Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».pdf

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

1. Microsoft Visio.
2. Bpwin process modeler.
3. Ramus Educational.
4. Dia [12].

Программный продукт Microsoft Visio -  векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования [8].

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

---

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
Итого	2	5	4	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

---

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Процесс движения библиотечного фонда включает в себя:

1. Учет поступления книг.
2. Учет выбытия книг.
3. Учет выдачи книг читателям.

На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма процесса учета выдачи книг. Процесс осуществляется согласно Порядку учета библиотечного фонда. Механизмом процесса является библиотекарь. Входными потоками процесса являются товарная накладная и экземпляр книги. Выходными потоками являются Акт о расхождении, библиотечный фонд, акт о списании, формуляр книги, читательский билет.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы. Формирование библиотечного фонда осуществляется на основании товарной накладной, в которой перечислены параметры закупленных книг. В результате процесса учета поступления книг формируется библиотечный фонд. В процессе деятельности библиотеки формируется комплекс книг, которые подлежат списанию по какой-либо причине. Для учета их выбытия составляется Акт о списании. Для учета выдачи книг читателям оформляется читательский билет и формуляр книги.

Модель процесса учета поступления книг представлена на рисунке 3. В библиотеку поступают книги, которые были закуплены. Вместе с книгами поступает товарная накладная. Библиотекарь осуществляет проверку поступивших книг. В случае выявления несоответствий, оформляется Акт о расхождении. На каждую поступившую книгу оформляется книжный формуляр, в который списывается дата взятия читателем книги и фамилия читателя. После того как формуляр книги заполнен, книги передаются в залы библиотеки для выдачи читателям.

На рисунке 4 представлена модель процесса учета выбытия книг. В процессе движения библиотечного фонда осуществляется выборка книг, которые находятся в плохом состоянии или старые экземпляры книг, на замену которым были закуплены более новые издания. Библиотекарь осуществляет проверку этих книг и выбирает экземпляры, которые подлежат списанию. На все экземпляры книг, подлежащих списанию, оформляется Акт о списании. В Акте записывается причина списания и информация о книги, подлежащей списанию.

---

На рисунке 5 представлена модель процесса выдачи книг читателям. Читатель выбирает в библиотеке книги, которые он хочет взять. В формуляры этих книг вносится информация о читателе и дате взятия книги. Затем оформляется читательский билет – в него вносится информация о взятых книгах и дате взятия книг. Формуляры книг остаются в библиотеке, а читательский билет возвращается читателю.

Рисунок 2. Модель процесса учета движения библиотечного фонда

Рисунок 3. Модель процесса учета поступления книг

Рисунок 4. Модель процесса учета выбытия книг

Рисунок 5. Модель процесса учета выдачи книг читателям

Практическая часть

1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проанализируем выполнение бизнес-процесса движения библиотечного фонда. По результатам моделирования бизнес-процессов можно сделать вывод о том, что наиболее трудозатратными и ресурсоемкими процессами являются формирование документации, сопровождающей учет поступления, выбытия и выдачу книг. В результате этих процессов необходимо заполнять следующие документы:

1. Книжный формуляр.
2. Акт списания.
3. Акт расхождения.
4. Читательский билет.

Поскольку документооборот ведется на бумажных носителях, библиотекарь тратит время не только на выполнение своих функциональных обязанностей, но и на формирование документооборота. В зависимости от величины библиотечного фонда и читательской аудитории, растет и объем документов, который необходимо обработать.

Помимо этого в обязанности библиотекаря входит консультирование читателей и поддержка библиотечного фонда в хорошем состоянии.

Таким образом можно сформировать ряд недостатков выявленных в результате анализа бизнес-процессов:

1. Высокие временные затраты на оформление документов.
2. Необходимость переписывать весь документ при обнаружении ошибок.
3. Отсутствие данных о наличии книг в читальном зале.
4. Высокие временные затраты на поиск задолженностей по возврату книг.

---

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будут учитываться данные о библиотечном фонде и движении библиотечного фонда. Доступ к хранилищу данных должен быть только у сотрудников библиотеки, а именно: у библиотекарей и заведующих библиотекой.

Ручной способ формирования документооборота обладает следующими недостатками:

1. Высокие временные затраты на сбор исходных данных.
2. Высокие временные затраты на обмен информацией между читальными залами библиотеки.
3. Высокая вероятность совершения ошибки при оформлении документа.
4. Высокие временные затраты на оформление документации.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс движения библиотечного фонда.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий:

1. Ввод данных о поступлении книг.
2. Создание книжных формуляров.
3. Создание читательских билетов.
4. Ввод данных о списании книг.
5. Автоматическое формирование учетных документов.
6. Учет выдачи и возврата книг читателям.
7. Формирование отчета о просроченных датах возврата книг.
8. Формирование отчета по наличию книг в читальном зале.

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем неавтоматизированный способ учета движения библиотечного фонда. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на ввод данных, которые являются параметрами для формирования отчетов.

1. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Для устранения перечисленных недостатков было принято решение о внедрении информационной системы (ИС), автоматизирующей учет движения библиотечного фонда. Рассмотрим бизнес-процессы предметной области после внедрения системы.

На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Процесс управляется Порядком учета библиотечного фонда. Механизмами процесса являются библиотекарь и информационная системы учета движения библиотечного фонда. Входными потоками бизнес-процесса являются товарная накладная, информация о книге и информация о читателе. Выходными потоками являются Акт о расхождении, библиотечный фонд, Акт о списании, формуляр книги и читательский билет.

---