Файл: PayDox Service Desk - средство осуществления технической поддержки.pdf

PayDox - система управления корпоративными документами нового поколения. Ее возможности с уклоном в общекорпоративные функции (расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета) превосходят возможности обычных систем документооборота, а эксплуатация и поддержка системы на порядок проще и удобнее. Система ориентирована на работу с платежными документами - ведение и учет платежных документов, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях. Администраторы системы и продвинутые пользователи смогут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов.

Система разработана полностью на интернет-технологиях и использует средства защиты данных, применяемые западными финансовыми институтами для обеспечения безопасности финансовых транзакций. Возможно использование системы как через закрытую от доступа извне локальную сеть компании, так и через Интернет для организации единой корпоративной системы документооборота между территориально удаленными подразделениями компании. Система интегрирована с MS Office - данные из карточек документов автоматически "на лету" подставляются в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word или MS Excel. Работа с документами для пользователей кардинально упрощается - это привычные для пользователя файлы MS Word или MS Excel, которые он сам (или администратор системы) добавляет в систему и при необходимости изменяет их (например, в соответствии с меняющимися требованиями налоговой отчетности), а система в момент вызова документа вставляет в них актуальные данные. Гибкость и настраиваемость максимальные - документы, с одной стороны, можно получать в привычном формате MS Word или MS Excel и редактировать, с другой стороны, данные, содержащиеся в документах, лежат в базе данных системы и участвуют в контрольно-учетных функциях. Ссылки на относящиеся к пользователю документы приходят через e-mail уведомления, и каждый пользователь на своем компьютере может держать список e-mail'ов со ссылками на нужные ему документы, на которые нужно только "кликнуть", чтобы получить нужный документ. Сами документы находятся на сервере, а не на компьютерах пользователей, что существенно повышает безопасность. Необходимые для работы документы могут быть загружены из системы на компьютер пользователя. Система не требует установки на компьютер пользователя никакого специального программного обеспечения - пользователи работают с системой через обычный Internet-браузер.

Архитектура системы

Система разработана с использованием самых современных подходов к построению корпоративных систем.

Трехуровневая организация системы. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер с приложениями бизнес-логики, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации.

Создание общего информационного пространства компании. Вся корпоративная информация - документы, а главное, данные из документов - размещаются в БД, структура которой разработана так, чтобы новые виды структурированных документов (и, соответственно, данных) могли добавляться в БД без принципиального изменения общей структуры БД.

Повышение эффективности и надежности выполнения рутинных операций, включая подготовку выходных бумажных документов и информационных запросов. Все отчеты и MS Word/Excel формы документов настраиваются и сохраняются в системе, после чего подготовка нужного документа или отчета - это просто выбор из меню и нажатие кнопки. Типичные запросы отрабатываются выбором запроса из списка и нажатием на кнопку. Нетипичные запросы формируются заполнением формы запроса и сохранением этого запроса в списке - после чего этот запрос становится типичным.

Хранение информации не только о происшедших, но и об ожидаемых событиях. Система позволяет делать отчеты, балансы и прогнозы (финансовые или материальные) на основе проектируемых (не вступивших в силу) документов, прогнозируя состояние предприятия в случае, если эти документы будут приняты или не приняты.

Идеальная корпоративная информационная система должна замыкать на себя деятельность всех сотрудников компании. Мерой полноты системы может служить соотношение времени, которое сотрудники проводят в среде системы, и в офисных приложениях. Реализованная в системе интеграция с MS Office позволяет пользователям быстро освоить систему, не отказываясь от работы с привычными для них документами MS Word и MS Excel. Система автоматически готовит пользователю документы MS Word и MS Excel в привычном для них виде, автоматически заполняя эти документы данными из корпоративной БД.

Принцип проектирования системы "от данных", позволяющий гибко перенастраивать систему на выполнение большинства стандартных операций по вводу, поиску и редактированию данных, выполняемых сотрудниками организации. Система спроектирована как корпоративная БД с гибкой структурой, над которой сами пользователи или администраторы системы могут строить почти любые виды запросов (отчетов) и документов. Ядро системы готово к работе, дополнительная бизнес-логика может подключаться после запуска системы в эксплуатацию. А поскольку система написана на ASP, то ее адаптация и дальнейшая настройка возможна даже собственными силами программистов заказчика.

Настройка на любые типы документов

Система может быть настроена на различные типы документов - карточка документа создается в зависимости от количества и типов используемых в документе информационных полей.

