Файл: Системы управления контентом - ЕСМ-системы (Возможности ECM-систем?).pdf

Под термином ESM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации. Более широкое понятие, нежели то, что заложено в концепции СЭД.

Система ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, web-страницы, видео, аудиофайлы. Flash-анимация, словом всё многообразие контента, необходимого для эффективного ведения бизнеса. Основная задача системы ECM — это поддержание полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она теряет свою ценность.

Отличие функциональности ECM-систем от систем электронного документооборота - возможность работать не только с документами, которые сегодня являются лишь малой частью корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графическими изображениями, фотографиями, аудио и видео файлами, web-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами.

Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ECM-системы обладают средствами потоковой загрузки контента, управления web-сайтами, правами доступа, безопасного корпоративного поиска. Следует отметить, что возможности разграничения прав доступа к данным позволяют ECM-системам соответствовать одному из наиболее важных требований безопасности использования контента в госструктурах, зачастую содержащего персональную или секретную информацию.

Возможности ECM-систем?

Словно к ECM относятся системы, поддерживающие хотя бы 3 из 6 функций:

Управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т. д.);
Ввод в систему и управление полученными образами бумажных документов;
Совместная работа над общими документами и поддержка проектных работ;
Управление электронным архивом, автоматизация правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
Workflow для поддержки бизнес-процентов, маршрутизации контента, назначения рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
Автоматизации публикаций, управление динамическим контентом (например, WEB или интранет) и взаимодействием пользователей для этих задач.

Таким образом, ECM-система интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает единую инфраструктуру для управления документооборотом, минимизирует необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-задач. Такой инфраструктурный подход делает корпоративное содержимое доступным для практически всех бизнес-приложений организации. Однако, в ряде случаев ECM-система может не иметь решающих преимуществ в использовании перед «чистым» электронным архивом или workflow системой. Выбор СЭД должен определяться стоящими перед организацией задачами, ее структурой, готовностью ИТ-решений и многими другими факторами.

Что потребует управление документами в соответствии с концепцией ECM?

Базовое понятие ECM -системы – управление документами (document management), что подразумевает управление жизненным циклом документа от его создания до передачи исполненного документа на хранение или уничтожение. При этом управление жизненным циклом применимо для любого информационного объекта.

Для работы с информационными объектами создаются библиотеки, которые могут различаться назначением хранящихся в них документов, например библиотеки финансовобухгалтерских документов, библиотеки конструкторской документации, клиентских досье и т. д. Для классификации таких документов используется более сложная система хранения, нежели привычная российским службам ДОУ номенклатура Но составление структуры хранения все равно будет ложиться на плечи сотрудников службы ДОУ, поэтому им нужно осваивать основы теории классификации.

Сотрудники служб ДОУ должны будут определить права доступа к документам (например, на чтение без права редактирования, на редактирование без права на уничтожение, на редактирование с правом удаления и пр.).

Сотрудникам служб ДОУ предстоит освоить основы информационной безопасности, разобраться в сущности электронно-цифровой подписи (ЭЦП), правилах ее применения, понять, в каких случаях необходимо ее использовать, а в каких – можно обойтись без нее.

Что потребует управление образами документов?

Современные ECM-системы позволяют не только сканировать документы, но и распознавать их, автоматически заполняя поля регистрационной карточки. От делопроизводителя в таком случае потребуется только подтверждение правильности автоматически сформированных реквизитов. Для работы с этими модулями необходимо понимать, что такое форматы отсканированных документов и чем они различаются.

Что потребует управление записями? Что потребует управление потоками работ?

Законодательство в области работы с электронными документами, предназначенными для длительного хранения, сейчас меняется очень быстро. Вполне возможно, что очень скоро в архивы нужно будет сдавать не бумажные документы длительного хранения, переплетенные в картонные папки, а их электронные образы, заверенные ЭЦП, – может быть, на мобильном носителе, а может быть – и по Интернету. Нужно внимательно следить за законодательством в этой области – готовятся нормативные документы, которые будут предписывать, какие именно виды документов должны создаваться, использоваться и храниться только в электронном виде.

Как мы уже писали, в ECM -системы входит модуль управления потоками работ (workflow) – специальный механизм, заставляющий документы двигаться по заранее разработанному маршруту.

Задается список согласующих и назначается руководитель, который должен будет подписать документ после успешного согласования. Каждый участник согласования получает доступ к электронному документу. Если все участники поставили визу «Согласовано», система отправляет документ тому сотруднику, который указан ответственным за подписание.

Workflow позволяет строить сложные маршруты, учитывать различные варианты поведения, например Workflow-сервисы можно настроить таким образом, чтобы инициатор согласования получал уведомления после каждого этапа согласования.

