Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (1.Теоретические аспекты учета кассовых операций).pdf

Дебет счетов 51 и 52 отображает зачисление денежных средств на счета предприятия, расчетные и валютные. Кредит данных счетов показывает списание средств.

При аналитической форме учете операции по расчетным и валютным счетам отображаются в бухучете на основе банковских выписок и прилагаемой к таковым.

Ведение книги

Когда на предприятии имеется старший кассир, то все процессы, касающиеся передачи наличности между кассирами, на протяжении трудовой смены отображаются старшим кассиром в специальной книге для учета принятых и выданных кассиром денег.

Обязательно указываются точные суммы передаваемых средств. Записи в учетной книге выполняются на момент непосредственной передачи наличности.

Подтверждением факта принятия становятся подписи участвующего в процедуре кассира и старшего кассира. Вся наличность, поступающая в кассу и выбывающая из нее, учитывается юридическим лицом в кассовой книге.

Запись выполняет кассир. Основанием для внесения данных становятся кассовые ордера – приходные и расходные, составляемые по факту приема или выдачи наличности из кассы предприятия.

По окончании рабочей смены кассир обязан сличить данные кассовой книги и кассовой документации. Затем в кассовой книге высчитывается остаток наличности и ставится подпись кассира.

При отсутствии в продолжение дня кассовых операции никаких записей в кассовой книге выполнять не требуется. Обособленные подразделения предприятия передают в главный офис юридического лица копии листов кассовой книги в срок, установленный руководителем при учете срока составления финансовой отчетности.

Ведение кассовой книги контролируется бухгалтером или руководителем.

Нововведения в порядок учета денежной наличности в кассе практически не отразились на кассовой документации.

По прежним унифицированным формам применяются:

• кассовая книга;
• кассовые ордера;
• ведомость.

Но изменения несколько затронули порядок заполнения кассовой документации. Так действительны следующие изменения, которые указаны в таблице 1 [14].

Таблица 1

Основные изменения по порядку заполнения кассовой документации

Изменений в учете денежных наличности в кассе предприятия не так много. В основном они направлены на упрощение ведения бухучета. Но нужно заметить, что все кассовые документы должны быть обновлены. В них необходимо указать ссылку на Указание №3210. Это касается и приказа об установлении лимита остатка в кассе.

Контролировать правильность действий по осуществлению кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы в соотв. с п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-1[4].

2. Организация учета наличных денежных средств в кассе ООО «Тимоховские меха»

2.1. Характеристика предприятия

ООО «Тимоховские меха» -магазин-ателье по продаже изделий из меха и кожи, осуществляет также ремонт и пошив меховых изделий.

Адрес: Московская обл., Ногинский район, поселок Обухово, 42 км Горьковского шоссе.

Имеет торговые точки в г. Ногинск и г. Электросталь

Управление предприятием осуществляет Генеральный директор.

Ведение бухгалтерского и налогового учета в Обществе осуществляет бухгалтерия, являющаяся самостоятельным структурным подразделением во главе с главным бухгалтером, который подчиняется непосредственно Генеральному директору.

Главный бухгалтер обеспечивает ведение бухгалтерского учета в полном соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Планом счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению с учетом изменений и дополнений и другими действующими нормативными актами в области методологии бухгалтерского учета.

Основные технико–экономические показатели деятельности предприятия по итогам работы за 2015-2016 годы представлены в таблице 2.

По данным таблицы 2 видно, что прибыль от реализации продукции в 2016 году увеличилась по сравнению с 2015 годом на 11,6%, за счет увеличения выручки от реализации, которая увеличилась на 35,8 % Рентабельность в 2016 году составила 14,9 %, что на 0,5 % больше, чем в 2015 году.

В целом по приведенным из таблицы показателям видно, что предприятие отработало год эффективно.

Таблица 2

Основные экономические показатели деятельности предприятия за 2015-2016 гг.

2.2. Организация учета наличных денежных средств

Для осуществления расчетов наличными деньгами предприятие имеет кассу и соблюдает требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации [8].

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность бухгалтера- кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.

При необходимости временной замены обязанности кассира приказом возлагают на другого работника бухгалтерии, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь), находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (ф. инв-15).

Денежные средства хранятся на расчетном счете в банке. В то же время предприятие хранит определенную сумму наличных денег в кассе для использования на текущие расходы. Общий лимит остатка кассы на 2016 год был определен исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия в размере 40 тыс. руб.

