Файл: Логистические информационные системы на примере компании «Happy Cake».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Реферат написан на примере логистической информационной системы (ЛИС) компании «Happy Cake».

С позиции изучаемого курса «Логистика» логистический подход, а в особенности создание, внедрение, развитие ЛИС – это важнейшая задача любого бизнеса, так как стоимость производства товара минимум в десять раз меньше стоимости распределения.

С позиции современных социально-экономических тенденций – оптимизация, цифровизация процессов – веление времени.

Именно поэтому автор выбрал данную тему, в которой постарался разобраться в том, что такое ЛИС, какие функции и задачи она имеет, насколько необходимы подобные системы.

Для наглядности, понятности и обоснованности приводимых теоретических данных автором в качестве успешного примера приведены различные аспекты внедрения ЛИС в компании «Happy Cake».

«Happy Cake» - это небольшие, стандартизированные цехи для производства тортов по уникальным рецептам, с точками продаж и службой доставки.

Цехи компании функционируют в различных городах Казахстана: Нур-Султан, Алматы, Актобе и др.

В 2019 году компания начала проект по реализации франшиз и уже имеются проекты, как в Казахстане, так и в других странах (Россия, Киргизия).

Надеемся, что результаты данной работы позволят читателю получить базовые знания о ЛИС, а также на примере опыта конкретной компании понять суть, преимущества и возможности таких систем.

ЛИС: понятие, функции, задачи

По мнению Зубина С.И.^[1] ЛИС призваны обеспечивать интеграцию всех видов логистической деятельности. Интеграция опирается на четыре уровня информационного обеспечения: обслуживание сделок, управленческий контроль, анализ решений и стратегическое планирование.

Информационная логистическая система или ЛИС^[2] – это гибкая структура, coстоящая из персонала, производственных объектов, средств вычислительной техники, необходимых справочников, компьютерных прогpамм, различных интерфейсов и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой в управлении oрганизацией для планирования, контроля, анализа и регyлирования логистической системы.

ЛИС, как правило, представляют собой автоматизированные системы управления логистическими процессами.

С технической точки зрения ЛИС предназначена для выполнения двух главных функций: обработки данных и передачи данных.

С логистической точки зрения набор функций и задач ЛИС очень разнообразен.

Функции ЛИС

1. Планирование логистических процессов в различных аспектах и на разных временных горизонтах, в том числе прогнозирование спроса и планирование потребностей в материалах.
2. Координация логистических событий, операций и процессов по всей цепи продвижения материальных ценностей и услуг.
3. Мониторинг и контроль протекания логистических операций. Эта функция закладывает основы системы учета запасов, поставок, продаж, затрат и т.п. Текущий мониторинг призван создавать основы для регулирования процессов с целью повышения их бесперебой-ности.
4. Оперативное управление логистическими процессами, особенно поставками, транспортировкой, хранением, физической дистрибуцией и т.д.

В этом контексте С.И. Зубиным приведена наглядная архитектура логистических операций, интеграцию которых призвана обеспечивать ЛИС:

Исходя из изложенного, основные задачи ЛИС:

• непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа;
• непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;
• реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);
• обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;
• предоставление информации для стратегического планирования;
• предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;
• обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;
• обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия;
• обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;
• обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов и др.

Выделяют три группы ЛИС.

Плановые ЛИС создаются на административном уровне управления для принятия долгосрочных решений о структурах и стратегиях:

• создание и оптимизация звеньев логистической цепи;
• планирование производства;
• общее управление запасами;
• управление резервами и др.

Диспозитивные (диспетчерские) ЛИС создаются на уровне управления складом или цехом:

• распоряжение внутрискладским или внутризаводским транспортом;
• отбор грузов по заказам и их комплектование;
• учет отправляемых грузов;
• детальное управление запасами (на местах складирования).

Оперативные (исполнительные) ЛИС создаются на уровне административного или оперативного управления для исполнения повседневных дел в режиме реального времени:

• управление складами и учет запасов;
• подготовка отправки;
• оперативное управление производством и его обслужива-нием;
• контроль МП и управление перемещениями и т.п.

