Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (1. Теоретико-методологические аспекты формирования проектного офиса).pdf

Актуальность темы курсовой работы. В ряду важнейших задач, выдвинутых современными реальностями экономики, важнейшее место принадлежит комплексу мер, сосредоточенных на развитии деятельности и совершенствовании систем управления компаний. Эти вопросы одинаково актуальны, как для сравнительно небольших организаций, так и для крупных производственно-хозяйственных систем национального масштаба характер деятельности и темпы роста, которых определяют специфику современной экономики. Развитие бизнеса подошло к такой границе, когда технологии проектного управления и их применение становится необходимым и важным условием процветания и выживания почти каждой коммерческой компании. Поэтому компании стали уделять пристальное внимание развитию направлений своей деятельности, внедрять прогрессивные технологии и инновации. Это стимулировало их к реализации различных проектов, к использованию инструментов проектного управления на постоянной или регулярной основе. Следовательно, грамотно организованное управление проектами стало чрезвычайно важным и актуальным в современное время.

Конкурентная борьба и необходимость поддерживать свои позиции на рынке, мотивирует многие компании и их коммерческие структуры на различные усовершенствования, что увеличивает количество реализуемых проектов, требующих надлежащей организации, управления и контроля. В этой связи выбранная проблематика исследования темы проектного офиса и особенностей его формирования можно считать, безусловно, актуальной и важной для рассмотрения.

Цель курсовой работы состоит в разработке предложений по управлению проектами на примере организации проектного офиса, а также на этой снове в анализе и выявлении особенностей управления проектами развития. Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

- исследования теоретико-методологических аспектов формирования проектного офиса;

- анализа проектной деятельности на примере компании;

- разработки предложений по управлению проектами компании.

Объектом исследования курсовой работы является ПАО «Газпром нефть».

Предмет работы – проектный офис, принципы и этапы формирования.

Степень разработанности темы нашла отражение в специальной и научной литературе таких авторов как К.М. Кантор, Л.Н. Боронина, В.И. Денисенко, Н.М. Филимонова, Н.Л. Персод и др. Тем не менее, отдельные вопросы, касающиеся. совершенствования проектного управления, по-прежнему, остаются недостаточно проработанными, в частности это касается этапов управления проектами в проектном офисе.

Методологическую основу составили общенаучные и экономические методы анализа и синтеза, аналогии, а также нашли применение специальные методы – формальной логики, метод сравнения, структурно-системный и др.

Эмпирическую основу работы составили, отчетность и другие материалы компании по вопросам организации проектной деятельности и т.д.

Теоретическая значимость состоит в формулировке выводов, которые обобщают накопленные в рассматриваемой сфере научные знания и развивают понятие проектного управления.

Практическая значимость заключается в систематизации и применении существующих разработок по совершенствованию проектного управления для использования в деятельности конкретной действующей компании. Выводы и рекомендации могут быть использованы в управленческой и проектной деятельности крупных компаний.

Структура работы определена логикой проведенного исследования, на этой основе сформирована работа, в которую вошли такие структурные элементы как введение, три раздела, заключение, список использованных источников и приложения.

1. Теоретико-методологические аспекты формирования проектного офиса

1.1. Содержание термина «проект», составляющие характеристики проекта

В последнее время проект на всех уровнях экономической деятельности и во всех сферах бизнеса стал основным инструментом в развитии и совершенствовании [16, с. 7]. Сферу проектного управления можно охарактеризовать как особый вид управленческой деятельности. Он базируется на предварительной коллегиальной разработке комплексно-системной модели действий по достижению оригинальной цели и направленный на реализацию этой модели [8, с. 7]. Из года в год все больше компаний обращаются к проектному управлению и внедрению его принципов в ежедневную работу, как самостоятельных подразделений, так и организационной системы в целом.

Грамотно организованное проектное управление позволяет компаниям обоснованно планировать и эффективно реализовывать проекты, выявлять и снижать затраты, рационально распределять финансовые, материальные и человеческие ресурсы, которые всегда ограничены, но при этом не отклоняться от решения поставленных целей и задач основной деятельности, работы над продуктом или конкретной задачей. Трудно найти область деятельности, в которой методы управления проектами не обеспечили бы позитивные результаты [4, с. 29]. Применение принципов и методов проектного управления позволяет компании достигать в бизнесе дополнительных конкурентных преимуществ и в итоге делать свою деятельность более эффективной.

Несмотря на то, что проектная деятельность может реализовываться в различных предметных областях, а проекты могут значительно различаться, по содержанию, по своей основе, а также и по методологическим подходам, организация и управление проектами в целом схожи. Поэтому для систематизации общих понятий и определения особенностей необходимо обратиться к основополагающим терминам и определить понятие «проекта».

Слово «проект» (projection) как термин в переводе с латинского языка означает – «бросание вперед». Этот термин большинством исследователей трактуется как «идея, подготовленная к практическому использованию (внедрению). Под идеей подразумевается замысел, намерение, которые выражаются в виде предложения или изобретения» [8, с. 5].

В приведенных определениях присутствует уточнение формы представления результата проектирования. Очевидно, что проект – идеальный аналог, модель будущего объекта или его состояния.

