Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (1.Теоретические аспекты учета кассовых операций).pdf

На предприятии имеются случаи, когда отсутствует подписи на денежных документах.

Пункт 4.3 Указания N 3210-У [8] устанавливает, что кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются. Следовательно, данные документы считаются недействительными. Хозяйственные операции, совершенные на основании данных документов, также могут быть признаны контролирующими субъектами. Данная цепочка приводит к тому, что последующие документы также составлены не верно (остатки в кассовой книге), регистры сформированы с лишними записями и остаток денежных средств отражен некорректно.

На предприятии выявлены нарушения соблюдения обязательного правила выдачи под авансовый отчет денежных средств исключительно на условиях полного расчета сотрудника – подотчетного лица по ранее полученным авансам.

Подотчетное лицо должно в срок, который не превышает трех рабочих дней с момента выдачи наличные деньги под авансовый отчет, либо со дня выхода на работу после командировки, предоставить в бухгалтерию главному бухгалтеру либо бухгалтеру (а при их отсутствии – генеральному директору) авансовый отчет с приложением подтверждающих первичных документов. Проверка авансового отчета сотрудником бухгалтерии, его утверждение генеральным директором и окончательный расчет по авансовому отчету производятся в срок, установленный руководителем экономического субъекта. Выдача наличных денег под авансовый отчет осуществляется только при условии полного возврата подотчетным лицом дебиторской задолженности по ранее полученной сумме наличных денежных средств под авансовый отчет.

На предприятии отсутствует приказ (распоряжение), фиксирующий перечень конкретных сотрудников экономического субъекта, которым позволено выдавать (перечислять) денежные средства под авансовый отчет.

В случае, если экономический субъект практикует выдачу денежных средств под авансовый отчет, то руководящему органу следует разработать приказ о порядке выдачи и списании подотчетных сумм, в котором сформулированы: 

- перечень должностных лиц, которые имеют право получать денежные средства для хозяйственных и управленческих нужд с дальнейшим предоставление полного отчета об их использовании; 

-требования, предъявляемые к оправдательным (первичным) документам, прикладываемым к отчету;

- срок выдачи подотчетных сумм (срок предоставления авансового отчета);

- порядок предоставления в бухгалтерию и утверждения авансовых отчетов. 

На предприятии установлен лимит остатка кассы. Однако исходя из объема годового дохода (до 800 млн. руб.) и численности работающих (до 100 чел.) его можно отнести к субъектам малого предпринимательства и лимит остатка кассы в соответствии с новыми требованиями Порядка ведения кассовых операций можно не устанавливать. Для этого необходимо издать соответствующий приказ по организации. Критерии отнесения организаций к субъектам малого предпринимательства установлены Федеральным законом от 24 июля 2007 года № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».

3.2. Рекомендации по автоматизации кассовых операций и управления денежными расчетами

Для совершенствования организации денежных потоков в целом на предприятии рекомендуется ввести программный продукт «RG-Soft: «Управление денежными потоками», который позволит планировать, вести учет, контроль и анализ притоков и оттоков денежных средств на предприятии.

Подсистема «RG-SOFT: Управление денежными потоками» предназначена для использования с типовыми конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8.2/8.3»: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и т.д., что абсолютно подходит для нашего предприятия.

«RG-SOFT: Управление денежными потоками» охватывает все этапы процесса управления денежными потоками и решает следующие задачи:

долгосрочное планирование платежей;

оперативное планирование денежных потоков;

проведение и контроль оплат и поступлений;

анализ исполнения плана.

Для этого в программе предусмотрено 6 модулей:

бюджетирования;

оплаты;

оперативного планирования;

анализа;

учѐт договоров;

утверждения.

Основные функции программы, согласно сайту разработчика [15], отразим на рисунке 3.

Рисунок 3. Основные функции программы «RG-SOFT: Управление денежными потоками»

Долгосрочное планирование организуется с помощью модуля «Бюджетирование». Он позволяет сформировать, корректировать, согласовывать и утверждать бюджет движения денежных средств. Так же с его помощью можно устанавливать лимиты движений денежных средств.

На основании данных о планируемых платежах и поступлениях составляется Платежный календарь, с помощью которого финансовый менеджер осуществляет управление денежными потоками компании и контролирует исполнение платежей.

Составление платежного календаря позволяет заранее выявлять недостаток денежных средств, необходимых для проведения расчетов. Финансовый менеджер может осуществлять корректировку плана поступления платежей с учетом изменившейся ситуации, расставлять приоритеты в оплате.

С помощью «Модуля оплаты» оформляются фактические документы движения денежных средств: платежные поручения и кассовые ордера. Эти документы также как и заявки проверяются на соответствие лимитам бюджетов.

Модуль анализа позволит разобраться с методологией анализа потоков денежных средств, методикой расчета коэффициентов для оценки состояния денежных потоков.

Таким образом, введение программного продукта «RG-SOFT: Управление денежными потоками» позволит вести чѐткий и оперативный контроль за состоянием и движением денежных средств предприятия, автоматизировать формирование платежных и кассовых документов.

Кроме того в связи с переходом на он-лайн кассы в 2017 году организации необходимо:

1. Модернизировать или поменять кассовое оборудование.

По новым требованиям касса должна подключаться к интернету и иметь в составе фискальный накопитель (вместо ЭКЛЗ), а также соответствовать ряду других параметров.

