Файл: Системы управления контентом - ЕСМ-системы (Возможности ECM-систем?).pdf

Управление цифровыми активами (DAM)

Управление цифровыми активами (Digital Asset management, DAM) решает задачи, связанные с приемом, редактированием, каталогизацией, хранением, поиском и распространением цифровых активов (цифровые фотографии, анимация, видео и музыка). Чтобы лучше понять содержание термина, рассмотрим, чем DAM отличается от WCM. В области WCM контент — это нечто, являющееся средством передачи информации. В области DAM контент — это синоним актива. В DAM некая дискретная часть контента не является активом, пока она не классифицирована и не индексирована, пока не определена ее версия, пока ей не присвоен уникальный идентификатор и не установлен владелец. Ключом к созданию этой технологии является использование метаданных. Наличие метаданных делает объект доступным для поиска.

Например, использование формата XMP (eXtensible Metadata Platform — гибкая платформа метаданных) позволяет добавлять информацию о метаданных в графические файлы.

DAM-системы, как правило, хранят файлы в файловой системе, в то время как связанные с ними метаданные находятся в реляционной базе данных. Реже метаданные управляются как XMP , встроенные в актив.

DAM отличаются от систем управления документами и систем управления веб­контентом по своей направленности на мультимедиаресурсы — изображения, видео и аудио. Обычно DAM-системы предоставляют функции управления правами.

Модуль управление веб-контентом (Web Content Management)

Система управления веб-контентом (Web Content Management System или WCMS) -- программный комплекс, предоставляющий функции создания, редактирования, контроля и организации веб-страниц. WCMS часто используются для создания блогов, личных страниц, интернет-магазинов и нацелены на пользователей, мало знакомых с программированием. Система Управления Сайтами (Web Content Management System) - Руководство по установке и настройке ПО (редакция от 10.08.2011 года)

Основные функции систем управления web-контентом можно сгруппировать в три категории:

Рис. 1.1. Функции WCMS

· Разработка контента

Разработка контента является одним из ключевых компонентов всей системы. Именно здесь начинается жизненный цикл любого материала публикуемого на сайте. На этом этапе происходит создание, редактирование и утверждение контента, а роль системы заключается в автоматизации этих процессов. Задача поддержки совместной работы авторов, редакторов, программистов и менеджеров полностью перекладывается на систему. Эта задача осуществляется благодаря разделению контента и дизайна. Все компоненты сайта, включая шаблоны и наполнение, хранятся в определенных местах хранилища данных. Система же автоматически обращается в нужные места хранилища, позволяя множеству пользователей, даже не являющихся техническими специалистами, работать над подготовкой контента к публикации, включая проверку его достоверности.

· Управление сайтом

Инвестиции в систему управления Web-контентом могли уберечь британский каталог Argos от ужасной ошибки. На своем сайте по электронной коммерции был представлен телевизор Sony всего за Ј3 ($5). Ошибка произошла, когда один из сотрудников округлил цену с 299 до 300 фунтов и случайно стер нули. Система управления контентом могла бы проверить эту информацию до опубликования.

На этом уровне происходит разработка самого сайта, предварительный просмотр и публикация подготовленного контента. Здесь разрабатывается внешний вид, подготавливаются шаблоны, распределяются роли пользователей и классификация необходимой бизнес-информации (например, товары, цены). Важными компонентами этого уровня являются службы поддерживающие своевременность поступления необходимого контента.

· Доставка контента

Когда сайт полностью подготовлен к публикации, необходимы средства для динамического формирования Web-страниц в зависимости от вида конкретных пользователей. В этой связи, одним из важных компонентом данного этапа является персонализация или распределение профилей, чтобы каждый пользователь получал только ту информацию, которая соответствует его роли.

1.2 Характеристика системы управления web-контентом (WCMS). Типовая структура WCMS

Необходимость систем управления для владельцев сайтов начала проявляться в тот момент, когда количество материалов на веб-сайтах начало стремительно расти. Это привело к тому, что традиционные «ручные» технологии разработки и поддержки сайтов, когда сайт состоял из статических страниц и набора дополнительных специализированных скриптов, стали не успевать за быстро меняющимися условиями бизнеса. Ввод данных на сайт требовал (как минимум) знания технологий HTML/CSS верстки, изменения структуры сайтов были сопряжены с каскадным изменением большого количества взаимосвязанных страниц. Различные автоматизированные механизмы, вроде гостевых книг и новостных лент, внедренные на сайтах как отдельные скрипты и, как правило, написанные разными специалистами, перестали удовлетворять требованиям безопасности. На многих сайтах стали появляться коктейли из разных технологий и подходов к разработке, поэтому возникла потребность в стандартизации программных решений, в разделении дизайна и содержимого на две независимые составляющие. действительно разделяют сайты на две составляющие: дизайн (внешний вид сайта в целом, отдельных страниц, конкретных блоков информации) и контент. Дизайн сайта, как правило «зашит» в шаблоны и изменяется значительно реже, чем контент. Все серьезные сайты, содержащие большой объем информации и требующие постоянного ее обновления, используют системы обновления. Это и поисковые машины, и новостные серверы, и разнообразные каталоги.

С помощью данных систем можно:

o с легкостью добавлять разделы

o размещать иллюстрации,

o управлять рассылками,

o публиковать закрытую информацию, доступ к которой есть только у определенных групп пользователей.

Современная качественная WCMS должна обладать следующими характеристиками:

Модуль управление бизнес-процессами

В современных условиях бизнес активно применяет процессный подход к организации работы. Но до сих пор существует проблема понимания – что такое управление бизнес-процессами и как правильно использовать BPM.

