Файл: Электронный архив Этлас (ЧТО ДАЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ЭТЛАС).pdf

Введение

Электронный архив ЭТЛАС - современное, удобное и эффективное средство организации надежного централизованного хранения всех документов компании и регулируемого доступа к ним. Электронный архив ЭТЛАС может использоваться как для ведения классического архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации. Наш продукт без труда адаптируется к любым задачам.

Система позволяет создать и внедрить электронный архив документов в любой организации в кратчайшие сроки с минимальными затратами.

За счет полной совместимости с другими продуктами линейки систем ЭТЛАС, архив может быть использован как первый этап автоматизации внутренних процессов компании. Поэтапная автоматизация позволяет распределить во времени затраты на приобретение системы и ее внедрение, а также упростить задачу автоматизации в целом. После приобретения архива, Вы в любой момент без труда сможете перейти к использованию системы электронного документооборота ЭТЛАС.

ЧТО ДАЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ЭТЛАС

• Централизованное и надежное хранение всех документов организации
• Значительная экономия времени при поиске документов
• Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных документов
• Защита от потери документов
• Различные уровни доступа сотрудников к документам организации
• Возможность создания картотек любых объектов
• Безопасный доступ к документам из любой точки мира
• Автоматизация архивного дела Вашей организации в соответствии со всеми принятыми стандартами

Уверенность в том, что Вы используете самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке

Объем документов, используемых в любой организации, растет с каждым днем. Проблема обработки, хранения и упорядочивания бумажных и электронных документов становится все более актуальной. С увеличением количества документов существенно усложняется их поиск. Учащаются случаи потери документов. Хранение документов требует все больших затрат. Все сложнее становится контролировать конфиденциальность отдельных документов.

Для решения задач учета, структурированного хранения, упрощения доступа к документам и их оперативной обработки мы создали электронный архив ЭТЛАС. Наша система - это современное, удобное и эффективное средство по решению всех задач, связанных с электронным архивом. Система может использоваться как для ведения архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации.

Наша система обеспечивает высокую надежность хранения документов и высокую степень защищенности от несанкционированного доступа к информации, как извне, так и со стороны собственных сотрудников организаций. Система ЭТЛАС позволяет работать с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001, а также защищать информацию средствами, прошедшими сертификацию FIPS.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Зачастую в организациях электронные документы хранятся на компьютерах сотрудников. В таком подходе к хранению документов существуют серьезные недостатки. Централизованный поиск документа в организации невозможен из-за необходимости обращения к человеку, у которого на компьютере хранится данный документ. Если он отсутствует на месте, доступ к документу становится крайне затруднительным. Из-за невнимательности сотрудников или из-за неисправности их компьютеров, документы могут быть безвозвратно потеряны. Неосторожность при работе с интернетом может привести к утечке конфиденциальной информации.

Перечисленные выше проблемы могут быть решены электронным архивом ЭТЛАС. Централизованное хранение делает процедуру поиска любого документа прозрачной и быстрой. Защищенность архива позволяет оградить организацию от утечек информации. Автоматизированное резервное копирование документов позволяет сделать их хранение максимально надежным.

Помимо этого, архив ЭТЛАС защищен от ошибочного удаления документов. В архиве существует 3 уровня удаления, и безвозвратно удалить документ может только администратор системы. Пользователи архива разделены на группы и могут работать только с теми документами, на которые у них есть разрешение. Архив поддерживает разграничение прав на просмотр документов, их редактирование и удаление. Наш архив фиксирует историю работы, позволяя узнать, кто и когда произвел те или иные действия с документом, а также хранит все изменения документа, позволяя в любой момент получить доступ к любой из его версий.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Наш архив позволяет полностью автоматизировать архивное дело в организации. Он позволяет организовать быстрый поточный ввод бумажных документов со сканера, используя современные методы автоматического распознавания атрибутов документов. Поддерживается автоматизация всех аспектов ввода документов в архив, включая их автоматическое именование, нумерацию и размещение. Документы могут добавляться в архив как в автоматическом режиме, так и в режиме проверки документов оператором.

Архив также включает в себя все средства, необходимые для автоматизации работы со складом бумажных документов, в том числе работу с описями, коробками и делами. Архив позволяет отслеживать количество свободных мест на складе, позволяет быстро найти расположение нужных дел на складе, контролирует сроки выдачи дел, поддерживает идентификацию объектов с помощью штрихкодов.

Наша система делает возможным создание архива, объединяющего в себе как электронные копии документов, так и полную информацию о хранении их бумажных оригиналов.

 ЭЛЕКТРОННАЯ КАРТОТЕКА

Одна из важных особенностей нашей системы – возможность организации картотек по учету любых видов данных. В рамках одного архива может быть организовано неограниченное количество картотек, которые позволяют получить все преимущества автоматизированного учета, включающие быстрый поиск, надежное хранение и разграничение прав доступа.

С помощью электронной картотеки можно существенно повысить качество работы организации, упразднить громоздкие шкафы по хранению бумажных картотек и тем самым сэкономить площади и сократить издержки.

