Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».pdf
Добавлен: 04.07.2023
Просмотров: 121
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
Библиотека является одним из древнейших культурных институтов. За весь период своего существования библиотеки выполняли функции от хранения документов до универсального источника информации.
В настоящее время библиотеки заметно отстают от уровня развития современного общества, поэтому роль библиотек в традиционном понимании снижается. Все больше людей предпочитают использовать книги в электронном виде. Этому способствует широкий ассортимент устройств для чтения книг. Поэтому в современном обществе библиотека приобретает функции музея. Сегодня библиотеки являются не хранилищем информации, а хранилищем для книг [3].
В современном мире библиотеки должны непрерывно развиваться. Функции хранения и выдачи книг не являются достаточными. В современной библиотеке начинают внедряться информационные технологии:
- Создание электронных каталогов книг.
- Оцифровка книг.
- Запуск Интернет-аналогов библиотек.
Современная библиотека должна предоставлять читателю возможность одновременной работы с книгами библиотеки и обращения за дополнительными данными к другой библиотеки с помощью межбиблиотечной сети через Интернет, и иметь возможность распечатывания необходимых данных и создания копий.
Как и любая другая организация, библиотека, на определенном этапе своего существования, должна совершенствовать систему работы. Для того, чтобы определить пути для совершенствования системы работы, необходимо проанализировать существующие процессы и выявить недостатки. Затем нужно составить план изменений, которые помогут устранить недостатки.
Как правило, за все существование библиотек, накапливается множество книг и читательских формуляров. Хранение такого количества источников информации занимает большие площади. А также доставляет трудности при поиске книг по запросу читателя. Поэтому в библиотеках необходимо внедрять информационные технологии, позволяющие осуществлять быстрый поиск по базе данных читателей и по наличию книг в библиотеке.
Актуальность работы заключается в повышении качества обслуживания читателей библиотеки с помощью применения информационных технологий.
Объектом исследования является процесс движения библиотечного фонда.
Предметом исследования является автоматизация процесса движения библиотечного фонда.
Целью работы является разработка регламента выполнения процесса движения библиотечного фонда.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
- Дать описание предметной области.
- Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
- Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
- Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
- Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».
Аналитическая часть
Предметной областью решаемой задачи является процесс движения библиотечного фонда. Библиотечный фонд составляет основу для деятельности библиотеки, поэтому должен подлежать обязательному учету. Учет библиотечного фонда регламентируется Порядком учета библиотечного фонда, который был утверждён приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077, зарегистрирован Министерством юстиции РФ 14 мая 2013г. № 28390, опубликован в «Российской газете» 22 мая 2013 г., введён в действие 3 июня 2013 г.
Порядок учета библиотечного фонда направлен на решение ряда проблем в библиотечной деятельности. Однако, он также содержит ряд вопросов, которые вызывают трудности в понимании отдельных положений. Причиной возникновения этих вопросов стало то, что при разработке документа встала необходимость сочетания разных подходов и поиска компромиссов в решении иногда противоречивых задач.
Актуализация документа должна была быть сбалансирована с требованием сохранения преемственности в учёте фонда. Новые направления в российской библиотечной практике необходимо было объяснить терминами, понятными не только русским специалистам, но и их зарубежным коллегам. Поэтому в документе использовались понятия из Международного стандарта ИСО 2789 «Информация и документация – международная библиотечная статистика». Также, некоторые термины и понятия, использующиеся в Порядке были откорректированы юристами и методологами Министерства финансов РФ с целью приведения в соответствие понятий и правил, применяемых в библиотечной практике, с общепринятыми в сфере управления.
Объектами учета в рассматриваемом документе являются не только книги в бумажном виде, но документы в электронной форме, которые делятся на следующие категории [5]:
- документы, которые размещены на жёстком диске компьютера библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети;
- документы, которые размещены на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки;
- документы, которые размещены на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации.
Поскольку терминам для обозначения сетевых электронных документов не дано определений в российских нормативных документах, они приняты условно, помимо этого, в документе типа «порядок» нельзя утвердить новую терминологию. Однако перечисленные термины согласованы с международной терминологией, поэтому они используются до их официального подтверждения или утверждения новых понятий в российских стандартах.
Электронная библиотека представляет собой комплекс сетевых локальных документов, формируемых учреждением. Включение электронных документов в состав библиотечного фонда не вызывает вопросов и споров.
Термин «инсталлированные документы» требует пояснения, поскольку большинству библиотекарей не совсем понятен их состав. Термин «сетевые удалённые документы» стал предметом споров и дискуссий на тему постановки их на учет в библиотечном фонде. Для организаций, финансирующих библиотеки, необходимы данные для статистики вложения денежных средств в приобретение ресурсов.