В идеале, ЛИС, относящиеся к различным группам, должны быть интегрированы в единую систему.

При этом, вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков.

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в плановых, диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

В целом преимущества интегрированных ЛИС заключаются в следующем:

• возрастает скорость обмена информацией;
• уменьшается количество ошибок в учете;
• уменьшается объем непроизводительной, «бумажной» работы;
• совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.

В целом, ЛИС является необходимым условием согласованной работы всех звеньев логистической деятельности, которые подобно центральной нервной системе, в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент.

ЛИС на примере компании «Happy Cake»

«Happy Cake» - сеть кондитерских, который превратился в успешный бизнес из простого хобби супруги основателя бренда.

«Начали мы в 2013 году. Сауле начала печь торты как хобби. Через 5 лет совместной жизни и только потому, что друзья настаивали, мы начали. Когда идем в гости она испечет что-то новое, мы несем, и они говорят, давай мы у тебя купим. Первый раз продали, второй раз продали. В сентябре 2013 года придумали название, открыли инстаграм аккаунт. Так и пошла история «Happy cake»», - говорит бизнесмен Асхат Солтанов.

Бизнес быстро и сильно вырос: за первые 5 лет продано 466 115 тортов. 

Сегодня Happy Cake — это быстрорастущая компания, со сложившейся репутацией, с крепкой командой очень неравнодушных людей и с огромной армией поклонников.

Компания имеет очень амбициозные цели развить систему франшиз: к 2022 году быть в 22 городах, к 2025 году – в 25 странах.

При указанных масштабах бизнеса и роста его объемов уже давно не работают такие логистические подходы, как «жена печет, муж развозит».  

Поэтому пару лет назад компания всерьез занялась разработкой собственной ЛИС.

Цель – создание удобной, гибкой, современной информационной системы для автоматизации таких сложных модулей как производство, сервис, прием заказов, доставка и др.

Результатом стала ЛИС «HAPPY TECH APP».

В рамках данной работы проведена оценка конкурентных преимуществ компании по 10-балльной шкале на момент внедрения ЛИС.

Ситуация на сегодня свидетельствует, что внедрение ЛИС способствовало эффективной реализации всех имевшихся конкурентных преимуществ компании.

Залогом успеха послужило то, что ЛИС «HAPPY TECH APP». обеспечила интеграцию всех видов логистических операций: обслуживание сделок, управленческий контроль, анализ решений и стратегическое планирование.

ЛИС предоставляет следующие возможности:

• автоматизированная работа приемки заказов через call-center;
• максимально быстрый ввод первичной документации;
• распределение клиентов по менеджерам, работа в рамках рабочих смен;
• учет кассы;
• полный контроль работы сотрудников менеджером;
• отслеживание состояния доставки до места назначения, статусов заказов покупателя;
• персонификация ответственности работников, работа в рамках производственных смен;
• учет количества произведенных кондитерских изделий и многое другое.

Самое главное, ЛИС позволяет делать срезы информации по всем модулям по множеству параметров, как в онлайн режиме, так и на основании архивных данных.

Полученная статистика и аналитика позволяют осуществлять полноценный управленческий контроль, анализ решений и стратегическое планирование.

ЛИС «HappyTech App» состоит из следующих модулей и компонентов:

• Call-center
• Cash box
• Manager
• Confectionary
• Delivery
• Adm

Компонент Call-center

Компонент «Call-center» представляет собой веб-приложение, которое позволяет улучшить скорость и качество обработки вызовов и, соответственно, повысить лояльность клиентов компании. Хорошая обратная связь с клиентами, которую обеспечивает контакт-центр, дает компании несомненные преимущества на рынке.

Данный компонент включает в себя такие функции и возможности как:

• история звонков
• заказы
• архив заказов
• отчеты
• клиентская база
• обратную связь

Компонент Cash box

Модуль Cash box представляет собой веб-приложение, которое позволяет вести полный отчет денежной наличности предприятия, осуществляющиеся операции наличными и безналичными деньгами. Cash box состоит таких функционалов и возможностей как:

• заказы
• счет-фактура
• отчет по деньгам
• онлайн заказы