в области качества – это:

– точное соблюдение технологии производства своей продукции;

– непрерывный рост профессионального уровня и квалификации всех сотрудников;

– партнерство между всеми участниками проектов и тесное сотрудничество с заказчиками;

– клиенто-ориентированность, полное и адекватное удовлетворение потребностей заказчиков;

– исследования и использования в своих продуктах современных материалов;

– вовлечение каждого сотрудника производственной сферы компании к достижению целей в области качества.

Организационная структура организация ООО «СДЕЛАЙ СВОИМИ РУКАМИ» представлена на рис. 1.

Генеральный директор осуществляет общее руководство организацией, ведет переговоры на самом высшем уровне, решает глобальные проблемы организации в самых различных аспектах (материально-техническом, юридическом, организационном и других). Генеральный директор утверждает основную политику организации, подписывает самые ответственные документы, приказы, осуществляет назначение высших должностных лиц организации.

Рисунок 1. Организационная структура

Директор выполняет основное управление подразделениями организации бухгалтерией, консультационной службой, отделом продаж, службой поддержки пользователей и отделом дизайна.

Бухгалтерия ведет оперативный, статистический, налоговый и бухгалтерский учет на фирме, осуществляет постоянный контроль за наличием и движением подотчетного имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации, проводит аудит и анализ финансовой деятельности организации.

Главный бухгалтер формирует учетную политику, обеспечивающую рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности, осуществляет контроль за проведением хозяйственных операций, обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств.

Консультационная служба выполняет консультации пользователей и осуществляет поддержку реализуемой продукции.

Отдел дизайна выполняет дизайнерские работы в процессе разработки и последующей реализации продукции.

Отдел продаж выполняет непосредственную продажу реализуемой продукции. Данный отдел занимается непосредственным оформлением транспортной доставки заказов и работу данного отдела необходимо более подробно проанализировать на необходимость использования информационно-коммуникационных технологий.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Подразделением, обеспечивающим реализацию задач автоматизации, является отдел продаж и деятельность менеджера по продажам организации ООО «СДЕЛАЙ СВОИМИ РУКАМИ».

Менеджер по продажам выполняет следующие должностные обязанности:

– занимается поиском потенциальных клиентов;

– ведет коммерческие переговоры с клиентами;

– осуществляет прием и обработку заказов клиентов, оформляет необходимые документы;

– выясняет потребности клиентов в продукции, реализуемой организацией, и согласовывает заказы с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента;

– мотивирует клиентов на работу с организацией в соответствии с утвержденными программами по стимулированию рынка сбыта для реализации продукции;

– составляет ежемесячный план продаж;

– ведет отчетность по продажам и отгрузкам клиентам организации;

– участвует в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж;

– ведет клиентскую базу;

– контролирует отгрузки продукции клиентам;

– контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

Автоматизация работы менеджера отдела продаж предполагает анализ бизнес-процессов выполняющихся в процессе взаимодействия менеджера по продажам и клиентов организации.

Детальное изображение бизнес-процесса взаимодействия менеджера отдела продажам организации с заказчиками представлено в виде функциональной модели, которая изображена на рис. 2.

Рисунок 2. Функциональная модель «Транспортная доставка заказов»

Входы системы: информация о товарах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах.

Управления системы: образцы документов; устав организации.

Механизмы системы: персонал; информационная система.

Выходы системы: складская информация; информация о потребности в товарах; информация о продажах; информация о заказах.

На рис. 3 изображена декомпозированная функциональная модель деятельности отдела продаж, которая отражает процесс взаимодействия менеджера отдела продаж и клиента.

Рисунок 3. Декомпозированная функциональная модель процесса «Транспортная доставка заказов»

Данный процесс, включает следующие подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа; оформление доставки товара; оформление базы данных.

Проведенный анализ бизнес-процессов показал важность использования информационных технологий в процессе выполнения профессиональных задач по оформлению доставки сотрудниками отдела.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Характеристику документооборота, возникающего в процессе работы с транспортной доставкой заказа можно охарактеризовать следующим образом. Диаграмма BPMN представлена на рис. 4.

Рисунок 4. Диаграмма BPMN

В начале взаимодействия с клиентом выполняется сбор информации о клиентах; в этот момент клиент может оставить предварительный заявку на заказ. После чего, выполняется оформление заказа и оформление доставки. На основании оформленного заказа выполняется оформление доставки, вследствие чего может быть получена отчетная документация. На последней стации оформляется путевой лист и вся информация сохраняется в базу данных.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Одной из проблем во взаимоотношениях клиентов с менеджерами организации ООО «СДЕЛАЙ СВОИМИ РУКАМИ» является обработка заказов на приобретение товаров.

В современном бизнесе менеджмент, который связан с управлением заказами, становится достаточно критическим с точки зрения предоставления качественного потребительского сервиса. В результате проведения большого количества исследований было установлено, что необходимое время на выполнение такого рода процедур как выполнение приема, подготовки, передачи, обработки, мониторинги заказов составляет от приблизительно 50 до 70 % общего цикла его операционного выполнения для большинства предприятий. Поэтому для существенного повышения качества предоставляемого обслуживания клиентов и быстрого удовлетворения их сервисных ожиданий необходимо значительно сокращать затрачиваемое время и количество состав цикла за счет более использования эффективного менеджмента.

Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, которые образуют цикл заказа: выполнение приема и выполнение предварительной обработки оперативной информации о некотором оформленном заказе; выполнение передачи; последующее конфигурирование; определение существующих источников выполнения текущего заказа; планирование реализации заказа; выполнение мониторинга доставки необходимого заказа определенному потребителю; выполнение учета существующего спроса и предложения.

Ключевым фактором успеха менеджмента заказов является нахождение наиболее эффективных путей удовлетворения множества различных типов потребителей с их специфическими ожиданиями и различными требованиями к качеству необходимой для них продукции. В связи с этим во многих фирмах простые процедуры заказа были заменены на комплексные процедуры менеджмента заказов, включающие в себя все необходимые логистические активности.