Сверх лимита наличные деньги в кассе предприятия хранятся только для выплаты заработной платы и пособий, но не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке). Всю денежную наличность сверх лимита предприятие сдает в банк.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются первичными документами.

К формам первичной учетной документации на предприятии относятся:

• КО – 1 «Приходный кассовый ордер»;
• КО – 2 «Расходный кассовый ордер»;
• КО – 3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
• КО – 4 «Кассовая книга»;
• АО – 1 «Авансовый отчет».

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности и премии кассир выплачивает по платежным ведомостям.

При работе с кассовыми документами кассиром предприятия соблюдаются следующие требования:

• приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены четко шариковой ручкой;
• в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);
• прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления;
• в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Порядком ведения кассовых операций предприятия предусмотрены ревизии кассы с полным пересчетом денег.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия предприятия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв. – 15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляют в день ревизии кассы и подписывают все члены инвентаризационной комиссии.

За анализируемый период деятельности организации нарушений кассовой дисциплины в результате проверок ИФНС не выявлено.

Для того, чтобы оценить организацию учета денежных средств на данном предприятии следует рассмотреть организацию бухгалтерского учета исследуемой организации. Структура аппарата бухгалтерии представлена на рис. 1.

Рисунок 1. Структура бухгалтерии в 2016 г.

Главный бухгалтер несет ответственность за организацию бухгалтерского и налогового учета, разрабатывает учетную политику для целей бухгалтерского учета и налогообложения, занимается ведением учета основных средств и НМА, расчетов налогов и ведением учета расчетов по налогам и сборам, а также составлением финансовой и налоговой отчетности предприятия.

Бухгалтер ведет учет расходов по оплате труда, расчетов и кредитов и займов. Данный специалист начисляет основную и дополнительную заработную плату работникам предприятия, прочие выплаты, а также пособия за счет средств ФСС. Кроме этого, отвечает за правильное и своевременное отчисление в ФСС, ПФР и ФОМС, составляет декларации по страховым взносам. Помимо этого данный специалист ведет все счета по учету расчетов, кроме счетов по расчетам с покупателями и заказчиками. К таким счетам относят счета по учету расчетов с поставщиками, заемщиками, прочими дебиторами и кредиторами и др. Также данный счетный работник ведет учет краткосрочных кредитов и займов.

Бухгалтер-кассир ведет счета по учету денежных средств на расчетном счете и в кассе. Кроме этого, выполняет функции кассира предприятия, выдает и принимает денежные средства в кассе. Бухгалтер занимается расчетом нормативов и калькуляцией себестоимости, ведет затратный счет 26 «Общехозяйственные расчеты». Осуществляет учет отклонений от норм и выявляет причины этих отклонений, осуществляет бухгалтерский учет производственных и торговых запасов предприятия. Также в ведении данного специалиста находится учет расчетов с покупателями и заказчиками.