2. Обновить программное обеспечение

Касса должна печатать новые обязательные реквизиты в чеке и обмениваться данными с оператором фискальных данных (ОФД).

3. Подключить кассу к интернету

Подключиться можно через Wi-Fi, 3G, проводной или мобильный интернет. При нестабильной связи фискальный накопитель будет сохранять данные с чеков до 30 дней. Если за это время связь не восстановить, фискальный накопитель не сможет формировать новые чеки и продажи с этой кассы остановятся.

4. Выбрать ОФД и заключить с ним договор на обслуживание

ОФД будут принимать сведения о кассовых операциях, заносить в свою базу данных, а затем передавать в налоговую. Сразу после заключения договора необходимо внести предоплату за определенный срок обслуживания (по предварительным подсчетам - 2 000 - 5 000 рублей в год). Если по какой-либо причине предприниматель не оплачивает обслуживание за следующий период, в налоговую инспекцию сообщается о нарушении, а кассовый аппарат исключается из реестра. В этом случае вам придется покупать новую кассу.

5. Зарегистрировать онлайн-кассу

Компанией RG-SOFT [3] также разработан и опробован программный продукт «1С:Мобильная касса», который позволяет использовать в качестве кассового аппарата мобильные устройства (планшеты, смартфоны)

Возможности нового программного продукта:

1. Поддерживаются кассовые операции

2. Два режима работы:

«Администратор» - для настройки, защищен отдельным паролем;

«Кассир» - оформление операций.

3. Предусмотрен двухсторонний обмен с учетными программами 1С.

4. Предусмотрена возможность печати на мобильные принтеры чеков с использованием беспроводного подключения по Bluetooth (например, модели принтер чеков Citizen CMP 20-BT или фискальный регистратор FPrint-11 mobil)

5. Предусмотрена возможность архивирования информационной базы

Заключение

По итогам проведенного исследования следует сделать следующие выводы. Каждый экономический субъект в процессе финансово-хозяйственной деятельности постоянно сталкиваются с необходимостью производить расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства являются основой благосостояния каждого предприятия, поэтому контроль за их хранением и использованием должен быть хорошо организован.

Предметом исследования являлась учетная деятельность ООО «Тимоховские меха». Для учета денежных операций в организации  применяются кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций), расчетно-платежные ведомости. Синтетический учет наличных денежных средств ведется на счете 50 «Касса». Приход наличных денег в кассу отражают по дебету счета 50 «Касса» на основании ПКО. Расход – по кредиту счета 50 на основании РКО. Аналитический учет кассовых операций ведется по тому же счету, что и синтетический учет кассовых операций, по журналу-ордеру и ведомости, которые открывают на месяц. Бухгалтер вносит в журнал-ордер данные на основании ежедневных кассовых отчетов, а в конце месяца подсчитывает общее сальдо (на основании итогов каждого счета и оборотов по дебету и кредиту). Также бухгалтер сверяет данные всех журналов-ордеров и только потом вносит полученные данные в главную книгу и оборотную ведомость.

Бухгалтерский и налоговый учет ведется с применением сетевой версии «1С: Предприятие». Состояние учета удовлетворительное, отсталости в учете нет. Сохранность товарно-материальных ценностей, в том числе денежных средств, обеспечена.

В результате анализа состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования наличных денежных средств  выявлены следующие недостатки:

Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств в центральную кассу, банк и из банка.

Отсутствуют плановые инвентаризации кассы.

Имеются случаи, когда отсутствует подписи на денежных документах.

Выявлены нарушения при соблюдении обязательного требования выдачи под отчет денежных средств только при условии полного расчета подотчетного лица по ранее выданным суммам.

Отсутствует приказ, устанавливающий перечень конкретных работников предприятия, которым разрешено выдавать наличные денежные средства под отчет.

В качестве рекомендаций по улучшению кассовой работы было предложено:

Кассиру, транспортирующему деньги, предоставить охрану или заключить договор на инкассацию с банком.

Все должностные лица должны ставить свои подписи на денежных документах.

Руководителю предприятия необходимо установить сроки для произведения плановых ревизий кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Издать приказ, устанавливающий перечень конкретных работников предприятия, которым разрешено выдавать наличные денежные средства под отчет.

Выдавать под отчет на основании заявления подотчетного лица при условии, что он отчитался за ранее полученную сумму.

Главному бухгалтеру осуществлять надлежащий контроль за порядком выдачи наличных денег под отчет с целью предотвращения дальнейших нарушений.

Практиковать периодическое повышение квалификации бухгалтера и управленческого персонала в целом.

Пересмотреть установление лимита остатка кассы.

Внедрить программный модуль по управлению денежными средствами и осуществить мероприятия по подготовке к переходу на он-лайн кассы.

Перечисленные выше предложения по улучшению бухгалтерского учета и внутреннего контроля денежных средств, оптимизации кассовых операций в силе повлиять на эффективность работы бухгалтерии и предприятия в целом и в перспективе, помогут устранить недостатки в организации работы и избежать ошибок в планировании работы.

Список использованных источников

• 1. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (последняя редакция). Справочная правовая система Консультант Плюс. URL: http://www.consultant.ru (Дата обращения 10.07.2018 г).
  2. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Справочная правовая система Консультант Плюс. URL: http://www.consultant.ru (Дата обращения 10.07.2018 г.)