Файл: Структурные подразделения организации. Определение. Функции. Руководство..pdf

Назначение системы:

Система электронного документооборота «Дело» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью - возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей. Специализируется в области автоматизации бизнес-процессов и процессов управления документами, создания электронных архивов управленческой, финансовой, проектной и конструкторской документации.

В ходе реализации проектов выполняет работу по внедрению, доработке, настройке систем, осуществляет интеграцию с существующими системами на предприятии.

Партнеры - надежные поставщики ИТ-решений, зарекомендовавшие себя не только среди российских клиентов, но и за рубежом:

• Алее Софтвер.
• Микроинвест.
• Хоулмонт.
• Электронные Офисные Системы.

Основные информационные системы:

• Электронный документооборот.
• Управление задачами и контроль исполнительской дисциплины.
• Электронные архивы.
• Товароучетные системы для ресторанов и магазинов.
• Внедрение таких систем обеспечивает прозрачность процессов и позволяет повысить эффективность работы предприятия в целом.

Возможности системы:

Система электронного документооборота «Дело» обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям, как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Позволяет работать с документами, как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами, как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов. Подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Также система «ДЕЛО» предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».

Пользовательский интерфейс

Преимущества для руководителей различных уровней:

• быстрый поиск документов;
• отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• удобная работа над проектами документов;
• получение сводных отчетов и журналов;
• возможность делегирования полномочий;
• для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс.

Организация работы в сфере «Дело»:

Основная функция «Дело»: Обеспечить полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами:

• Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции;
• Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП;
• Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;
• Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;
• Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам;
• Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов;
• Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение;
• Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб;
• Управление доступом к документам;
• Создание и хранение шаблонов документов;
• Обеспечение информационной безопасности.