Для освоения этого очень полезного механизма необходимо понимать методы процессного подхода к управлению компанией (при котором управление компанией рассматривается как совокупность непрерывных и взаимосвязанных процессов, нацеленных на достижение результата, ради которого была образована организация), понимать схемы бизнес-процесов. Для создания схем процессов (а они определяют, как будут двигаться документы в системе) используются различные наборы условных обозначений, которые называются нотациями, поэтому специалистам служб ДОУ следует освоить принципы создания нотаций.

Что потребует управление информацией на Web-сайтах?

Модуль управления web-контентом служит своего рода передатчиком, который извлекает информацию из внутренних хранилищ (например, из репозиториев, систем управления документами) и делает ее доступной внешним посетителям сайта, корпоративного портала или электронного магазина. Для работы с таким модулем потребуется освоить навыки работы с Интернетом и базовые понятия о том, как формируется содержание сайтов.

Главная роль службы ДОУ при организации работы с этим модулем – разработка такого порядка работы, чтобы содержание информационных порталов всегда отражало самую свежую информацию, чтобы не возникало противоречий между информацией, помещенной на сайте, и действующими документами.

Портал обеспечивает представление самой актуальной информации, единую рабочую среду, а также разграничение доступа к информации (на сайте можно сделать закрытые зоны, для доступа на которые необходим пароль: для постоянных клиентов, для партнеров, для СМИ и пр.) и единую политику безопасности.

Модуль «Управление документооборотом»

Программный модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов и учетных карточек бумажных документов (договоров, писем, приказов, протоколов и др.) в электронной форме.

Основные возможности модуля: создание и ведение номенклатуры дел, создание полнотекстных документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, ведение стадий обработки документов и контроль исполнения документов, поиск документов по формальным полям, присвоенных данному документу, массовая рассылка документов в подразделения, регистрация (постановка на учет) отчетов комплекса как документов.

Документы, входящие в документооборот, могут быть получены по электронной почте, сканированы с бумажных документов или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов.

Модуль Управление документооборотом предоставляет пользователю следующие возможности:

создание и ведение номенклатуры дел фирмы;
создание документов с помощью встроенного текстового процессора БИЗНЕС-ТЕКСТ или указанного внешнего редактора;
создание классификации документов и использование ее в процессе работы;
ведение стадий обработки документов и контроль исполнения документов;
поиск документов по формальным полям, присвоенным данному документу;
продвижение документов по маршруту обработки;
массовая рассылка документов в подразделения;
регистрация (постановка на учет) отчетов системы Галактика как документов;
вывод на экран списка всех учтенных документов, связанных с документами-основаниями системы Галактика(например, счетами за проданные товары или услуги) и направлениями работ хозяйственного плана; просмотр любого из указанных документов. Связь с документами-основаниями устанавливается пользователем.

Управление записями

англ. Records Management) - практика ведения записей организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях - архивное хранение).

Запись может представлять собой материальные объекты или цифровую информацию. Это могут быть свидетельства о рождении, рентгеновские снимки, документы, базы данных, прикладные данные или электронная почта. Управление записями, в первую очередь, сосредоточено на материалах о деятельности организации, и, как правило, применяется в соответствии со ценностью записей, а не их физической формой.

Определение управления записями

Раньше определение «управление записями» использовалось как обозначение управления теми записями, которые уже вышли из повседневного использования, но срок хранения которых еще не истек - «полу-актуальные», «неактивные», часто хранящиеся в подвале или вне предприятия. Более современное использование этого понятия включает в себя весь жизненный цикл записи - от точки создания до окончательного уничтожения.

Управление электронными записями

Общие принципы управления записями применяются независимо от формата записей. Цифровые записи (в большинстве случаев называемые электронными) порождают специфические спорные вопросы: записи, не имеющей физического наличия, сложнее обеспечить сохранение и защиту содержания, контекста и структуры.

Функциональные требования к компьютерным системам для управления электронными записями были подготовлены Министерством обороны США, Национальным архивом Англии и Уэлльса и Европейской комиссией, чей стандарт MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records - Типовые требования к управлению электронными записями) был переведен как миниум на 12 языков и используется как в Европе, так и за её пределами. Разработан стандарт был по инициативе DLM-форума, финансируемого Европейской комиссией.

Основные проблемы связаны с возможностью доступа к электронным записям и их чтения с течением времени: бурное развитие технологий может сделать программное обеспечение, используемое для создание записей - устаревшим, а сами записи - недосягаемыми для читателя. Под эгидой сохранения цифрового наследия для решения этой проблемы проводится масса исследований. The Public Record Office Victoria (PROV), расположенный в Мельбурне, Австралия, опубликовал свою методологию Victorian Electronic Records Strategy (VERS), включающую стандарт для защиты, долговременного хранения и доступа к существующим электронным записям. VERS был принят всеми Викторианскими государственными департаментами. PROV создал электронный архив для обеспечения широкой общественности постоянного доступа к записям.