Файл: PayDox Service Desk - средство осуществления технической поддержки.pdf

Система имеет отдельную базу данных для документов, списываемых в архив. Операция списания документов является групповой и доступна системному администратору. Критерии для документов, списываемых в архив, настраиваются при установке системы и могут быть впоследствии изменены. При необходимости нужный документ может быть восстановлен из архива в основную базу данных.

Ведение всей истории работы с документами

Система позволяет вести всю историю документа, чтобы в будущем при необходимости восстановить весь ход событий, связанных с данным документом. Такая возможность обеспечивает независимость корпоративных знаний от конкретных сотрудников. Если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. В PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веблогов). В карточке каждого документа можно создавать блог-комментарии, позволяющие представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе электронного документооборота предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе электронного документооборота предприятия. Записи блогов различных документов доступны также в on-line мониторе PayDox Monitor, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. - любой блог-комментарий сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота.

Контроль работы сотрудников с документами

Система записывает информацию о действиях пользователей с документами в системный журнал. Это позволяет контролировать всю работу сотрудников с документами.

Контроль исполнения документов и поручений

Система позволяет осуществлять контроль исполнения поручений и документов с наступающими сроками исполнения.

Контроль доступа к документам

Система имеет несколько уровней доступа сотрудников к документам. Разграничивается также доступ на чтение и исправление или удаление документов и справочников. Еще одной важной особенностью системы является возможность разделения всех корпоративных документов на два класса - официальные (отчетные) документы и внутренние (управленческие). К документам внутреннего управленческого учета сотрудники должны иметь специальный допуск. Для обеспечения сохранности и безопасности база данных документов внутреннего управленческого учета может располагаться на отдельном носителе - например, съемном жестком диске.

Ведение справочников и баз данных

Система позволяет вести внутрикорпоративные справочники и базы данных. Справочник пользователей содержит информацию о сотрудниках предприятия и их уровнях доступа к системе. Справочник подразделений содержит информацию о подразделениях предприятия (отделах, управлениях, филиалах). Информация о принадлежности документа подразделению предприятия указывается в карточке документа. Справочник должностей содержит информацию об используемых на предприятии названиях должностей. Справочник типов документов позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы документов. Справочник типов операций позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы финансовых, платежных или учетных операций. База данных единиц материального учета позволяет вести всю номенклатуру единиц материального учета предприятия, как внутрикорпоративного использования, так и товаров для поставки контрагентам или розничной продажи. Справочник контрагентов содержит информацию о деловых партнерах предприятия. Информация о связи документа с конкретным контрагентом указывается в карточке документа. Справочник спецификаций позволяет настроить систему на типы используемых в документах предприятия спецификаций.

Работа со справочниками

При работе с документами сотрудникам требуется самая разнообразная информация, которую необходимо иметь под рукой - справочники контрагентов, справочники кодов валют, справочники единиц измерения, телефоны сотрудников и клиентов, перечни оборудования и т.п. В системе электронного PayDox имеется как набор стандартных справочников, необходимых практически всем, так и возможность заводить любое количество новых справочников для хранения и использования корпоративной информации. По справочникам можно делать контекстный поиск, информацией из справочников можно заполнять поля документа при его создании или редактировании.

Простой конструктор отчетов

Система имеет встроенный конструктор отчетов, позволяющий пользователям самостоятельно формировать необходимую отчетность. Пользователи просто указывают, по каким критериям они хотели бы сформировать отчет и какую информацию необходимо представить в отчете. Присвоив запросу наименование (например, "Платежный баланс по договору Д-162/2001" или "Ведомость движения товарно-материальных ценностей за текущий год"), пользователи сохраняют запрос в системе и в дальнейшем для получения отчета им нужно просто выбрать нужный запрос из списка и запустить его на выполнение.

E-mail уведомления и рассылки

Система позволяет делать e-mail уведомления пользователям о необходимости завизировать или утвердить документы. Также система позволяет делать e-mail рассылки всем пользователям, имеющим право просмотра данного документа. Данная функция удобна для обеспечения пользователей информацией, обязательной для ознакомления (общекорпоративные приказы, правила и др. информация).

Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов

Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов по спискам пользователей и контактных лиц предприятий - деловых партнеров - это удобная возможность адресной рассылки извещений, прайс-листов, коммерческих предложений, поздравлений и других материалов. Система автоматически подставит в распечатываемые или рассылаемые по e-mail материалы имя и отчество адресата, его адрес и другие необходимые атрибуты.

Интеграция с корпоративным web-сайтом и электронной почтой

Система легко интегрируется с уже существующим на предприятии корпоративным web-сайтом и системой корпоративной электронной почты и может использоваться с ними как единая система.

PayDox E-mail Клиент

PayDox E-Mail Клиент - функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера

PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту.

Данная функциональность включает в себя возможность согласовывать документы, добавлять свои комментарии в карточки документов, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.

Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты.

Интеграция с MS Office

Система интегрирована с MS Office. Документы MS Office могут храниться как в системе (в этом случае данные из карточек документов могут автоматически "на лету" подставляться в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word или MS Excel), так и вне ее и использоваться как документы системы, так и независимо. Эта возможность позволяет настраивать систему на изменяющиеся требования государственных регулирующих органов к форме документов государственной отчетности.

Календарное планирование

Календарь Событий PayDox - функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности планировать как личные, так и совместные корпоративные мероприятия.

Календарь Событий позволяет планировать и контролировать загрузку сотрудников, визуально просматривать любой период времени и связанные с ним события - поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки. Календарь Событий интегрирован с документооборотом - даты поступления, утверждения и исполнения документов вместе с ссылками на карточки этих документов автоматически отражаются в Календаре Событий сотрудников, указанных в данных документах, что позволяет сотрудникам визуально контролировать сроки поступления, утверждения и исполнения документов. Календарь Событий позволяет назначать совместные мероприятия - указав в своем календаре планируемое мероприятие, можно также указать список сотрудников, которых данное мероприятие касается - и эта информация появится автоматически в календарях указанных сотрудников.

Мы перечислили только некоторые из основных возможностей системы управления документами и бизнес-процессами PayDox. Гибкость и возможности настройки системы под нужды конкретного предприятия в сочетании с простотой освоения и эксплуатации позволяют осуществить внедрение системы в короткие сроки.

Интеграция с другими корпоративными приложениями

Данные, содержащиеся в базах данных других корпоративных приложений, можно подключать к документам PayDox для безопасного санкционированного использования пользователями, которым разрешен к ним доступ. Информация из баз данных других корпоративных приложений может быть интегрирована с информацией из текущего документа PayDox и выведена в файл печатной формы документа в формате MS Word/MS Excel или в отчет. Таким образом можно:структурировать информацию из других корпоративных приложений, представляя ее в виде документов PayDox в разных разрезах;

добавлять к информации из других корпоративных приложений любую дополнительную информацию (комментарии, пояснения, список сотрудников, которым предназначена информация и т.п.);

формировать необходимую отчетность - данные из нескольких корпоративных приложений могут быть объединены в один отчет, формируемый системой в режиме реального времени;

предоставлять унифицированный удаленный доступ к информации, находящейся в разрозненных локальных корпоративных приложениях;

расширять БД PayDox, добавляя в нее собственную информационную структуру.

Данные из внешнего источника можно либо разрешить редактировать либо запретить редактировать и только просматривать и использовать при формировании отчетности. Внешние источники данных можно также использовать в качестве справочников при подготовке документов.

Эти возможности позволяют использовать PayDox как корпоративный портал, интегрирующий всю корпоративную информацию и предоставляющий единый унифицированный интерфейс для доступа к корпоративной информации.

Управление бизнес-процессами

Система позволяет осуществлять управление бизнес-процессами предприятия.

Проекты или документы, содержащие набор подчиненных документов и задач, могут объединяться в бизнес-процессы. Исполнение длительных договоров, обработка заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, любые виды деятельности, требующие координации работ сотрудников и оформления набора документов, могут быть представлены как бизнес-процесс. Под бизнес-процессом в системе понимается последовательность этапов, состоящих из документов и задач. Этапы выполняются последовательно. Задачи и документы в рамках одного этапа могут выполняться (обрабатываться) параллельно. Пользователи могут видеть текущее состояние исполнения всех документов и задач бизнес-процесса, к которым они имеют доступ. Задачи и документы, для которых еще не наступила очередь выполнения, считаются неактивными. Неактивные этапы бизнес-процесса выделяются серым цветом, они видны пользователям, имеющим право доступа, но работа с ними не ведется. Неактивный этап бизнес-процесса автоматически становится активным, когда выполнен предшествующий этап. Всем сотрудникам, участвующим в выполнении активного этапа бизнес-процесса система отправляет e-mail уведомления о необходимости начать работу с задачами и документами.