СВОБОДА ВЫБОРА

Наша система разработана с учетом особенностей современного информационного мира. Система поддерживает все популярные операционные системы и устройства, с тем, чтобы дать пользователям полную свободу выбора, позволяя использовать систему в уже существующей инфраструктуре без необходимости подстраиваться под нее.

Система прекрасно работает со всеми современными операционными системами MS Windows, предоставляя как классический пользовательский интерфейс, так и веб-клиента для работы через интернет-браузеры. Система отлично работает в операционных системах Linux, AppleMacOS и iOS, а также GoogleAndroid.

 АДАПТАЦИЯ ПОД ЛЮБЫЕ ЗАДАЧИ

Все наши решения открыты для пользователя и могут быть без труда адаптированы к различным сферам деятельности организации. Это достигается за счет большого количества графических конструкторов, позволяющих настраивать все аспекты функционирования системы. От пользователя не требуется знание каких-либо языков программирования, необходимо лишь владение компьютером на базовом уровне.

Пользователь может создавать свои типы объектов и настраивать их атрибуты. Тем не менее, наши сотрудники всегда готовы помочь в настройке системы, вплоть до подготовки полностью преднастроенного под нужды организации дистрибутива системы.

 ДРУГИЕ ПРОДУКТЫ ЛИНЕЙКИ ЭТЛАС

Электронный архив ЭТЛАС решает множество задач, начиная с автоматизации работы с документами в небольшой компании и заканчивая организацией масштабных архивов документов, включая предоставление услуг по хранению документов сторонних компаний. Но в эти задачи не входит автоматизация документооборота.

Для решения задач автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами мы создали систему Электронный документооборот ЭТЛАС, основанную на системе электронного архива. Эта система позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широкому кругу сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации, а также получать отчеты по работе организации и ее сотрудников.

Остановив свой выбор на нашем архиве, Вы всегда без труда сможете перейти к использованию документооборота ЭТЛАС.

 ПРЕИМУЩЕСТВА НАШИХ РЕШЕНИЙ

• Исключительные простота и удобство, нацеленные на быстрое освоение и эффективную работу;
• Высокая производительность, достигнутая благодаря непрерывному поиску уникальных технологических решений и совершенствованию системы;
• Поддержка большинства современных платформ и устройств, полная свобода выбора места и способа работы;
• Промышленная надежность, подтвержденная годами успешной эксплуатации;
• Богатый набор инструментов по настройке, легкая адаптация решений под Ваши задачи;
• Быстрая интеграция с любыми сторонними информационными системами для создания единого информационного пространства организации, в том числе возможность интеграции с системами ;
• Независимость всех решений от дополнительного платного программного обеспечения;
• Отсутствие ограничений на типы хранимых и обрабатываемых документов, поддержка файлов большого размера (ограничена только параметрами файловой системы сервера);
• Простота обновления системы, достигнутая за счет наличия в системе автоматизированных средств обновления;
• Гибкий подход к комплектации системы, позволяющий получить именно ту конфигурацию, которая Вам нужна, затратив минимум средств.

Автоматизация архивного дела

В последнее время все чаще стал использоваться термин электронный архив документов. Зачастую этот термин используют вместо другого популярного понятия - системы автоматизации архивного дела. Есть ли разница между данными понятиями? Давайте попробуем разобраться, какие средства автоматизации существуют сейчас на рынке, и как они появились.

Изначально автоматизация архивного дела начиналась с создания единых баз данных для регистрации архивных документов вместе с их атрибутами. Основной целью такой автоматизации было ускорение поиска оригиналов документов по их параметрам – названию, номеру, датам и другим возможным идентификаторам. Найдя документ в подобной электронной картотеке, можно было узнать его физическое расположение (помещение, ряд, стеллаж, полку и т.д.). Скорость поиска в электронной базе принципиально отличалась от поиска в бумажной картотеке или регистрационном журнале. Такие системы являлись обособленными элементами информационной инфраструктуры компании, и не были вовлечены в единый процесс автоматизации делопроизводства. Как правило, такие системы содержали слаборазвитые возможности разделения прав пользователей, и, в основном, были ориентированы на работу одного архивариуса.

Параллельно с системами автоматизации архивного дела появлялись решения и другого направления – системы электронных архивов документов. Важной особенностью данного направления стал упор на автоматизацию доступа к электронным образам документов. В рамках этого направления появились возможности:

Хранения в системе электронной версии документа, а также его отсканированной копии, связывая их с карточкой атрибутов документа;

Поиска не только по атрибутам документа, но и по его содержанию;

Удаленного доступа к электронным версиям архивных документов не только архивариуса, но и других сотрудников организации, в соответствии с их правами и полномочиями.

Классические системы ведения архивного дела также развивались, расширяя возможности автоматизации архивного делопроизводства. Современные системы архивного дела позволяют автоматизировать все задачи архивного дела с использованием электронных сдаточных описей, дел и других объектов архивного дела.

В последнее время границы между классами систем все сильнее смываются. Системы автоматизации архивного дела активно реализуют возможности электронных архивов, и наоборот.