Для совершенствования денежных потоков рекомендуется ввести программный продукт «RG-Soft: Управление денежными потоками», который позволит планировать, вести учет, контроль и анализ притоков и оттоков денежных средств на предприятии.
Подсистема «RG-SOFT: Управление денежными потоками» предназначена для использования с типовыми конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8.2/8.3»: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и т.д., что абсолютно подходит для нашего предприятия.
«RG-SOFT: Управление денежными потоками» охватывает все этапы процесса управления денежными потоками и решает следующие задачи:
долгосрочное планирование платежей;
оперативное планирование денежных потоков;
проведение и контроль оплат и поступлений;
анализ исполнения плана.
Для этого в программе предусмотрено 6 модулей:
бюджетирования;
оплаты;
оперативного планирования;
анализа;
учет договоров;
утверждения.
Основные функции программы отразим на рисунке 5.
Рисунок 5 – Основные функции программы «RG-SOFT: Управление денежными потоками»
Долгосрочное планирование организуется с помощью­ модуля «Бюджетирование». Он позволяет сформировать, корректировать, согласовывать и утверждать бюджет движения денежных средств. Так же с его помощью можно устанавливать лимиты движений денежных средств.
Бюджетирование в подсистеме ведется в разрезе организаций, подразделений, статей движения денежных средств, периодов, проектов, а также любых 3-х дополнительных аналитик, которые пользователь устанавливает сам по своему усмотрению.
После утверждения генерального бюджета наступает этап оперативного планирования денежных потоков. С помощью модуля «Оперативное планирование» составляются и корректируются заявки на расходование денежных средств и планируются поступления на расчетный счет организации.
Корректировка заявок производится с помощью специальной обработки, которая построена с использованием технологии Drag and drop. Заявки корректируются путем простого перетаскивания суммы из одной ячейки в другую. Для удобства пользователя прямо в обработке можно увидеть планируемые остатки денежных средств.
Далее заявки проходят процедуру утверждения, в ходе которой ответственные лица утверждают или отклоняют возможность расхода денежных средств. Этот­ этап выделен в отдельный независимый модуль подсистемы управления денежными потоками – «Модуль утверждения».
Процедура утверждения предполагает проверку заявок на соответствие лимитам, установленным в генеральном бюджете. Соответствующая сумма бюджета находится автоматически по совокупности реквизитов: организация, подразделение, статья движения денежных средств, дата расхода. Остаток бюджета рассчитывается как сумма бюджета за вычетом фактических платежей и существующих в системе заявок. Если текущая заявка превышает остаток бюджета, пользователь не сможет ее утвердить.
Схема, по которой в программе производится согласование и утверждение заявок, состав и права ответственных лиц определяются настройками программы.
Для каждого типа заявок можно создавать свой шаблон согласования.
Модуль утверждения является универсальным инструментом. С его помощью можно организовать согласование любых объектов. Это могут быть, например, договора, заявки на покупку или коммерческие предложения Вашим клиентам.
На основании данных о планируемых платежах и поступлениях составляется Платежный календарь, с помощью которого финансовый менеджер осуществляет управление денежными­ потоками компании и контролирует исполнение платежей.
Составление платежного календаря позволяет заранее выявлять недостаток денежных средств, необходимых для проведения расчетов. Финансовый менеджер может осуществлять корректировку плана поступления платежей с учетом изменившейся ситуации, расставлять приоритеты в оплате.
В платежном календаре отображаются планируемые остатки денежных средств на начало и конец периода по каждому банковскому счету. Однако этих данных может быть недостаточно для анализа причин кассовых разрывов. Поэтому в решении добавлена детализация по статьям, контрагентам, договорам и др. (таблица 10).
Таблица 10
Платежный календарь, тыс.р.
Место хранения
Данные о поступлении и расходовании средств
На 01.01.2016 г.
На 01.02.2016 г.
Банковский счет 1
Начальный остаток
1000
-200
Приход
500
1000
Расход
1700
500
Конечный остаток
-200
300
Контрагент 1
Приход
500
1000
Расход
Контрагент 2
Приход
Расход
1700
Банковский счет 2
Начальный остаток
200
200
Приход
50
40
Расход
50
50
Конечный остаток
200
190
Касса
Начальный­ остаток
100
50
Приход
50
Расход
50
Конечный остаток
50
100
Отчет позволяет расшифровать сумму движения денежных средств до конкретного документа, а значит, пользователь может быстро перейти к конкретной «Заявке» и откорректировать дату или банковский счет. В достаточно крупных организациях может обрабатываться до нескольких сот заявок в день, поэтому в системе предусмотрена специальная обработка, которая позволяет быстро изменять реквизиты нескольких заявок в одном окне, используя технологию drag & drop.
С помощью «Модуля оплаты» оформляются фактические документы движения денежных средств: платежные поручения и кассовые ордера. Эти документы также как и заявки проверяются на соответствие лимитам бюджетов.
Модуль анализа позволит разобраться с методологией анализа потоков денежных средств, методикой расчета коэффициентов для оценки состояния денежных потоков. Данный модуль включает:
виды анализа потоков денежных средств;
-«горизонтальный (временной) анализ отчета о движении денежных средств»;
«вертикальный (структурный) анализ отчета о движении денежных средств»;
коэффициентный­ метод анализа денежных средств;
анализ денежных потоков с использованием операционных и финансовых циклов;
анализ денежных потоков с использованием модели Баумоля.
Таким образом, введение программного продукта «RG-SOFT: Управление денежными потоками» позволит вести четкий и оперативный контроль за состоянием и движением денежных средств предприятия, а так же устранить на начальном этапе производства оттоки средств.