Для того, чтобы избежать изоляции России в международном библиотечном сообществе, были введены основные параметры учёта сетевых удалённых ресурсов и вместе с тем подготовлены предложения по внесению изменений в статистическую форму по раздельному учёту библиотечного фонда на физических носителях, сетевых локальных документов как электронной (цифровой) библиотеки, инсталлированных документов, сетевых удалённых лицензионных документов.
Обобщающей единицей учёта библиотечного фонда является «экземпляр». Однако, этот термин является довольно условным. Эта условность была допущена как в новом документе, так и в старых инструкциях по учету библиотечного фонда. В общее количество экземпляров были включены рукописные материалы, микрофильмы, микрофиши, бобины и т.д. Таким образом экземпляр воспринимается в качестве некоторой физической единицы, выделенной для унифицированного учёта.
Для учета сетевых локальных документов также используется термин «экземпляр», который условно обозначает «единицу контента», которая может быть представлены в разных форматах. При этом каждая единица документа учитывается отдельно. На практике такой метод учета библиотечного фонда являлся нестабильным и вызывал много вопросов и различных толкований.
Поэтому, этот вид учета было принято считать факультативным. Такой способ учета применялся в библиотеках, которые были заинтересованы в получении статистических форм.
Документ «Инструкция по учёту библиотечного фонда» включал в себя 13 приложений с образцами форм документации по учёту фонда, что являлось удобным и наглядным и позволяло библиотекам использовать их в качестве основы для создания своих учётных документов, связанных с имеющейся спецификой [7].
В «Порядке учёта» требования к оформлению учетных документов были изменены и указаны только обязательные реквизиты к каждому документу. При этом в библиотеках для того, чтобы избежать трудозатрат на изменение документооборота, было разрешено использовать разные варианты форм учетных документов.
Для того, чтобы приблизить учет библиотечного к бухгалтерскому учёту, были введены общие понятия для определения учётных документов: первичные учётные документы и регистры. Первичными учётными документами являются акты и накладные. Именно этими документами библиотеки должны отчитаться перед бухгалтерий за приём новых поступлений в фонды и за их выбытие. При этом следует иметь в виду, что официально утверждённые формы, которые должны применяться на практике, включают в себя:
- Товарную накладную;
- Акт о списании.
Товарные накладные сопровождают поступление в библиотеку партии закупленной или полученной по подписке литературы. Акт о списании имеет форму с кодом ОКУД 0504144, которая утверждена Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта.
Основными регистрами учёта фонда являются книги индивидуального и суммарного учёта библиотечного фонда, которые могут сохранять свои прежние формы. Для учёта электронных сетевых документов, локальных и удалённых, создаются отдельные регистры как индивидуального, так и суммарного учёта. Регистром их индивидуального учёта может быть каталог.
Экземпляры, поступающие в фонд библиотеки на безвозмездной основе не имеют сопроводительной документации и на них не указана цена, поэтому, для постановки их на баланс библиотеки, необходимо создать первичный учётный документ и произвести оценку.
Другие безвозмездные поступления – обязательные экземпляры, поступления из анонимных или неизвестных источников, – оформляются актом о приёме, который составляется специальной комиссией, созданной по распоряжению руководителя учреждения.
Оценку стоимости издания производит оценочная или экспертная комиссия библиотеки, что должно быть отражено в учётной политике учреждения.
Выбытие документов из библиотечного фонда теперь имеет сокращённый перечень причин, при этом значительно расширяется понятие причины «непрофильности» документа. В это понятие, традиционно определяющее состав фонда на основе тематико-типологического плана, включены дополнительные параметры, влияющие на корректировку состава фонда на этапе вторичного отбора:
- излишняя экземплярность изданий, возникающая в процессе их хранения;
- падение читательского спроса;
- истечение срока хранения издания, установленного библиотекой;
- замена изданий переизданиями, изданиями, более полными по содержанию, в том числе кумуляциями, лучшими по оформлению и т.п.
Для оформления выбытия экземпляров из библиотечного фонда была введена форма «Акта о списании исключённых объектов библиотечного фонда». В акте необходимо указывать причину исключения изданий (утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность) и направление их выбытия: передача в обменный фонд (с отражением на забалансовом учёте), реализация библиотекой (продажа), безвозмездная передача, передача в пункт приёма вторсырья, утилизация библиотекой. Эта форма применяется при исключении изданий как временного, так и постоянного хранения.
Также «Порядок учёта» описывает процедуру исключения документов из библиотечного фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), отличная от общих процедур списания ОЦДИ. Для оформления этого процесса был предложен компромиссный вариант, предоставляющий библиотекам возможность оперативного списания изданий в целях актуализации состава фонда, а учредителю возможность контроля за происходящим процессом на основе представляемых библиотекой сведений о списании. Контрольная функция учредителя выражается в мониторинге изменений состава фонда и в предупреждении его необоснованного сокращения, как тенденции к постепенному исчезновению.
Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [11].