Выгрузка настроек на типы документов в файл и загрузка настроек из файла

Настройки на типы используемых документов и спецификаций могут быть выгружены во внешние текстовые файлы, и соответственно, могут быть загружены из внешних текстовых файлов. Таким образом разные инсталляции системы могут обмениваться между собой настройками на документы и спецификации. Если некоторые типы документов перестают использоваться, то настройки на них могут быть выгружены, а сами типы документов удалены из системы. В дальнейшем при появлении необходимости использования этих типов документов настройки на них могут быть загружены извне. Поставляемая версия системы также содержит набор настроек на часто используемые типы документов.

Контроль исполнения поручений и контрактов

Сотрудники, контролирующие исполнение документов, либо являющиеся исполнителями по документам, автоматически получают информацию о наступлении сроков исполнения документов и о неисполненных документах.

Контроль платежей

Для финансовых и платежных документов ведется учет баланса платежей по документу, позволяющий получать оперативную информацию о состоянии дел по данным финансовым и платежным документам.

Работа с платежными документами и счетами

PayDox позволяет осуществлять подготовку и контроль исполнения платежных документов, вести платежный статус документов, как для исходящих, так и для входящих платежей. Исполнители, ответственные за подготовку и исполнение платежных документов, получают автоматические уведомления по e-mail об изменении состояния платежного статуса документов. Руководители, принимающие решение об осуществлении платежей, указания о проведении платежей по документам выдают непосредственно из системы электронного документооборота.

Указания о проведении платежей по документам можно выдавать как непосредственно из списка платежных документов, так и из карточки документа - система немедленно отправит автоматические уведомления по e-mail ответственным исполнителям. Платежные документы можно ранжировать по срочности и важности. В выдаваемом списке такие документы будут группироваться по категориям платежей. Категории важности можно как вносить вручную, так и создать для них пользовательский справочник. Руководитель, принимающий решение о платеже, может видеть в динамике, на какую общую сумму он выдал распоряжений об оплате. При необходимости руководитель, принимающий решение, может отменить свое решение об оплате, если бухгалтером, исполняющим указание об оплате, еще не присвоен документу статус "Оплачено".

В системе поддерживается также механизм частичных оплат, позволяющий вести накопительную информацию о произведенных частичных оплатах по платежным документам.

Функциональность PayDox также позволяет автоматически отражать остатки на банковских или внутрикорпоративных счетах при обработке платежных документов, а также вести учет платежных транзакций в разрезе счетов и получать выписки по счетам. Каждая транзакция содержит как ссылку на платежный документ, к которому она относится, так и информацию о счете, по которому проводится платеж. Поддерживается как возможность отражения на счетах операций по произвольным платежным документам, так и возможность проведения операций между счетами, в том числе мультивалютные операции с автоматической конвертацией суммы в валюту счета.

Контроль движения товаров и материалов и складской учет

Для документов материально-технического учета создаются отчеты, позволяющие осуществлять материальный учет и контроль движения товаров и материалов по всей номенклатуре единиц материального учета предприятия. Для сложных составных изделий система позволяет вести спецификации состава изделий. При подготовке учетных документов система может автоматически рассчитывать спецификации на комплектующие для сложных составных изделий. Система настраивается на ведение справочников номенклатуры изделий. Такие справочники могут содержать сотни тысяч возможных наименований и кодов изделий. При формировании учетных документов система позволяет удобным образом использовать справочники номенклатуры изделий для ввода информации и производить быстрый поиск необходимой информации в справочниках. Расчет и ведение остатков изделий на складе ведется за текущий и прошлый год помесячно, при необходимости ведение остатков может производиться за любое число лет. Архитектура системы позволяет вести централизованный складской учет для произвольного количества складов и получать отчеты о движении товаров и материалов и остатках на складах в режиме реального времени.

Планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов

Новые создающиеся в системе документы имеют статус "на стадии разработки", что позволяет не учитывать их вместе с уже действующими документами, а создавать по таким документам отдельные отчеты, позволяющие спланировать бюджет предприятия будущих периодов и оценить влияние разрабатываемых документов на бюджеты будущих периодов.

Визирование и утверждение документов

Электронные формы документов могут быть просмотрены, завизированы и утверждены. Если электронная форма документа была изменена после визирования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

Маршрутизация при согласовании и визировании документов

При указании списка визирующих можно задать порядок визирования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное визирование, при котором пользователи могут просматривать и визировать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное визирование, при котором пользователи могут визировать документ только в определенной последовательности. Обе этих возможности могут комбинироваться.

Контроль версий документов

Система позволяет хранить практически произвольное количество версий документа вместе с текстовыми комментариями для каждой версии. Любая версия документа может быть получена на компьютер пользователя простым нажатием на соответствующую ссылку. В качестве версий документа могут быть как графические файлы образов документа, так и файлы MS Word, MS Excel или файлы любых других форматов, например музыкальные или видео-файлы.