Проект можно охарактеризовать с двух точек зрения:

1) как деятельность участников проекта, предполагающая выполнений комплекса необходимых для достижения целей проекта действий;

2) как система, состоящая из определенного набора правовых, организационных, расчетно-финансовых документов, необходимых для проведения действий или описывающих данные действия [5, с.14].

Также термин «проект» многие исследователи соотносят с понятием «проектирование».

Термин «проектирование» происходит от латинского projectus — проекция, брошенный вперед, это процесс создания прототипа, прообраза предполагаемого или возможного объекта или состояния [3, с. 12]. Есть авторы, которые наполняют данный процесс определенным философским смыслом. К.М. Кантор проект рассматривает как проявление творческой активности человеческого сознания, «через который в культуре осуществляется деятельностный переход от небытия к бытию».

Этот автор придает особое значение проекту, отождествляя его со специфической формой сознания, «конструирующей всякий трудовой процесс», именно процесс создания проекта этот автор называет проектированием [12, с. 84].

Наряду с рассмотренными понятиями терминов «проект», «проектирование» употребляется следующее - «управление проектом». Управление проектами - это методология, искусство организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых, материально-технических ресурсов на протяжении всего проектного цикла. Оно направленно на достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для получения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта [3, с. 20].

Таким образом, управление проектом или проектами – это приложение теоретических знаний, практических навыков, инструментов и методов в работе над проектом, в соответствии с требованиями, удовлетворяющих реализации проекта.

Как деятельному и творческому процессу управлению проектами сопутствует определенная степень уникальности, она как характеристика присуща понятию «проект» и является одним из принципов проектной деятельности. Помимо уникальности проект отождествляется с жизненным циклом. Жизненный цикл как характеристика означает, что любой проект в отличие от проектной деятельности имеет ограниченный период времени и существует в процессе предсказуемых и заданных изменений усилиями участников его реализующих на протяжении жизни проекта.

Жизненный цикл проекта такими авторами, как Грей К.Ф. и Ларсон Э.У., определяется последовательно. происходящими стадиями: определение, планирование, выполнение и предоставление (сдача) результатов клиенту [25, с. 13].

В современных источниках жизненный цикл проекта рассматривается в виде фаз инициализации, планирования, реализации и завершения, они представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Фазы жизненного цикла проекта [9, c. 52]

Многое в организации и управлении проектами зависит от класса проектов реализуемых в проектной деятельности, в этой связи выделим критерии и составим классификационную основу с основными характеристиками проектов (приложение 1).

По данной классификационной основе не трудно понять, что проекты компании, в том числе направленные на развитие, могут быть различными, они могут затрагивать любую сферу и направление деятельности. Проекты могут отличаться по направлению приложения, по предметной области, масштабу, продолжительности, составу входящих участников, по сложности, по влиянию на конечный результат деятельности компании и многим другим характеристикам. Основными из характеристик любого проекта являются:

- разовость;

- наличие обозначенной цели (принцип целеполагания);

- определенная продолжительность выполнения, с момента начала и завершения (принцип временной ограниченности и определенности);

- задействование в проекте различных подразделений и специалистов (принцип коллективного подхода к реализации проекта);

- наличие уникальности в идее проекта (принцип уникальности);

- наличие жестких рамок по результату, по времени реализации, затратам и качеству при выполнении работ (принцип результативности) [3, с. 10].

В настоящее время управление проектами является не столько чем-то исключительным или особенным, а, напротив, превращается у компаний в стандарт ведения бизнеса. Все больше проектной работы, требующий специфической организационно-методологической основы, стало осуществляться даже в небольших по размеру компаниях, поэтому возникло такое понятие, как проектный офис.

1.2. Проектный офис и основные подходы к его формированию

Эффективность управления проектами в компании в значительной степени определяется организационным построением. От правильного построения проектного управления зависят быстрота и экономичность принятия решений, результативность выполнения поставленных в рамках проекта задач, а, значит, и общая эффективность системы управления компании. Для улучшения проектного управления и эффективности управления проектами компании могут вносить изменения в сформированную организационную структуру, могут и полностью ее перестроить [2, с. 23]. Это зависит от особенностей деятельности компании и количества проектов, которые выполняются одновременно.

В практической деятельности проект может быть реализован при любой организационной структуре, так как организационная структура компании, как правило, формируется уже с учетом всей специфики, а также масштабов деятельности компании, количества рынков сбыта, размера управленческого штата и т.д. [14, c. 35] Больше всего возможностей реализовывать проекты есть в матричных и проектных структурах, поэтому традиционно многие компании используют именно эти структурные подходы к организации проектной деятельности [3, с. 64].

Матричный подход к организации проектной деятельности - это своеобразная комбинация функционального и продуктового построения, где функциональная часть структуры ответственна за обеспечение проектной деятельности, например, спецификациями, осуществляет техническое руководство и т.п. Продуктовая часть – отвечает за выполнение конкретных работ, операций, управление, контроль, оценку результатов, в целом за достижение целей проекта (рис. 2) [14, c. 36].

Президент, главный исполнительный директор

Отдел маркетинга

Финансовый отдел

Производственный отдел

НИОКР

Проект 1

Проект 2