Определение по версии EABPM (Европейская ассоциация BPM) этого термина звучит следующим образом:

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче

О вопросы остаются, их часто задают мне и читатели статей, и мои клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности. Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой — BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

А потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

DIRECTUM 

Система DIRECTUM – это современная и мощная система управления корпоративным контентом компании (ECM), которая позволяет эффективно построить работу с документами и бизнес-процессами.

DIRECTUM легко можно настроить под любые бизнес-процессы компании благодаря платформе и собственному языку программирования. Уже в базовой поставке система закрывает основные задачи внутреннего документооборота. Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности.

Платформа DIRECTUM обеспечивает

• гибкость и масштабируемость ваших решений;
• территориально распределенную работу;
• интеграцию с корпоративным окружением;
• простоту использования и удобство доступа к системе;
• надежность ваших данных.

Это самостоятельная часть системы, позволяющая автоматизировать задачи бизнеса.

В базовую поставку уже включены модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами». Дополнительные модули решают конкретные задачи и расширяют возможности базового функционала системы.

Система Е1-Евфрат

Е1 – это решение для автоматизации бизнеса, представляющий собой спектр технологий и систем: управление бизнес-процесами, автоматизация документаоборота, электронный архив, управление взаимотношения с клиентами, управления клиентами.

Преимущества системы

• В отличие от большинства конкурентов, платформа Е1 от начала до конца – продукт собственной разработки. Такое качество придает платформе Е1 гибкость и возможность оперативной адаптации к меняющимся условиям рынка, особенностям и изменениям законодательства, формирования конкурентной цены как для коробочного решения, так и для проектных внедрений.
• Е1 спроектирован и реализован таким образом, чтобы полностью исключить процесс программирования при внедрениисистемы, её настройке и последующей эксплуатации. От штатного администратора компании любого размера и структуры не требуется никаких специальных знаний или высокой квалификации для запуска и обслуживания Е1.
• Начать использовать Е1 можно за считанные дни. Это становится возможным как благодаря целому комплексу уникальных технологических возможностей, так и той помощи и опыту, которыми может поделиться Cognitive Technologies с организациями, начинающими использовать Е1.
• Быстрота внедрения не влияет на качество и уникальные технологии системы - Е1 позволяет гибко управлять неструктурированными и слабоструктурированными бизнес-процессами, которые все больше проникают в жизнь современной организации. Такой подход, называемый dynamic case management, наиболее актуален сегодня, как необходимый элемент быстрого реагирования на возникающие события в процессе операционной деятельности организации.

Внедрение системы «Е1 Евфрат» дает возможность в значительной степени повысить эффективность деятельности как организации в целом, так и отдельных сотрудников, снизить время обработки и согласования документов, повысить исполнительскую дисциплину, упростить процесс поиска документов и устранить проблему их утери, снизить затраты на ведение архива, повысить безопасность работы c информацией, а также вывести бизнес на новый уровень оперативности, гибкости и мобильности.

Составной элемент Е1 - платформа Cognitive Nexus служит посредником между любой корпоративной системой и СУБД, преобразуя запросы корпоративной системы, сформулированные в терминах структурированных документов (например, XSD, XML, XPath), в команды СУБД (например, на языке SQL).

Ядро распознавания CuneiForm, встроенное в Е1, позволяет производить полнотекстовое распознавание скан-копий документов в один клик, а технология Drag & Recog делает процесс работы со скан-копиями документов простой, как никогда. Система интеллектуального сжатия и обработки изображений Cognitive PDF/A, встроенная в Е1, не только сокращает размер скан-копии документа до 100 раз, но также улучшает внешний вид копии документа, и позволяет создать электронный архив документов, соответствующий ISO 19005-1:2005 стандарту долгосрочного архивного хранения электронных копий документов.

Не стоит забывать также про современный тренд – SaaS решения. E1 Team Cloud – это не просто облачное решение, это персональное облако, среда коллективной работы и новое слово в подходе к реализации архитектуры систем управления предприятием. Технология обмена данными в рамках системы Е1 не требует наличия центрального сервера, и позволяет полноценно работать в локальном режиме. Такой подход дает возможность использования Е1, независимо от местоположения устройства работы с системой, а также позволяет обмениваться данными с каждым устройством в отдельности.

Функционал системы

• Электронное делопроизводство
• Электронный документооборот
• Электронный архив
• Управление договорной деятельностью
• Управление продажами
• Учет и ведение работы с контрагентами
• Работа с финансовыми документами
• Работа с кадрами
• Документооборот для электронных торгов
• Автоматизация бизнес-процессов, workflow
• Выдача и контроль исполнения поручений

Архитектура системы поддерживает полноценную работу с любыми объектами учета (документы, задачи, контрагенты, проекты, структуры данных), при этом обеспечивая полную информационную безопасность.

В CЭД «Е1 Евфрат» реализована работа с шаблонами документов – автоматическое формирование документа на основе шаблонов, разработанных в MS Word, и данных, занесенных в поля регистрационной карточки документа.

Еще одной важной особенностью СЭД «Е1 Евфрат» является встроенная система распознавания, осуществляемого на 23 языках. Зарегистрировать документ в СЭД можно из нескольких источников (из пакета MS Office, из папки, с электронного ящика и др.), в том числе и напрямую со сканера (поддерживается также потоковое сканирование). Система сама распознает имеющийся текст и, при наличии соответствующих настроек, заполняет поля регистрационной карточки.