Файл: Служба документационного обеспечения управления предприятия (Организация работы службы документационного обеспечения управления).pdf

Каждая организация должна создать специальную службу управления делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат, или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства. В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной и численный состав устанавливают вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных - их руководством или их коллегиальными органами.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:

1. в федеральных органах исполнительной власти - управление делами;

2. на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно - исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия;

3. в органах местного самоуправления - общий отдел.

Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участков, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций (например, группа учета и регистрации, группа контроля и др.). (Приложение 2). Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений.

Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее, структурные подразделения.

Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений:

секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;

инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание;

канцелярия, в состав которой входят:

1. экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;
2. бюро правительственной переписки работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;
3. бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;

• группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины;
• машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), основная задача которого - изготовление текста документов;
• копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;
• телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;

отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан;

центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях.

На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.

В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив. Общий отдел - это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный отдел выполняет следующие функции:

подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;

организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:

1. прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
2. подготовку обращений к рассмотрению руководством;
3. контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;
4. извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;
5. формирование и хранение дел по обращениям;
6. анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
7. организацию приема граждан по личным вопросам руководством.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например, инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

Главное условие создания службы ДОУ, независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: "Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

1.3 Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы.

В своей деятельности службы ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Государственная система документационного обеспечения управления - этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах. (Приложение 3).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

1.4 Должностной и численный состав службы ДОУ.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

1. руководители;
2. специалисты;
3. технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник). Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В Квалификационном справочнике подчеркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

1. управляющий делами;
2. заведующий канцелярией;
3. заведующий общим отделом;
4. заведующий протокольным отделом;
5. начальник секретариата;
6. заведующий экспедицией;
7. заведующий центром подготовки документов;
8. заведующий копировально-множительным бюро;
9. заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

В категорию специалистов входят:

1. документовед;
2. помощник руководителя;
3. инспектор по контролю за исполнением поручений;
4. редактор;
5. археограф;
6. инспектор;
7. секретарь коллегии;
8. корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

К категории технических исполнителей отнесены:

1. экспедитор;
2. делопроизводитель;
3. стенографистка;
4. технический секретарь;
5. курьер;
6. оператор организационной техники;
7. архивариус;
8. секретарь-машинистка;
9. секретарь-стенографистка;
10. секретарь руководителя.

Задача технических исполнителей - передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов.

Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями.

Указание в наименовании должности "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа.