Файл: Система «Directum» (Компания «DIRECTUM»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Directum — система управления цифровыми процессами и документами с элементами искусственного интеллекта, в основе которых лежат технологии машинного обучения и компьютерного зрения.

Исторически система относится к классу ECM (Enterprise Content Management).

Поддерживаются классические задачи управления документами, делопроизводства и управления договорами, также предлагаются готовые решения для управления совещаниями, командировками и авансовыми отчетами, организации HR-процессов. На базе Directum возможно создание финансового архива и долговременного электронного архива с поддержкой юридической значимости документов.

Интеллектуальные сервисы в составе Directum исключают рутинные операции в работе пользователей: документы автоматически классифицируются, создаются регистрационные карточки в системе, где поля сразу же заполняются данными из текста документа. Доступны и другие возможности: автоматическое определение ответственного исполнителя, сравнение содержания документов, выявление рисков, проверка наличия обязательных реквизитов, а также умный поиск.

Directum обеспечивает организацию и контроль исполнения деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов по регламентам организации, обработка сложных заказов и организация процессов взаимодействия.

1. Система «Directum»

Система DIRECTUM – это современная и мощная система управления корпоративным контентом компании (ECM), которая позволяет эффективно построить работу с документами и бизнес-процессами.

DIRECTUM легко можно настроить под любые бизнес-процессы компании благодаря платформе и собственному языку программирования. Уже в базовой поставке система закрывает основные задачи внутреннего документооборота. Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности.

Архитектура системы DIRECTUM

Платформа DIRECTUM обеспечивает:

- гибкость и масштабируемость ваших решений;

- территориально распределенную работу;

- интеграцию с корпоративным окружением;

- простоту использования и удобство доступа к системе;

- надежность ваших данных.

СУБД Microsoft SQL Server – один из функциональных элементов архитектуры, являющийся хранилищем данных системы.

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder позволяет адаптировать систему к специфическим требованиям организации, развивать функциональность и проводить интеграцию DIRECTUM с другими системами, в том числе силами ИТ-специалистов заказчика.

---

Клиентские приложения предоставляют богатые возможности применения системы конечным пользователям. Доступны различные варианты работы: через проводник системы в Windows, веб-клиент, мобильные решения для iPad, Windows, Android.

Это самостоятельная часть системы, позволяющая автоматизировать задачи бизнеса.

В базовую поставку уже включены модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами». Дополнительные модули решают конкретные задачи и расширяют возможности базового функционала системы.

Базовые модули:

Управление электронными документами - создание и хранение неструктурированных документов, версионность и жизненный цикл, права доступа, история работы, удобный поиск, а также подписание и шифрование документов.

Управление деловыми процессами - взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, выдача заданий и контроль их исполнения.

Дополнительные модули: канцелярия, управление договорами, управление совещаниями и заседаниями, управление показателями эффективности, обращение граждан и организаций, управление взаимодействием с клиентом.

Функциональность системы

1. Документы

Создание документов, настройка различных шаблонов, хранение в едином архиве, назначение прав доступа. Управление версиями и жизненным циклом документов, отображение истории изменений. Поиск по реквизитам или по содержанию.

1. Бизнес-процессы

Моделирование процессов в графическом редакторе и настройка правил согласования со статическими или вычисляемыми ролями пользователей. Взаимодействие сотрудников через постановку задач с указанием сути работ, ответственных и сроков. Контроль выполнения задач. Настройка замещения отсутствующего сотрудника на коллегу.

1. Делопроизводство

Упорядоченная работа с корресподенцией, приказами и другой организационно-распорядительной документацией. Ведение номенклатуры дел в соответствии с требованиями ГСДОУ. Выдача и контроль исполнения поручений руководства.

1. Договоры

Формирование договоров из готовых настроенных шаблонов в системе и согласование по регламентам компании. Настраиваемые правила согласования для каждого вида договора. Подписание документов электронной подписью (ЭП) и контроль возврата от контрагента.

1. Интеллектуальная обработка документов

Автоматическая обработка входящих документов, которые захватываются со сканера, электронной почты или из сервиса обмена: распределение по комплектам, классификация, регистрация в системе с заполнением карточек.

---

3. Регистрация документов

Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

Пример РКК

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК. Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Назначение исполнителей документа

Рекомендации по организации контроля исполнения поручений полезны для ответственных за исполнение поручений, руководства организации, сотрудников, назначенных контролерами, и делопроизводителей, ответственных за соблюдение сроков исполнения поручений.

При контроле исполнения поручений выделяются этапы:

промежуточный контроль. Используется для отслеживания исполнения поручений, позволяет напомнить исполнителям о сроках исполнения, регулировать ход исполнения. В том числе, при необходимости, увеличить сроки исполнения. На этом этапе необходимо проконтролировать исполнение по всем выданным поручениям, по конкретному документу и по конкретному исполнителю; контроль по результатам выполнения. Используется для анализа и выработки предложений о повышении исполнительской дисциплины, качества выполнения поручений исполнителями.

---